SEKRETARIAT –

SEKRETARIAT –

ORGANIZACJA,

ORGANIZACJA,

PODSTAWOWE FUNKCJE

PODSTAWOWE FUNKCJE

I ZADANIA

I ZADANIA

Autor: Ewelina Boroń

CELE LEKCJI

CELE LEKCJI

Uczeń:



definiuje pojęcie sekretariatu i sekretarki,

definiuje pojęcie sekretariatu i sekretarki,



zna obowiązki sekretarki

zna obowiązki sekretarki

,

,



wymienia rodzaje sekretariatów,

wymienia rodzaje sekretariatów,



wylicza podstawowe umiejętności

wylicza podstawowe umiejętności

sekretarskie,

sekretarskie,



charakteryzuje cztery kategorie sekretarek.

charakteryzuje cztery kategorie sekretarek.

Sekretariat jest komórką organizacyjną, której

Sekretariat jest komórką organizacyjną, której

głównym zadaniem jest obsługa i odciążenie

głównym zadaniem jest obsługa i odciążenie

kierownika/dyrektora od wykonywania

kierownika/dyrektora od wykonywania

wielu techniczno-manipulacyjnych czynności

wielu techniczno-manipulacyjnych czynności

absorbujących czas.

absorbujących czas.

SEKRETARIAT

Rysunek 1.

SEKRETARIAT

Sekretariat to jednostka organizacyjna instytucji,

Sekretariat to jednostka organizacyjna instytucji,

przedsiębiorstwa itp., obsługująca interesantów,

przedsiębiorstwa itp., obsługująca interesantów,

a także zajmująca się sprawami bieżącymi,

a także zajmująca się sprawami bieżącymi,

korespondencją itp.

korespondencją itp.

Rysunek 2.

RODZAJE SEKRETARIATÓW

RODZAJE SEKRETARIATÓW

osobiste

osobiste

uniwersalne

uniwersalne

działowe

działowe

(wydziałowe)

(wydziałowe)

organów

organów

kolegialnych

kolegialnych

imprez

imprez

Rysunek 3.

RODZAJE

RODZAJE

SEKRETARIATÓW

SEKRETARIATÓW



Sekretariaty uniwersalne

Sekretariaty uniwersalne

– łączą funkcje

– łączą funkcje

sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej,

sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej,

realizują one wszystkie czynności sekretarskie i

realizują one wszystkie czynności sekretarskie i

kancelaryjne.

kancelaryjne.



Sekretariaty osobiste

Sekretariaty osobiste

– powołane są do obsługi

– powołane są do obsługi

administracyjno-technicznej kierownika i zwykle

administracyjno-technicznej kierownika i zwykle

są jednoosobowe.

są jednoosobowe.

RODZAJE

RODZAJE

SEKRETARIATÓW

SEKRETARIATÓW



Sekretariaty działowe (wydziałowe)

Sekretariaty działowe (wydziałowe)

– obsługują

– obsługują

dział lub wydział w zakresie czynności

dział lub wydział w zakresie czynności

administracyjno-technicznych i kancelaryjnych.

administracyjno-technicznych i kancelaryjnych.



Sekretariaty organów kolegialnych

Sekretariaty organów kolegialnych

– obsługują

– obsługują

przewodniczącego i członków organów

przewodniczącego i członków organów

kolegialnych.

kolegialnych.



Sekretariaty imprez

Sekretariaty imprez

– powoływane są do obsługi

– powoływane są do obsługi

konferencji, targów, wystaw, sympozjów. Realizują

konferencji, targów, wystaw, sympozjów. Realizują

takie czynności, jak: przygotowanie narady, obsługa

takie czynności, jak: przygotowanie narady, obsługa

uczestników i praca po zakończeniu narady.

uczestników i praca po zakończeniu narady.

OBOWIĄZKI

SEKRETARSKIE

korespondencja

korespondencja

przyjmowanie

przyjmowanie

interesantów

interesantów

przygotowywanie

przygotowywanie

spotkań

spotkań

wyjazdy

wyjazdy

służbowe

służbowe

obsługa

obsługa

delegacji

delegacji

udzielanie

udzielanie

informacji

informacji

obsługa

obsługa

kierownika

kierownika

przechowywanie

przechowywanie

akt

akt

Rysunek 4.

OBOWIĄZKI

OBOWIĄZKI

SEKRETARSKIE

SEKRETARSKIE



obsługa kierownika w zakresie pośredniczenia w

obsługa kierownika w zakresie pośredniczenia w

osobistych i telefonicznych kontaktach kierownika z

osobistych i telefonicznych kontaktach kierownika z

interesantami oraz pracownikami,

interesantami oraz pracownikami,



przyjmowanie, ewidencja i załatwianie

przyjmowanie, ewidencja i załatwianie

korespondencji oraz przechowywanie akt spraw

korespondencji oraz przechowywanie akt spraw

załatwionych,

załatwionych,



wykonywanie czynności zleconych przez kierownika,

wykonywanie czynności zleconych przez kierownika,



udzielanie informacji ustnych i telefonicznych,

udzielanie informacji ustnych i telefonicznych,



wykonywanie czynności pomocniczych, np.

wykonywanie czynności pomocniczych, np.

przygotowywanie spotkań, zebrań i konferencji,

przygotowywanie spotkań, zebrań i konferencji,



przyjmowanie interesantów,

przyjmowanie interesantów,



czuwanie nad terminowym załatwieniem spraw

czuwanie nad terminowym załatwieniem spraw

poprzez ewidencję i kontrolę terminów.

poprzez ewidencję i kontrolę terminów.

Kategorie sekretarek

SEKRETARKA

JUNIORKA

SEKRETARKA

SENIORKA

SEKRETARKA

DYREKCJI

SEKRETARKA

ORGANÓW

KOLEGIALNYCH

Rysunek 5.

NAJWAŻNIEJSZE

UMIEJĘTNOŚCI SEKRETARSKIE

Znajomo

ść

Znajomo

ść

obsługi

obsługi

komput

er

komput

er

a

a

Um

ieję

tno

ść

Um

ieję

tno

ść

red

ago

wa

ni

red

ago

wa

ni

a p

ism

a p

ism

Zn

ajo

m

ość

Zn

ajo

m

ość

co

co

na

jm

nie

j

na

jm

nie

j

jed

ne

go

jed

ne

go

jęz

yk

a

jęz

yk

a

ob

ceg

o

ob

ceg

o

Sprawne

Sprawne

poslugiwani

poslugiwani

e się

e się

językiem

językiem

polskim

polskim

Rysunek 6.

UMIEJĘTNOŚCI

UMIEJĘTNOŚCI

SEKRETARSKIE

SEKRETARSKIE



pisanie na komputerze,

pisanie na komputerze,



znajomość stylistyki języka polskiego,

znajomość stylistyki języka polskiego,



znajomość redagowania pism,

znajomość redagowania pism,



obsługa urządzeń technicznych,

obsługa urządzeń technicznych,



znajomość co najmniej 1 języka obcego,

znajomość co najmniej 1 języka obcego,



znajomość struktury oraz zadań jednostki

znajomość struktury oraz zadań jednostki

organizacyjnej,

organizacyjnej,



posiadanie kwalifikacji społecznych,

posiadanie kwalifikacji społecznych,



kwalifikacje osobiste.

kwalifikacje osobiste.

PODSUMOWANIE

PODSUMOWANIE

W dzisiejszych standardach biurowych coraz

W dzisiejszych standardach biurowych coraz

częściej zanika wizerunek sekretarki

częściej zanika wizerunek sekretarki

odbierającej jedynie telefony i podającej

odbierającej jedynie telefony i podającej

kawę. Dzisiaj sekretarka to asystentka

kawę. Dzisiaj sekretarka to asystentka

dyrektora lub kierownika, która zastępuje go

dyrektora lub kierownika, która zastępuje go

w codziennej pracy, dysponując nie tylko

w codziennej pracy, dysponując nie tylko

umiejętnościami z dziedziny zarządzania,

umiejętnościami z dziedziny zarządzania,

ale i także analitycznymi, językowymi,

ale i także analitycznymi, językowymi,

negocjacyjnymi czy informatycznymi.

negocjacyjnymi czy informatycznymi.

Opracowano na podstawie:
Wiśniewska M., Technika biurowa, Wydawnictwo eMPi2, Poznań 1996, s. 23.
http://portalwiedzy.onet.pl/polszczyzna.html?qs=sekretariat&tr=pol-pol