FORMALIZACJA ORGANIZACJI, czyli o potrzebie formalizacji i jej błędach
ISTOTA FORMALIZACJI- proces utrwalania na piśmie celów i zadań oraz zasad, reguł i wzorców działań (sposobów wykonywania zadań), poszczególnych elementów (od poziomu stanowiska) i organizacji jako całości.
FORMALIZUJĄC ORGANIZACJĘ TWORZYMY:
wewnętrzne przepisy , które określają:
1)Cele i zadania organizacji, jej jednostek i komórek, stanowisk kierowniczych i wykonawczych
2)Odpowiadające tym celom i zadaniom zakresy uprawnień i odpowiedzialności
3)wzorce (modele) działań
DLACZEGO POTRZEBNA JEST FORMALIZACJA?
-Zapewnia realizację celów i zadań
-zapewnia integralność
-ogranicza różnorodność i zachowanie ludzi
-ułatwia wprowadzenie do organizacji nowych jej członków
DOKUMENTY ORGANIZACYJNE:
-statut (zawiera najbardziej ogólne informacje)
-regulaminy (w tym organizacyjny, wynagrodzeń, premiowania, pracy…)
*REGULAMIN ORGANIZACYJNY STUDIÓW
-instrukcje
-plany i procedury zarządzania
MIARY STOPNIA FORMALIZACJI--Ważne jest osiągnięcie właściwego stopnia sformalizowania
-liczba przepisów organizacyjnych
-stopień szczegółowości przepisów
-stopień ich rygorystyczności (dotkliwości sankcji grożących w przypadku niezastosowania się do przepisu)
Artykuł polityka „Zgodnie z regulaminem”. Jest w nim opisany przypadek szkoły podstawowej, która dostała nowego dyrektora, który uwielbiał formalizować. http://www.polityka.pl/spoleczenstwo/reportaze/1500589,1,szkolny-terror.read
CZYNNIKI OKREŚLAJĄCE STOPIEŃ SFORMALIZOWANIA:
-rodzaj działalności
-waga i znaczenie celów organizacji
-technologie
-kwalifikacje i umiejętności ludzi
-sytuacja ekonomiczna i inne
PRZEFORMALIZOWANIE:
-obowiązuje zbyt wiele i (lub) zbyt rygorystycznych przepisów
-nie pozwalana elastyczne działanie
NIEDOFORMALIZOWANIE:
-niedostateczny stopień sformalizowania
-pracownicy mają zbyt dużo swobody w wyborze zadań i sposobów ich realizacji
INNE BŁĘDY:
-dysporoporcje w stopniu sformalizowania różnych sfer działania organizacji
-zła jakość przepisów (niejasność, brak zwięzłości, niezrozumiałość, sprzeczność, dublowanie się przepisów).