Charakterystyka funkcji zarządzania - planowania, funkcjonowania, motywowania, kontrolowania

Zarządzanie jest to zestaw działań obejmujących planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie skierowanych na zasady organizacji ludzkie, rzeczowe i informacyjne, podejmowanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji sprawnie i skutecznie.

Zarządzanie przedsiębiorstwem polega na dysponowaniu majątkiem przedsiębiorstwa, wyznaczeniem mu celów gospodarczych (strategicznych) oraz tworzeniu warunków organizacyjnych zapewniających ich sprawną realizację.

Do podstawowych funkcji zarządzania uruchamianych na zasadach firmy należą

planowanie, funkcjonowanie, kierowanie, motywowanie oraz kontrolowanie.

Planowanie jest istotne dla określenia i realizacji celów, ustalenia kierunku działania. To wyznaczanie celów organizacji, a także wyznaczenie środków, opracowywanie planów. Planowanie może mieć charakter długookresowy, średniookresowy albo krótkookresowy. Są różne zasięgi planowania (dzienne, tygodniowe, roczne). Zasięg planowania jest tym dłuższy im wyższy jest szczebel zarządzania. Planowanie powyżej 1 roku - szczebel najwyższy.

Planowanie jest podstawowym instrumentem zarządzania firmy bez względu na jej wielkość i otoczenie. Spełnia ono bardzo ważną rolę w procesach decyzyjnych przedsiębiorcy, menedżera albowiem planując porównuje on własne punkty widzenia z warunkami działania. W tym znaczeniu poprzez planowanie zmierza się do ustalenia najkorzystniejszych celów działania firmy oraz do wyboru najskuteczniejszych metod umożliwiających osiąganie tych celów w bliższej lub dalszej, ale zawsze określonej perspektywie czasowej.

Opracowane prze menedżerów plany mogą przybierać charaktery:

Misji, która stanowi wykładnię filozofii działania firmy, w bliższej lub dalszej przyszłości, określa perspektywiczny rozwój np. opanowanie wschodnich rynków zbytu, zajęcie pozycji monopolisty.

Celu, który określa się za pomocą parametrów liczbowych. Umożliwia to pomiar realizacji założonych zadań planowanych np. rentowność, przychód ze sprzedaży, stopa zysku itd.

Strategii stanowiącej koncepcję działania, poprzez którą da się realizować zaplanowane cele w stosunku do otoczenia ( strategia kosztowa, której celem jest obniżenie ceny wystawionego produktu; strategia ekskluzywna celem jej jest utrzymanie wysokiej jakości wyprodukowanego towaru; strategia ogniskowa, która zakłada odwrotny wariant niż konkurencja)

Prognozy, które zarysowują konkretne działania wewnątrz firmy związane z realizacja wyznaczonego celu. Stanowi ona wytyczne postępowanie w stosunku do głównego celu i rozpisuje go na zadania cząstkowe przypadające na poszczególne komórki służbowe.

Polityki, która określona jest po wyznaczeniu celów i ogólnie zarysowanej koncepcji zachowania się firmy na rynku w różnych sytuacjach.

Procedury, która precyzuje zachowanie pracownicze wobec założonych celów i planów.

Projektu, który pojawia się wtedy, kiedy firma nie jest w stanie przy pomocy własnych pracowników rozwiązać problemy i zlecane są one wyspecjalizowanym instytucjom badawczym.

Budżetu, który opracowany jest w formie planów finansowych firmy poprzez zestawienie dochodów i wydatków w określonym przedziale czasu.

Etapy planowania:

- ustanowienie celów,(czego nasza organizacja potrzebuje), dokonuje się na 3 poziomach

a) pracowniczym

b) kierowniczym

c) zarządzającym

Każdy z nich wnosi swoje własne pomysły rozwiązania problemu. Przedstawione propozycję są rozpatrywane przez przedstawienie wszystkich 3 poziomów i poddane pod dyskusję. Po czym opracowany zostaje plan - cel, który zostaje zaakceptowany przez każdą stronę.

- określenie obecnej sytuacji (analiza stanu organizacji, jakie są możliwości, potencjał organizacji, jak duży będzie wysiłek organizacji do osiągania celów). Podstawą jest tu dobra informacja.

-co, sprzyja, a co przeszkadza realizacji naszych celów (przegląd czynników zewnętrznych i wewnętrznych)

- opracowanie planu lub zbioru działań prowadzących do osiągnięcia celu.

Funkcje planowania:

Kontrolna - plan pozwala skontrolować pracę organizacji. Polega na porównaniu danych kontrolowanych z danymi rzeczywistymi.

Koordynacyjna - plany pomagają dostosować cele przedsiębiorstwa do trendów, plany pomagają skoordynować działanie wszystkich jednostek.

Motywacyjna

Tworzenia alternatyw

Optymalizacyjna - ma za zadanie zapewnić maksymalną efektywność gospodarowania zasobami

Bezpieczeństwa - redukowanie niepewności poprzez posiadanie planu

Kreatywności - polega na zaangażowaniu metod nowoczesnych np. burza mózgów.

Plan powinien być celowy, wykonalny, niesprzeczny(jedno działanie powinno wynikać z poprzedniego), operatywny (zrozumiały),racjonalny (sporządzony w oparciu o wiedzę i doświadczenie), elastyczny, optymalnie szczegółowy (plan nie może być zbyt szczegółowy), odpowiednio długodystansowy (plan powinien obejmować możliwie najdłuższy okres czasu), terminowy oraz powinien być kompletny (obejmuje wszystkie istotne elementy potrzebne do osiągnięcia zadania).

Przeszkodą w ustalaniu celów może być brak pewności siebie, brak znajomości otoczenia oraz lęk przed niepowodzeniem, niechęć do rezygnacji z pewnych celów, a także brak znajomości organizacji, niechęć do zmian, niepewność, co do przyczyn i skutków zmian, niechęć do utraty posiadanych przywilejów oraz świadomość słabości zmian.

Zasady planowania:

- zasada pierwszeństwa określa cel działania i polega na określeniu celów dalszych i bliższych, końcowych i pośrednich, wzajemna ich hierarchizacja oraz sposoby ich realizacji w kontekście zmieniających się warunków w otoczeniu.

- zasada prymatu planowania w osiąganiu sprawności rynkowej przedsiębiorstwa, działania gospodarcze nie mogą być spontaniczne, chaotyczne, ale muszą wynikać z zamierzeń z góry ustalonych, z przemyśleń oraz z ustalonej strategii.

- zasada ciągłości i kompleksowości planowania podkreśla, że planowanie to ciąg decyzji wpływających na przyszłą działalność przedsiębiorstwa i, że powinno ono określać zespół wszystkich istotnych elementów tej działalności.

- zasada efektywności planowania wymaga zastosowania kryterium optymalizacji w ustaleniu celów i zadań planistycznych oraz sposób ich realizacji.

- zasada wariantowego ujęcia decyzji planistycznych wiąże się z zasadą efektywności planowania. Najczęściej ustala się trzy warianty planu:

a) najbardziej optymistyczny

b) najbardziej prawdopodobny

c) ostrożny

- zasada koordynacji działań planistycznych i planów

Metody planowania działalności gospodarczej:

- metoda finansowa polega na zestawieniu w postaci bilansu działań planowych i środków niezbędnych do ich wykonania.

- metoda wskaźników statystycznych polega na określeniu przyrostów wielkości ekonomicznych, dla ustalenia pewnych proporcji.

- metoda wskaźników techniczno-ekonomicznych polega na obliczaniu wielkości planowanych za pomocą ustalonych wielkości charakteryzujących poziom techniczny i ekonomiczny danej działalności.

- metoda analizy ekonomicznej polega na działaniu czynników, od których zależy planowanie wielkości.

- metoda kolejnych przybliżeń

- metoda matematyczna

Pracownicy z najwyższych szczebli mają wpływ na planowanie, więc czują się potrzebni.

Rozwój firmy to nie tylko dynamika zmian związanych z zatrudnianiem, produkcją, finansami firmy czy opracowywaniem nowych produktów i ich promocją. Na każdym z etapów rozwoju firmy zmienia się charakter stosunków między pracownikami i ich motywacja do pracy przy konkretnych zadaniach.

Często, przechodząc przez kolejne etapy rozwoju firmy, właściciele, a później kadra zarządzająca, skupiają się w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi przede wszystkim na trafnym i skutecznym zarządzaniu zatrudnianiem. Rzadko natomiast w początkowych etapach istnienia i rozwoju firmy tworzy się systemy motywacyjne czy procedury kierowania pracą zespołu pracowniczego. Zmiany sposobu motywowania i zarządzania personelem traktuje się jako zadania o niższym priorytecie. Tymczasem zaniedbanie motywacji pracowników ze stażem często powoduje ich utratę, co może być niepowetowaną stratą dla przedsiębiorstwa.

Motywowanie polega na stosowaniu zróżnicowanych form zachęcania pracowników do najlepszego wykonania postawionego przed nim zadania. Zachęcanie wymaga znajomości cech osobowych podległych pracowników i gdy jest właściwie stosowane kształtuje w nich poczucie zadowolenia i zwiększa gotowość do wykonywania zadań.

Najlepszym sposobem motywowania ludzi jest zapoznanie ich z planem gry, tak, aby wszyscy poczuli się jej afektywnymi uczestnikami. Jeżeli pracownicy w sposób prawidłowy wykonują określone zadania przewyższające ogólnie przyjęte normy muszą otrzymać więcej niż tylko dobre słowo, pieniądze i awans. Podwyżka wynagrodzenia powinna z reguły zbiegać się z rozszerzeniem zakresu obowiązków.

Zasady, na których opiera się struktura motywacji to łączenie kilku organizacji, planowanie szkolenia według całej organizacji oraz wspólna praca nad jednym zadaniem (lepsze zgranie zespołu, lepsza efektywność). Jest to trudne do prowadzenia w praktyce, gdyż zasada potrójnego podporządkowania wymaga dużej dyscypliny. Nie może być konfliktów. Jest to jednak popularna struktura gdzie są wspólne wysokie technologie, marketing.

Motywuje, wpływa na motywację oraz skłania pracownika, żeby pracował pogląd systemowy, ponieważ motywacja wynika z systemu, ale także cechy indywidualne człowieka, elementy związane z cechami stanowiska oraz elementy związane z cechami sytuacji roboczej. Aby człowiek miał potrzebę realizacji potrzeb wyższych musi mieć zapewnione potrzeby podstawowe. W nowoczesnym przedsiębiorstwie potrzeby podstawione są zapewnione jak również bezpieczeństwo. Nacisk nastawiany jest na potrzeby uznania i samorealizacji.

Samorealizacja

Uznanie

Potrzeba społeczna

Potrzeba bezpieczeństwa

Potrzeba fizjologiczna

Do pracy motywują również człowieka stanowiska. Stosunek człowieka do organizacji: warunki pracy, hałas zanieczyszczenie, bezpieczeństwo pracy, poziom hałasu. Jeśli nie SA spełnione podstawowe warunki te czynniki wywołują niezadowolenie i obniżają jakość pracy.

Motywuje również sytuacja robocza, czyli środowiska pracy, system karania i nagradzania oraz dział organizacji - system płac i polityka personalna, która występuje w przedsiębiorstwie. System płac działa motywacyjnie pod warunkiem, ze jest on przestrzegany skutecznie.

Jeśli pracownik coś zrobi spotyka się z konsekwencjami. Wpływają one na przyszłe zachowania. Jeżeli konsekwencje są złe wie on, że nie może tak robić w przyszłości.

Narzędzia motywowania:

- nagrody (pozytywne wzmocnienie), pochwały, awanse, pieniądze. System wartości poszczególnych ludzi jest inny. Kierownik powinien stosować nagrody adekwatne do pracowników. Nagrody pokazują jak powinnyśmy się zachować.

- uczenie unikania (łagodne formy kary, upomnienia, nagana)

- wygaszacie, polega na braku wzmocnienia, ignorowania pewnych zachowań.

- kary likwidują pewne zachowania. Ograniczenie wolności, potracenie z pensji. Kary pokazują, czego nie można robić.

Nagrody stosowane dla wszystkich pracowników nie maja sensu motywacji. Nie tylko reakcje nie mogą być motywujące, również brak reakcji może powodować przyzwolenie. Należy mówić podwładnym, co należy robić, a co nie, gdyż pracownicy muszą liczyć się z karami i nagrodami. Czas jest ważny w przypadku kar i nagród. Krótki czas jest najlepszy, gdyż działa wzmacniająco.

Teoria oczekiwań mówi nam, w jaki sposób ludzie są motywowani. Można wyznaczyć pewien model, który złożony jest z 3 elementów.

- oczekiwania działań wyników

- wartość (czy mi się to opłaca)

- oczekiwania, co do wysiłku i efektywności. Pracownik ma pewne oczekiwania. Czy to będzie efektywne?

Wartość premii musi być adekwatna do tego, co zrobił. W momencie wyraźnego przyrostu kompetencji pracowników należy wprowadzić procedury delegowania uprawnień oraz wprowadzenia w firmie samodzielnie działających działów i zespołów. Zarządzanie powinno ograniczyć się do sprawowania okresowej kontroli. Na pewno oddelegowanie zadań odciąży kadrę zarządzającą, która może wówczas skoncentrować się na poszukiwaniu nowych dróg rozwoju firmy, a zwiększenie statusu i możliwości decyzyjnych kierowników niższych szczebli spowoduje nie tylko podniesienie motywacji, ale również wyznaczy im ambitniejsze cele i da poczucie docenienia. Konieczne jest wprowadzenie jasnych procedur oceniania i kontroli, często bardzo precyzyjnych, precyzyjnych także opracowanie zasad współpracy pomiędzy działami. Oceny okresowe mogą opierać się nie ma jakości wykonania poszczególnych zadań, ale na wzroście dochodu firmy czy oddziału. Oddelegowanie zadań w dół - zwiększenie decyzyjności kierowników niższego szczebla - nie tylko wzmacnia motywację pracowników, ale również wpływa na dynamikę reagowania na rynek. Kierownicy niższych szczebli i pracownicy znają lepiej potrzeby rynku i klienta niż kadra zarządzająca, są, więc w stanie na bieżąco je zaspokoić. Pracownicy w zespołach interdyscyplinarnych są w stanie lepiej zrozumieć zasady działania innych działów, są również zmotywowani większą władza, którą daje się takim zespołom i czują większą odpowiedzialność za podejmowane działania. Na tym etapie ważniejsze jest inwestowanie w rozwój pracowników, którzy mogą szkolić się i jednocześnie wykorzystywać własne kompetencje w działaniach, za które są odpowiedzialni, mają większą motywację. Czynnikiem motywującym jest, poza poczuciem odpowiedzialności, świadomość bycia ocenianym.

Kontrolowanie natomiast polega na sprawdzeniu wykonania zleconej pracownikowi tak od strony ilościowej jak i jakościowej. W procesie kontroli ważną rolę odgrywa umiejętność dokładnego rozdzielenia warunków obiektywnych od subiektywnych, ograniczających lub uniemożliwiających pracownikowi właściwe wykonanie powierzonego zadania.

Kontrola to proces, przez który kierownicy zapewniają, aby rzeczywiste działania były zgodne z działaniami planowanymi. Jest to porównanie planowanych efektów z rzeczywistymi, sprawdzanie czy zaszło odchylenie i podjęcie działań korekcyjnych.

Proces kontroli składa się z 4 elementów:

- wskaźniki, normy, metody miary

- pomiar

- porównanie z normami

- działania korekcyjne

Normy mają dwa zasadnicze działania: oceniają efektywną rzeczywistość w procesach oraz normy powinny być ujmowane w postaci mierzalnej. Wpływają one na wyższą efektywność, motywują. Jeżeli normy ustawione są na wysokim poziomie, efektywność produkcji spada.

Działania korekcyjne polegają na zweryfikowaniu przyczyn odstępstw od planowanych norm i zweryfikowania ich. Kontrola jest jedną z form motywacji.

Rodzaje kontroli:

- kontrola kompleksowa jest podstawową formą działalności kontrolnej. Można ją prowadzić na zlecenie przełożonego, począwszy od szczebla centralnego, centralnego skończywszy na najniższych szczeblach kierowania w przedsiębiorstwie.

- kontrola problemowa jest najbardziej rozpowszechnioną formą działalności kontrolnej. Można ją przeprowadzić we wszystkich ogniwach kierowania.

- kontrola studyjna jest formą działalności kontrolnej o charakterze badawczym. Prowadzą ją najczęściej wyższe i średnie szczeble kierowania. Kontrola ta ma na celu przeanalizowanie wybranych problemów, ujawnienie ich przyczyn i zaproponowanie rozwiązań.

- kontrola interwencyjna jest szczególna formą działalności kontrolnej. Jest stosowana w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

- rekontrola to szczególna forma działalności kontrolnej. Prowadzi się ją w tych jednostkach, w których wyniki kontroli, np.problemowej, nie były zadowalające. Odbywa się zwykle na zlecenie przełożonego, który zarządził uprzednio przeprowadzenie kontroli.

- rozliczanie jest egzekutywą formą działalności kontrolnej. Celem tej kontroli jest przede wszystkim utrzymanie dyscypliny wykonawczej. Może być ona prowadzona wraz z innymi rodzajami kontroli.

- nadzór służbowy prowadzą ją, na co dzień wszyscy przełożeni w stosunku do swoich podwładnych. Głównym celem nadzoru jest czuwanie nad realizacją zadań planowych doraźnie zleconych, a także udzielanie - stosownie do potrzeb - pomocy w celu jak najlepszego i terminowego ich wykonania.

Aby proces kontroli przebiegał efektywnie, osiągane wyniki muszą być porównane z planowanymi zamierzeniami i ocenione. Bez takiego porównania i dokonanej oceny nie ma podstaw do podejmowania działań korektywnych, jeśli takie działania są konieczne. Porównanie wyników oczekiwanych z osiągniętymi może wskazywać na występowanie wyraźnych odchyleń między tym, co planowano, a tym, co osiągnięto. Kierownictwo przedsiębiorstwa może reagować w bardzo różny sposób na powstające odchylenia w realizacji zamierzonych działań. Może podjąć działania korektywne eliminujące przyczyny odchyleń. Może się dostosować do odchyleń, jeśli powstanie ich jest poza kontrolą przedsiębiorstwa, przez zmianę taktyk działania. Oraz może pozwolić na kształtowanie się zjawisk w dotychczasowy sposób, ale wykorzystywać swoje doświadczenie w planowaniu przyszłych działań.

Funkcjonowanie natomiast przejawia się w sprawnym racjonalnym i efektywnym wykonaniu zadania - celu przy pełnym wykorzystaniu posiadanych zasobów. Funkcjonowanie to także układanie struktury funkcjonowania podmiotu. Wskaźnikiem sprawności funkcjonowania jest rytmiczność pracy i okres wykonania zamierzonego celu.

1

---