Wyk艂ad 1
1.Wp艂yw pisma do urz臋du.
Przez poj臋cie metod i technik nale偶y rozumie膰 艣wiadome i konsekwentnie stosowany spos贸b post臋powania dla osi膮gni臋cia okre艣lonego celu.
W tym przypadku chodzi o relacje zada艅 na艂o偶onych na administracj臋 przez przepisy prawa. Administracja nie zawsze tego przestrzega!!!
Instrukcja Kancelaryjna okre艣la zasady i tryb wykonywania czynno艣ci kancelaryjnych w urz臋dzie w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokument贸w oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utrat膮.
W administracji chodzi o to, aby by艂o ustalone czy np.organ administracyjny otrzyma艂 dokument z dan膮 dat膮.
Do podstawowych czynno艣ci kancelaryjnych nale偶y:
-przyjmowanie oraz rozdzia艂 korespondencji oraz przesy艂ek,
-prowadzenie ewidencji wp艂yw贸w specjalnych i warto艣ciowych,
-sporz膮dzanie czystopis贸w pism oraz ich powielanie,
-wysy艂anie korespondencji, przesy艂ek,
-przyjmowanie i nadawanie telegram贸w, faks贸w oraz obs艂uga poczty elektronicznej,
-udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do w艂a艣ciwych wydzia艂贸w, stanowisk pracy.
Obecna instrukcja kancelaryjna zak艂ada papierowy obieg dokument贸w.
Nowa papierowy+elektroniczny.
Elektroniczny obieg dokument贸w w administracji:
-nie trzeba is膰 do urz臋du, aby obejrze膰 akta sprawy,
-urz臋dnicy mogliby pracowa膰 np. u siebie w domu,
-dobre rozwi膮zanie przed antykorupcj膮 (wiadomo kto co zmienia艂, kiedy),
-przejrzysto艣膰 systemu,
-wyklucza naginanie prawa, pozostawia w systemie 艣lad,
-艂atwiej nadzorowa膰 prac臋 urz臋du.
Od obywatela b臋dzie zale偶a艂o czy wys艂a膰 dokument elektronicznie czy papierowej formie.
Organ administracyjny b臋dzie musia艂 zmieni膰 wersj臋 papierow膮 na elektroniczn膮-je偶eli b臋d膮 takie wymogi w nowej IK.
Zarz膮dzenie jest aktem mniejszej wagi ni偶 rozporz膮dzenie.
I instrukcja kancelaryjna powsta艂a w 1570r. w Rzeszy Niemieckiej (dla Maksymiliana I)
Tomasz Serafin pisa艂 o r贸偶nych systemach, kt贸re cechuj膮 ”skomplikowane zapiski”, r贸偶norodne ksi膮偶ki pomocnicze, wewn臋trzne pokwitowania doprowadzaj膮 do sytuacji…
Uchwa艂膮 Rady Ministr贸w z 24.08.1931r., o przepisach w administracji publicznej (Monitor Polski nr 196,poz.273).System zosta艂 ujednolicony, bardziej nowoczesny.
Zarz膮dzenie nr 40 Prezesa Rady Ministr贸w z dn.19.07.90r. w sprawie wykonywania czynno艣ci kancelaryjnych w urz臋dach gmin, zwi膮zk贸w komunalnych, sejmik贸w samorz膮dowych (niepublikowane).
Forma instrukcji:
-rozporz膮dzenie: gmina, powiat, wojew贸dztwo, administracji rz膮dowej (wojewody);
-zarz膮dzenie: np.Rektora UKSW.
Zakres stosowania instrukcji:
-instrukcja dla gmin, powiat贸w, wojew贸dztw samorz膮dowych mo偶e by膰 stosowana w jednostkach organizacyjnych decyduje o tym w贸jt, starosta lub marsza艂ek,
-instrukcja ma zastosowanie do informacji nie stanowi膮cych tajemnicy pa艅stwowej (stosowanie przepis贸w odr臋bnych).
Czy do zak艂adu MPWiK lub ZTM stosujemy instrukcj臋?
To zale偶y czy kierownik danej jednostki wyda艂 takie zarz膮dzenie!!!
Podaj cztery przyk艂adowe czynno艣ci kancelaryjne?
Przyjmowanie, wysy艂anie, sporz膮dzanie, przechowywanie.
Dwie formy prawne instrukcji kancelaryjnej dla administracji publicznej?
Rozporz膮dzenie i zarz膮dzenie.
Czy instrukcja kancelaryjna okre艣la zasady post臋powania z tajemnic膮 pa艅stwow膮?
NIE? (tego nie jestem pewna)
Czy instrukcja dla gmin ma zastosowanie do przedszkola gminnego?
Zale偶y od kierownika jednostki.