Odpowiedzi na pytania dotyczące kontroli finansowej i audytu wewnętrznego w sektorze publicznym
Ministerstwo Finansów
Poniżej zamieszczamy odpowiedzi na pytania dotyczące kontroli finansowej i audytu wewnętrznego udzielone po 1 stycznia 2006 roku, zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.
Czy na audytorze wewnętrznym jednostki podsektora samorządowego ciąży obowiązek przedstawiania Głównemu Inspektorowi Audytu Wewnętrznego sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni oraz planu audytu na rok następny?
Zgodnie z art. 53 ust. 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104) audytor wewnętrzny przedstawia kierownikowi jednostki i Głównemu Inspektorowi Audytu Wewnętrznego w określonych ustawowo terminach sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni oraz plan audytu na rok następny. Na mocy art. 62 ust. 5 ww. ustawy, audytorzy wewnętrzni jednostek podsektora samorządowego wykonują ten obowiązek nie w odniesieniu do Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego lecz odpowiednio w odniesieniu do wójta, burmistrza, prezydenta, starosty lub marszałka województwa.
Czy audytor wewnętrzny w jednostce sektora finansów publicznych może być zatrudniony na umowę zlecenie?
Zgodnie z art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104) audyt wewnętrzny w jednostce sektora finansów publicznych prowadzi audytor wewnętrzny zatrudniony w tej jednostce. Zatrudnienie, o którym mowa w ww. przepisie oznacza zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu kodeksu pracy, nie zaś na podstawie umowy cywilnoprawnej np. umowy zlecenia, umowy o dzieło.
Czy na kierowniku jednostki sektora finansów publicznych ciąży obowiązek poinformowania Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego oraz audytora wewnętrznego o podjętych działaniach w celu usunięcia uchybień stwierdzonych w toku przeprowadzonego audytu, jeżeli działania te, choć były właściwe, nie przyniosły oczekiwanego skutku?
Na podstawie art. 56 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, ze zm.), jeżeli w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego nie zostaną podjęte działania mające na celu usunięcie uchybień, kierownik jednostki informuje o tym Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego oraz audytora wewnętrznego, przedstawiając na powyższą okoliczność stosowne uzasadnienie.
Wynikający z normatywnej treści powołanego przepisu bezwzględny nakaz (obowiązek) przekazania informacji wraz uzasadnieniem ma swoje źródło w precyzyjnie określonym stanie faktycznym, a mianowicie odstąpieniu od podjęcia w przewidzianym terminie działań służących eliminowaniu nieprawidłowości stwierdzonych w toku przeprowadzonego audytu wewnętrznego. Hipoteza analizowanej normy prawnej nie obejmuje innej niż wskazana wyżej okoliczności, której wystąpienie implikuje wspomniany obowiązek. Oznacza to, że kierownik jednostki nie musi informować Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego oraz audytora wewnętrznego o podjętych działaniach interwencyjnych, które, choć były właściwe, okazały się nieskuteczne. Gdyby bowiem ustawodawca chciał odnieść obowiązek przekazania informacji do przypadków, w których działania podjęte w związku z uchybieniami nie przyniosły oczekiwanego rezultatu, wówczas dałby temu wyraz wprost, nadając inne brzmienie art. 56 ust. 3.
Czy kierownik jednostki może zatrudnić w komórce audytu wewnętrznego asystenta audytu, tj. osobę, która nie ma jeszcze zdanego egzaminu na audytora wewnętrznego?
Zgodnie z art. 52 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104), kierownik jednostki sektora finansów publicznych obowiązanej do prowadzenia audytu wewnętrznego może utworzyć komórkę audytu wewnętrznego, w której są zatrudnieni audytorzy i inne osoby. W komórce audytu wewnętrznego może być zatem zatrudniona - w charakterze personelu pomocniczego (np. asystenta audytu) - osoba nie spełniająca wymogu określonego w art. 58 pkt 5 ww. ustawy, tj. nielegitymująca się zaświadczeniem o złożeniu z pozytywnym wynikiem egzaminu na audytora wewnętrznego.
Kwestie związane z prowadzeniem audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych zostały uregulowane w ustawie o finansach publicznych oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz.U. Nr 111, poz. 973). Ww. przepisy dają audytorowi wewnętrznemu (osobie spełniającej warunki określone w art. 58 ww. ustawy), "wyłączność" na wykonywanie działań (np. sporządzanie rocznego planu audytu oraz sprawozdania z jego wykonania, przeprowadzanie zadań audytowych), których ogół, w myśl art. 48 ust. 1 tej ustawy, stanowi audyt wewnętrzny.
W świetle wyżej przywołanych regulacji, asystent audytu nie może przeprowadzać audytu, może natomiast wspomagać audytorów wewnętrznych wykonując wyznaczone przez nich lub kierownika komórki audytu wewnętrznego zadania.
Co należy rozumieć pod pojęciem "warunki pracy", występującym w art. 51 ust. 10 obowiązującej od 1 stycznia 2006 r. ustawy o finansach publicznych, i czy korzystna dla audytora zmiana warunków zatrudnienia wymaga zasięgnięcia opinii Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego?
Użyty w art. 51 ust. 10 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.) termin "warunki pracy" obejmuje swym zakresem znaczeniowym wszystkie przedmiotowo istotne elementy stosunku pracy. Modyfikacja treści tego stosunku, powodująca korzystne zmiany w zatrudnieniu audytora, np. awans do wyższej kategorii zaszeregowania (przy założeniu, że awans nie oznacza rezygnacji z prowadzenia audytu wewnętrznego), przyznanie dodatku służbowego, nie wymaga zasięgnięcia opinii GIAW. Opinia ta powinna być wyrażona tylko w tych przypadkach, gdy planowana zmiana warunków zatrudnienia audytora obiektywnie prowadzi do pogorszenia jego sytuacji pracowniczej, szczególnie zaś jeśli chodzi o możliwość wykonywania zawodu na zajmowanym stanowisku służbowym. W uzupełnieniu tej konkluzji warto dodać, że kompetencje GIAW w zakresie wyrażania opinii dotyczącej zmiany warunków pracy audytorów wewnętrznych zatrudnionych w jednostkach podsektora samorządowego wykonują odpowiednio wójt, burmistrz, prezydent, starosta lub marszałek województwa (art. 62 ust. 5 powołanej ustawy).
Czy w odniesieniu do podsektora samorządowego audytor wewnętrzny może wykonywać tzw. kontrolę 5%?
W odniesieniu do jednostek podsektora samorządowego, art. 187 ust.2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej "ustawą", stanowi, iż przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Powyższa kontrola obejmuje w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
Wykonywanie tzw. kontroli 5% wchodzi w zakres działalności operacyjnej jednostki. W myśl "Standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych" z dnia 30 stycznia 2003 r. (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 3 poz. 14), audytor wewnętrzny nie powinien wykonywać obowiązków w ramach działalności jednostki o charakterze operacyjnym (punkt 4.1. "Niezależność"). Zaangażowanie audytora w jakikolwiek rodzaj działalności operacyjnej powoduje naruszenie jego obiektywizmu, a zatem uniemożliwia mu wydanie bezstronnej oceny tej działalności. (TO JEST RÓZNICA MIĘDZY OSOBĄ Z KONTROLI WEWNĘTRZNEJ A AUDYTOREM)
Czy przepisy regulują stan liczbowy zatrudnienia audytorów wewnętrznych w komórce audytu wewnętrznego?
Przepisy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005, Nr 249, poz. 2104, ze zm.), zwanej dalej "ustawą", nie regulują kwestii wielkości zatrudnienia w komórkach audytu wewnętrznego w poszczególnych jednostkach sektora finansów publicznych. Zgodnie z art. 50 ust.2 ustawy, w jednostkach podsektora samorządowego zadania związane z kontrolą finansową i audytem wewnętrznym wykonuje kierownik jednostki. W myśl "Standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych" z dnia 30 stycznia 2003 r. (Dz.Urz. Min. Fin. z 2003, Nr 3 poz. 14) punkt 3.1 ("Komórka audytu wewnętrznego"), kierownik jednostki jest odpowiedzialny za utworzenie komórki audytu wewnętrznego lub stanowiska do spraw audytu wewnętrznego i za zapewnienie organizacyjnej odrębności wykonywanych przez nie zadań. Na podstawie powyższego należy stwierdzić, iż kierownik jednostki - jako właściwy podmiot, ustala odpowiednio liczbę oraz wymiar czasu pracy audytorów wewnętrznych zatrudnionych w jednostce, uwzględniając specyfikę działania jednostki oraz potrzebę zapewnienia prawidłowego wykonywania zadań. Jednakże kierownik jednostki, w której audytor wewnętrzny zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, powinien być świadomy, że audytor będzie miał stosunkowo ograniczone możliwości realizacji związanych z tym stanowiskiem zadań.
Źródło: Ministerstwo Finansów
Koordynacja kontroli finansowej i audytu wewnętrznego