KANCELARIA I REGISTRATURA LANDRATUR NA GÓRNYM ŚLĄSKU XVIII- XX w. Bronisława Spyra

Na czele każdego z powiatu na Śląsku stał landrat. Działał na rzecz wojska.

później nadzorował policję ,zajmował się podatkami, rolnictwem, wyżywieniem ludności, ochrona lasów itp.

Urzędnicy pomocnicy to: komisarze marszowi,

poborca podatków,

lekarz powiatowy.

Do urzędników obecnych dołączył- pisarz powiatowy,

- pisarz budowniczy,

- także gońcy.

Kancelarię prowadził sekretarz. Odpowiadał za stan uporządkowania akt i sprawdzał rachunki. Obowiązywała go znajomość języka polskiego.

Poborca. Prowadził księgowość kasy podatkowej. Prowadził również rejestr dłużników, dziennik kasowy i rejestr depozytów.

Gońcy. Doręczali pisma, przynosili i odnosili pocztę.

Zasady funkcjonowania kancelarii i registratury

Generalną zasadą pruskiego systemu kancelaryjnego było łączenie pokrewnych spraw w zszywanych na bieżąco woluminach. Zabraniano przechowywania akt luzem. Sprawy załatwione musiały być wszyte do odpowiedniego woluminu. Nadzór nad tym sprawował sekretarz. Gdy wolumin nabrał odpowiedniej grubości zamykano go foliowano i na pierwszej stronie załączano spis zawartości. Na obwolucie znajdowała się nazwa urzędu, tytuł jednostki, daty skrajne, sygnaturę oraz numer woluminu. Podstawą podziału akt był plan registratury. Plan z 1747r. dzielił akta na sekcje.

Przewidziano tylko 4 sekcje:

- Sprawy powiatu i podatków,

- stan powiatu,

- militaria,

- wszystkie sprawy podatkowo-kasowe.

W registraturze pomocami były:

- repertoria,

- rejestry alfabetycznie,

- dzienniki wydawanych akt.

Akta przechowywane w registraturze wpisywano do 2 ksiąg:

Pierwsza obejmowała sprawy powiatu a druga sprawy wojskowe.

Dla akt wydanych z registratury do bieżącego urzędowania prowadzono dziennik wypożyczeń.

Akta przechowywano w repozytoriach (szafach). Każda szafa miała tabliczkę z informacją co się w niej znajduje.

Od 1817r.od landratów zaczęto wymagać odpowiednich kwalifikacji zawodowych- musiał zdać egzamin. Kompetencje landrata zostały rozszerzone. Objął nadzór nad na urzędami administracyjnymi i instytucjami sądowniczymi.

Sekretarz zatrudniany na wniosek landrata także zdawał egzamin. Wymagano od niego znajomości przepisów prawnych, Przyjmował pocztę i przekładał ją landratowi, prowadził dziennik podawczy.

W pierwszej połowie XIXw. Registratura działała w ścisłym powiązaniu z kancelarią.

Od połowy XIX w. nastąpił podział czynności.

Kancelaria zajmowała się zarządzaniem pism.

Registratura łączyła sprawy i przechowywała, czuwała nad obiegiem pisma w kancelarii.

Udostępniała, brakowała i przekazywała akta do archiwum.

Prezentę zastąpiono pieczątką wpływu. Coraz więcej spraw załatwiono od razu na czysto. Szerokie zastosowanie znalazł formularz. Registratura prowadziła dziennik podawczy składający się nie 7 a z 12 rubryk. W związku z szerszym zastosowaniem formularzy registrator wypełniał część formularzy zadysponowanych przez kancelarię. Rozszerzono sekcje w podziale akt.