Zasady poprawnego pisania tekstów

na komputerze

Żyjemy w czasach, w których nasze życie zdominowały komputery i nie dziwi fakt, że

wymyślona dwieście lat temu maszyna do pisania coraz częściej zamieniana jest na komputer.

Natomiast zasady, które obowiązywały przy sporządzaniu maszynopisów powinny być również

stosowane przy pisaniu tekstów na komputerze. Zasady te przyczynić się mają do poprawności

i estetyki sporządzanego tekstu, a co za tym idzie w późniejszym etapie różnego rodzaju prac oraz

sporządzanych przez nas pism. Poniżej zostaną omówione zasady wpływające na estetykę

i profesjonalny wygląd sporządzanych prac.

CZYNNIKI WPŁYWAJĄCE NA ESTETYKĘ SPORZĄDZANYCH TEKSTÓW

1. Rodzaje układów graficznych tekstów

Przed rozpoczęciem pisania tekstu należy ustalić jego formę. Stosowane są następujące układy

graficzne tekstów:

 układ blokowy

(asymetryczny) – charakteryzuje się rozpoczynaniem wszystkich wierszy równo

z linią lewego marginesu oraz stosowaniem dodatkowego odstępu wierszowego między

poszczególnymi myślami; tytuły i podtytuły piszemy również od lewego marginesu; stosujemy

pojedynczy odstęp między wierszami; tytuły, podtytuły i śródtytuły pisze się również od lewego

marginesu;

 układ a linea

(z wcięciem) – poszczególne fragmenty tekstu wyodrębnia się za pomocą wcięć

(a capite); tytuły, podtytuły i nagłówki umieszcza się na środku nad pisanym tekstem;

stosujemy 1,5 lub 2 wierszowe odstępy; jeśli tekst piszemy ustalając pojedynczy odstęp między

wierszami, to każdą nową myśl można dodatkowo oddzielić jednym odstępem wierszowym;

 układ mieszany

– łączy w sobie cechy obu wyżej wymienionych układów; z układu z wcięciem

sposób rozplanowania tytułów i podtytułów, a z układu blokowego sposób pisania tekstu tzn.

równo z linią lewego marginesu; odstępy między wierszami mogą być pojedyncze lub 1,5

wierszowe.

Przy rozmieszczaniu tekstów w każdym z układów bardzo istotne znaczenie ma uwzględnienie

wymagań dotyczących estetyki pisanego tekstu. Chodzi nie tylko o właściwy dobór samego rodzaju

układu graficznego odpowiednio do tekstu, ale także o odpowiednie stosowanie odstępów

wierszowych, właściwe ustalenie marginesów i innych czynników mających wpływ na wygląd

zewnętrzny tekstu.

2. Ustalanie marginesów

Przed rozpoczęciem pisania tekstu należy odpowiednio ustawić marginesy. Kiedy rozpoczynamy

pracę w edytorze tekstu Word wszystkie ustawione są na 2,5 cm, należy dokonać ich korekty

(Plik – Ustawienia strony – Marginesy). Lewy margines powinien wynosić 2,5 cm, natomiast

prawy 1,5 - 1cm tzn., że nie może on być mniejszy niż 1 centymetr.

Rozmieszczając tekst w układzie graficznym należy starać się zachować wyrównaną linię prawego

marginesu, co uzyskamy przez włączenie justowania. Należy również pamiętać o tym, że nie wolno

zostawiać na końcu wiersza pojedynczych liter np. w, i, o, z. Przeniesiemy je do następnego wiersza

naciskając jednocześnie klawisze Shift i Enter – powodując równocześnie rozsunięcie pozostałych

wyrazów w wierszu poprzednim.

Margines górny powinien wynosić 2 – 3 cm, przy czym na ogół strona pierwsza, tj. strona, na

której znajduje się tytuł, powinna mieć górny margines nieco większy niż strony następne.

Margines dolny powinien mieć taką samą wielkość jak margines górny.

Jeżeli przepisywany tekst jest rozmieszczony obustronnie na kartce, w prawym dolnym rogu kartki

pisze się znak przeniesienia - ./. lub wyraz verte (odwrócić).

Zazwyczaj strony numeruje się pośrodku arkusza w jego górnej lub dolnej części.

3. Odstępy wierszowe

Odstępy między wierszami ustala się zwykle odpowiednio do rodzaju układu graficznego tekstu,

z uwzględnieniem proporcji między wielkością tekstu a formatem papieru, na którym ma być

rozmieszczony.

Przypominam, że pojedynczy odstęp wierszowy jest stosowany najczęściej przy układzie

blokowym, można jednak stosować w tym układzie większe odstępy niż pojedyncze. Z układem

a linea wiąże się zwykle zwiększony odstęp wierszowy tzn. 1,5 wierszowy lub podwójny. Można

również stosować odstęp pojedynczy stosując dodatkowe odstępy między nowymi myślami tekstu

(decydujemy o tym jak zobaczymy, w jaki sposób tekst jest rozmieszczony na kartce papieru).

4. Tytuły, podtytuły, śródtytuły

Tytuły piszemy przeważnie literami wielkimi, natomiast podtytuły i śródtytuły małymi. Po tytule

nie stawiamy kropki. Tytuł piszemy równo z lewym marginesem (układ blokowy) lub pośrodku

(układ a linea). Wyjątek stanowią tzw. pisma zatytułowane, w których tytuł pisze się pośrodku

tekstu, a tekst w układzie blokowym np.: zaświadczenie, protokół, notatka itp.

Tytuły, podtytuły i śródtytuły w całej pracy powinny być pisane tym samym rodzajem czcionki.

Nie powinny one być pisane pismem rozstawnym, ponieważ przy dłuższych tytułach pismo

rozstawne staje się nieczytelne.

Tytuł należy oddzielić od podtytułu lub tekstu zwiększonym odstępem (interlinią, która wynosi dwa

pojedyncze odstępy), podtytuły rozdziela się jednym pojedynczym odstępem.

Przykład stosowania numeracji dziesiętnej:

ORGANIZACJA I TECHNIKA PRACY BIUROWEJ

1.

Informacja w pracy biurowej

1.1.

Pojęcie i budowa informacji

1.2.

Rodzaje informacji i ich charakterystyka

1.3.

Nośniki informacji

1.4.

Szumy informacyjne, przyczyny ich powstawania

1.5.

Informacja w procesie decyzyjnym

5. Wyróżnianie elementów tekst

Czasami pisząc tekst chcemy zwrócić uwagę na niektóre jego elementy, możemy tego dokonać

stosując następujące sposoby:



podkreślić tekst,



pogrubić czcionkę,



pochylić pismo (kursywa),



zmienić rodzaj czcionki,



zmienić wielkość czcionki,



zmienić kolor czcionki,



z a s t o s o w a ć p i s m o r o z s t a w n e ( s p a c j o w a n e , r o z s t r z e l o n e ) ,



PISAĆ WIELKIMI LITERAMI,



wypunktować fragmenty tekstu:

o

numerowanie zwykłe, przy którym stosuje się różnorodne oznaczanie kolejności

punktów i podpunktów(cyfry rzymskie i arabskie, wielkie i małe litery),

o

numerowanie dziesiętne, kiedy stosuje się oznaczanie kolejności punktów

i podpunktów wyłącznie za pomocą cyfr arabskich (np. 1.1.1.),

o umieszczanie pauzy przed pierwszym wyrazem nowego punktu lub podpunktu.

6. Zasady pisania kropki, przecinka, myślnika-łącznika oraz innych znaków

Kropkę i przecinek piszemy bezpośrednio po znaku, po którym te znaki interpunkcyjne występują,

a następnie robimy jeden odstęp (spację) przed kolejnym znakiem. Na przykład:

„Nawet światowej klasy sportowcy nie osiągną najwyższej formy bez doskonałego trenera. Nic
dziwnego, że ci, którzy chcą osiągnąć najlepsze wyniki w pracy, muszą szukać podobnego
wsparcia.”.

Podobną zasadę stosujemy przy pisaniu wykrzyknika oraz znaku zapytania – czyli piszemy je

bezpośrednio po ostatniej literze ostatniego wyrazu a po nich robimy odstęp przed napisaniem

następnego zdania.

Wielokropek składa się z trzech kropek. Pierwszą piszemy bezpośrednio po literze, a po ostatniej

kropce robimy odstęp np.: oczu otworzyć nie można... .

Jeżeli używamy ciągu kropek, aby zastąpić brakującą część tekst, musimy przed i po kropkach

umieścić odstęp, np.: Wydano .. nowych czasopism.

W miejscach brakujących cyfr roku można wpisać jedną lub dwie kropki, bez odstępu po ostatniej

cyfrze roku, ale z odstępem po ostatniej kropce, a przed skrótem roku np.: 200. r. lub 20.. r.

Znak łącznika, w zależności od zastosowania, piszemy następująco:

-

przy łączeniu przymiotników piszemy go bez odstępu, np. czerwono-czarny,

-

w wyrazach złożonych z liczbą (bez odstępu), np. 18-krotny,

-

w zestawieniach rzeczownikowych, np. miasto-ogród, bez odstępu,

-

w nazwach miejscowości składających się z dwóch członów rzeczownikowych – bez

odstępu, np. Gdańsk-Wrzeszcz,

-

w przeciwstawieniach logicznych, w których drugi człon jest pisany wielką literą – bez

odstępu, np. nie-Anglik,

- w połączeniach i wyrazach złożonych z: niby- i eks-, bez odstępu, np. niby-człowiek,

eks-król,

- przy przenoszeniu wyrazów złożonych pisanych z łącznikiem w środku w miejscu złożenia

piszemy znak łącznika na końcu wersu i na początku wersu następnego bez odstępu, np.

Gdańsk-

-Wrzeszcz,

- przy dzieleniu wyrazów – bez odstępu, np.

zasta-

nowienie,

- przy użyciu znaku pauzy piszemy ten znak z odstępem przed i po znaku, np. Szymborska –

to znana poetka. Godziny przyjęć 8

00

– 18

00

. Jak ma – to da.

Pociąg Warszawa – Berlin.

- przy użyciu znaku łącznika na początku wiersza przy wyliczeniach stawiamy odstęp po

znaku np.:

- przeprowadź analizę,

- podaj miejscowość.

Tekst, który chcemy umieścić w cudzysłowiu lub w nawiasie piszemy od razu po napisaniu

odpowiedniego znaku, a po napisaniu tekstu od razu zamykamy cudzysłów lub nawias, po których

mogą pojawić się znaki interpunkcyjne np.: „Półwysep Helski składa się z dwóch odcinków:

zachodniego (mierzejowego) oraz odcinka wschodniego (znacznie starszego)”. Przy pisaniu

nawiasów możemy stosować ukośnik i wówczas mówimy, że stosujemy nawias prosty np.

maszyny z klawiaturą specjalną /maszyny do pisania nut, maszyny do pisania pismem

proporcjonalnym, systemem Braill’a itp./.

Procent pisze się z odstępem po liczbie i po znaku np. 26,5 % lub 78 %. Podobnie piszemy

paragraf. Pisząc go w tekście stosujemy tą samą zasadę np. art. 2 § 12 kpa.

7. Zasady pisania skrótów

Skróty w języku polskim możemy tworzyć na dwa sposoby. Pierwszy polega na odrzuceniu końca

wyrazu i wtedy skrót musi być pisany z kropką, drugi sposób tworzenia skrótów polega na

odrzuceniu środkowej części wyrazu, a pozostawieniu litery lub liter początkowych, czasami

środkowych i obowiązkowo ostatniej litery skracanego wyrazu. Po takich skrótach nie stawiamy

kropki. Poniżej przedstawione zostaną rodzaje skrótów ze względu na różne kryteria podziału.

Skróty możemy podzielić w następujący sposób:



Skróty zwrotów mowy potocznej

:

np.

- na przykład,

ob.

- obywatel,

itd.

- i tak dalej,

im.

- imienia,

itp.

- i tym podobne,

i in.

- i inne,

jw.

- jak wyżej,

wz.

- w zastępstwie,

tj.

- to jest,

m.in.

- między innymi,

tzn.

- to znaczy,

v.

- verte, odwrócić,

tzw.

- tak zwany,

ul.

- ulica,

br.

- bieżący rok,

cdn.

- ciąg dalszy nastąpi,

ww.

- wyżej wymieniony,

godz.

- godzina,

nr

- numer,

szt.

- sztuka,

r-k, rk

- rachunek,

tuz.

- tuzin,

wg

- według,

ust.

- ustęp,

tab.

- tabela,

pkt

- punkt.



Skróty tytułów zawodowych, tytułów służbowych oraz stopni naukowych

:

inż.

- inżynier,

gen.

- generał,

dyr.

- dyrektor,

kpt.

- kapitan,

nacz.

- naczelnik,

doc.

- docent,

prof.

- profesor,

mjr

- major,

mgr

- magister,

dr

- doktor.



Skróty znaków jednostek miar i wag

:

km

- kilometr,

cm

- centymetr,

kg

- kilogram,

mm

- milimetr,

dkg

- dekagram,

dcm

- decymetr,

g

- gram,

ha

- hektar,

t

- tona,

l

- litr,

ml

- mililitr.



Skróty z zakresu nauk ścisłych, przyrodniczych, technicznych

:

cos

- cosinus,

sin

- sinus,

log

- logarytm,

t

- czas,

v

- prędkość,

s

- droga,

C

- Celcjusz,

F

- Fahrenheit,

R

- Réaumur.



Skróty jednostek monetarnych:

zł

- złoty,

$

- dolar,

gr

- grosz,

r

- rubel,

mld

- miliard,

mln

- milion.

Skróty jednostek monetarnych, jednostek miar i wag, z zakresu nauk ścisłych,

przyrodniczych, technicznych, piszemy bez kropki.



Skróty nazw własnych

– składają się one przeważnie z początkowych liter poszczególnych

wyrazów. Piszemy je dużymi literami bez kropek np.:

ONZ

- Organizacja Narodów Zjednoczonych,

PKP

- Polskie Koleje Państwowe,

SA

- Spółka Akcyjna,

UW

- Uniwersytet Warszawski,

PKO

- Powszechna Kasa Oszczędności,

PAP

- Polska Agencja Prasowa,

SGH

- Szkoła Główna Handlowa,

TV

- Telewizja,

SSMiS

- Stowarzyszenie Stenografów, Maszynistek i Sekretarek,

IMiGW

- Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej.

Jeśli w skład skrótowca ma wejść dwuznak literowy sz, cz, dz lub rz drugą literę dwuznaku
opuszcza się np.:

Wyższa Szkoła Pedagogiczna

- WSP,

Polski Czerwony Krzyż

- PCK,

Sejm Rzeczpospolitej Polskiej

- Sejm RP.

Natomiast w całości stosuje się dwuznak ch np.:

Instytut Chemii Przemysłowej

- IChP,

Bataliony Chłopskie

- BCh.

Należy pamiętać, że w takich przypadkach pisze się duże C i małe h.

Występujące w pełnej nazwie przecinki lub łączniki są w skrótach pomijane. Łącznik jest używany

w skrótach tylko przy ich odmianie przez przypadki, np.: PAN-u, w PAP-ie oraz

w wyrazach pochodnych utworzonych od skrótów, np. AK-owiec, PAN-owski. Przeważnie jednak

wyrazy te zapisujemy tak, jak wszystkie inne, np. akowiec, panowski.

UWAGI

1. Jeśli skrót pisany z kropką występuje na końcu zdania, już się tam kropki nie stawia,

np. W ostatnich latach wiele przedsiębiorstw przekształciło się w SA, a nowo powstające

zakłady przyjmowały status Sp. z o.o.

2. Należy unikać w skrótach znaków nieliterowych, jak: w/g – lepiej pisać: wg, w/w – lepiej

pisać ww.

3. Skróty należy pisać tym samym rodzajem pisma co odpowiednie wyrazy nie skrócone,

a więc dr przez małe d, inż. przez małe i.

4. Skracając wyrazy takie jak miesiąc, godzina, rycina, piszemy: mies., godz., ryc. (na końcu

piszemy s, dz, c, a nie ś, dź, ć).

5. Skrót wyrazu powinien się zawsze kończyć na spółgłoskę.

6. Wyrażenia plus minus, mniej więcej można zastąpić znakami +, np.: W lecie odnotowano

+35

o

C, w zimie +15

o

C.

UKŁAD GRAFICZNY PISMA I JEGO CZĘŚCI SKŁADOWE

1. Nagłówek

-

powinien zawierać nazwę i adres nadawcy, może również zawierać dodatkowe

informacje dotyczące nadawcy np. numer telefonu, faksu, numer konta bankowego itp.

Może występować jako nadruk na blankietach korespondencyjnych lub w formie odciśniętej

pieczątki na czystej kartce papieru, może być rozmieszczony po lewej stronie lub prawej stronie

pola nagłówkowego lub na całym polu nagłówkowym.

Przykład nagłówka rozmieszczonego po lewej stronie pola nagłówkowego.

HURTOWNIA MEBLI

„KOMFORT”

UL. MALINOWA 12

WARSZAWA

Przykład nagłówka rozmieszczonego po prawej stronie pola nagłówkowego.

HURTOWNIA MEBLI

„KOMFORT”

UL. MALINOWA 12

WARSZAWA

Przykład nagłówka rozmieszczonego na środku pola nagłówkowego.

HURTOWNIA MEBLI

„KOMFORT”

UL. MALINOWA 12

WARSZAWA

2. Nazwa i adres odbiorcy pisma

– umieszcza się w tak zwanym polu adresowym.

Przykład rozmieszczenia nazwy i adresu odbiorcy na czystej kartce papieru

Przedsiębiorstwo Handlowo-Przemysłowe

.

ul. Konopnickiej 14

42-200 Częstochowa

Przykład rozmieszczenia nagłówka oraz pola adresowego na blankiecie korespondencyjnym

„ADAM”

SKLEP RTV i AGD ul. Kocia 8b
„ADAM” 41-232 Sosnowiec

tel.32 (prefix) 231-43-65
fax.32 (prefix) 231-43-56

Hurtownia RTV i AGD

ul. Śliska 18
42-200 Częstochowa

miejsce na wpisanie nazwy
i adresu odbiorcy pisma

3. Znaki powoławcze

–

zaliczamy do nich datę i znak pisma, na które udzielamy odpowiedzi

oraz datę i znak pisma, które pisze nadawca jako udzielaną odpowiedź.

Przykład

Wasze pismo z dnia

Znak

Nasz znak

Data

2002-01-12

DZ-13/2/02

MEN-15/3/02

2002-02-03

Pod pierwszą literą znaku „Wasze pismo z dnia” należy umieścić pierwszą cyfrę daty, pod
pierwszą literą słowa „Znak” należy umieścić pierwszy znak symbolu pisma, na które
udzielamy odpowiedzi. Pod pierwszą literą „Nasz znak” - pierwszy znak symbolu pisma,
w którym udzielamy odpowiedzi. Pod pierwszą literą słowa „Data” – pierwszą cyfrę
oznaczającą datę pisma wysyłanego.

Powyżej przedstawione daty pisane są według nowoczesnego układu, można je również pisać
w sposób tradycyjny np.: 12.02.2002 i wówczas poszczególne jej elementy oddzielone są od
siebie kropkami.

4. Określenie przedmiotu sprawy

– treść zawierającą określenie przedmiotu sprawy piszemy

po słowie Sprawa

i nie stawiamy po niej kropki.

Przykład

Sprawa: zamówienie towarów

5. Treść

– może być sporządzona w układzie blokowym lub w układzie a linea. W korespondencji

wychodzącej na zewnątrz lepiej jest stosować układ blokowy, ponieważ jest bardziej wygodny.

6. Podpis

– powinien zawierać stanowisko służbowe podpisującego oraz jego imię i nazwisko.

PISMA - RODZAJE, CHARAKTERYSTYKA

1. Pismo

– „system znaków, służący do utrwalenia lub zastąpienia języka mówionego przez

zapis”. Inaczej ujmując - pismo jest to myśl lub zespół myśli wyrażonych za pomocą znaków
pisarskich.

2. Podział pism ze względu na:

 treść:



informacyjne

–

charakteryzują się tym, że zawierają określone informacje dotyczące stanu

faktycznego, brak w nich czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska

np.: zaświadczenie, zawiadomienie, sprawozdanie, notatka, awizo.



przekonywujące

–

zawierają czynnik nakłaniający odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska

np.: podanie, reklamacja, oferta, skarga, wniosek.

 stopień zabezpieczenia tajemnicy:

 jawne

-

informacje w nich zawarte mogą być przekazane wszystkim pracownikom,

 poufne

- informacje w nich zawarte chronione są tajemnicą służbową,

 tajne

- informacje w nich zawarte chronione są tajemnicą państwową.

 ważność:

 zwykłe

– sprawy w nich zawarte powinny być załatwione w terminie zgodnym z przepisami lub

w terminie przyjętym zwyczajowo,

 pilne lub bardzo pilne

- sprawy w nich zawarte powinny być załatwione jak najszybciej, nie

później niż w ciągu 3 dni,

 terminowe

-

sprawy w nich zawarte powinny być załatwione w terminie podanym w piśmie.

 wygląd zewnętrzny:

 na blankietach specjalnych

– blankiet ministra, blankiet prezesa spółki,

 na blankietach korespondencyjnych

– blankiet zwykły, reklamowy, uproszczony,

bezkopertowy,

 na formularzach

– drukach,

 na papierze bez nadruku

– czysta kartka papieru,

 w formie nie określonej przez Polską Normę lub obowiązujące przepisy.

 obieg:

 pisma otrzymywane z zewnątrz,

 pisma wysyłane na zewnątrz,

 pisma o obiegu wewnętrznym

- nie wychodzące poza zakład pracy.

3. Zasady redagowania treści pism



Pismo powinno być przejrzyste graficznie.



Zdania powinny być krótkie, jasne, ponieważ bardzo rozbudowane mogą powodować

trudności w zrozumieniu treści pisma.



Należy unikać zbędnych słów, rozwlekłych opisów, treść powinna być formułowana

w sposób zwięzły i ścisły.



Treść powinna być sformułowana zgodnie z zasadami ortograficznymi, gramatycznymi,

stylistycznymi stosowanymi w języku polskim.



Należy stosować schematyzmy tzn. zwroty ułatwiające i przyspieszające redagowanie

treści np.: „W odpowiedzi na Wasze pismo...”, „Informujemy Was...”

/korespondencja między jednostkami organizacyjnymi/, „W odpowiedzi na Pana

pismo uprzejmie informujemy, że...” /korespondencja z osobami fizycznymi/.



Należy stosować zwroty grzecznościowe oraz uprzejmą formę np.: „Zwracamy się

z prośbą...”, „Uprzejmie prosimy...”; nie należy przesadzać w używaniu tych zwrotów

/nadmiar grzeczności razi/. Nie wolno stosować gróźb lub słów obraźliwych; dozwolone

są groźby legalne, w których nadawca pisma powołuje się na zawartą umowę lub

obowiązujące przepisy.



Można stosować skróty – powszechnie znane (nie wolno stosować własnych skrótów).

Zostały one omówione już wcześniej.



Należy stosować terminologię fachową dostosowaną do poruszanych zagadnień.



Ważne treści pisma powinny być wyróżnione.



Pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy.



Pismo powinno być kompletne tzn., że powinno zawierać wszystkie niezbędne

informacje oraz powinny być dołączone niezbędne dokumenty.

SPORZĄDZANIE PISM NA BLANKIETACH KORESPONDENCYJNYCH

1. Blankiet korespondencyjny

– jest to arkusz papieru z wydrukowanym nagłówkiem (nazwa

i adres firmy, numer telefonu i faksu, numer konta bankowego i inne informacje) oraz innymi

nadrukami stałymi w zależności od rodzaju blankietu korespondencyjnego.

2. Rodzaje blankietów korespondencyjnych

Blankiety korespondencyjne oznaczane są przy pomocy symboli składających się z dużych liter

określających ich nazwę oraz z cyfry, która oznacza format blankietu.

Wyróżniamy następujące rodzaje blankietów korespondencyjnych:



blankiet bezkopertowy

(oszczędnościowy) - oznaczany symbolem BB; służy do

przesyłania korespondencji na zewnątrz bez używania kopert,



blankiet zwykły

- oznaczany symbolem BZ; blankiet powszechnie stosowany o typowym

układzie graficznym,



blankiet reklamowy

- oznaczany symbolem BR; blankiet o poszerzonym polu

nagłówkowym dla celów reklamowych,



blankiet uproszczony

– oznaczany symbolem BU; blankiet o uproszczonym układzie

graficznym i ograniczonych nadrukach stałych.

Odmiany blankietów korespondencyjnych

Typ

Odmiana

Układ

Format

BB

BB1

pionowy

A4

BB2

pionowy

A5

BZ

BB1

pionowy

A4

BZ2

pionowy

A5

BR

BR1

pionowy

A4

BR2

pionowy

A5

BR3

poziomy

A5

BU

BU1

pionowy

A4

BU2

pionowy

A5

BU3

poziomy

A5

SPORZĄDZANIE PISM NA FORMULARZACH

1. Formularz

-

jest to specjalnie opracowany druk z nadrukami stałymi i wolnymi miejscami

przeznaczonymi do wypełnienia.

2. Podział formularzy ze względu na:

 ważność:

- zwykłe,

- ścisłego zarachowania.

 przedmiot:

- planistyczne,
- statystyczne,
- dotyczące obrotu towarowego,
- dotyczące gospodarki materiałowej itp.

 zasięg stosowania:

- centralne – powszechnego użytku, jednolite np. PIT,
- resortowe,
- branżowe,

-

zakładowe.

 układ graficzny:

- okienkowy,
- tabelaryczny,
- tekstowy,
- mieszany.

 sposób i właściwości nadruku:

- jednostronne,
- obustronne,
- jednobarwne,
- wielobarwne.

 technikę wykonania:

- drukowane,
- powielane,
- kserowane,
- sporządzane na maszynie lub komputerze.

 formy introligatorskie:

- pojedyncze karty,
- broszury.

PRZYKŁADY ROZPLANOWANIA ELEMENTÓW PISM

Pisząc pisma stanowiące korespondencję między jednostkami organizacyjnymi będziemy stosować
inny układ graficzny niż w pismach sporządzanych przez osoby fizyczne.

Załączniki dołączone do artykułu przedstawiają blankiety korespondencyjne (blankiet zwykły -
załącznik nr 1, reklamowy - załącznik nr 2, uproszczony - załącznik nr 3) oraz ogólne schematy
sporządzania pism na papierze bez nadruku (format A4) z zaznaczonymi odstępami pomiędzy
poszczególnymi elementami. Pisma między jednostkami organizacyjnymi z podanymi znakami
powoławczymi (załącznik nr 4), schemat uproszczony zawierający tylko miejscowość, datę
sporządzonego pisma oraz nadany mu znak (załącznik nr 5) oraz schemat sporządzania podań
(załącznik nr 6).

ZAŁĄCZNIK NR 1

„Rafał”

Sklep RTV i AGD ul. Kocia 8b
„Rafał” 41-232 Sosnowiec

tel.32 (prefix) 231-43-65
fax.32 (prefix) 231-43-56

Wasze pismo z dnia

Znak

Nasz znak

Data

Sprawa:

BZ1

ZAŁĄCZNIK NR 2

„Mariusz” Najtańsze

tel. 32 (prefix) 253-45-03

Piekarnia ul. Gospodarcza 2 i najlepsze

fax 32 (prefix) 253-54-31

„Mariusz” 41-243 Sosnowiec w okolicy!!!

Wasze pismo z dnia

Znak

Nasz znak

Data

Sprawa:

BR1

ZAŁĄCZNIK NR 3

SKLEP RTV i AGD

ul. Kocia 8b
41-232 Sosnowiec

Sprawa:

BU1

ZAŁĄCZNIK NR 4

nazwa nadawcy

.
ul. .....................
kod i miejscowość
.
.

nazwa odbiorcy

.

ul. ....................

kod i miejscowość

.
.
Wasze pismo z dnia

Znak

Nasz znak

Data

-

-

DZ-12/03

2003-04-22

.
.
.
Sprawa: oferta handlowa (piszemy z małej litery i nie stawiamy kropki)
.
.
.
Tu rozpoczynamy pisać treść pisma. Wszystkie elementy, które występują przed treścią piszemy
czcionką standardową – 12 /Times New Roman/ i stosujemy pojedyncze odstępy wierszowe.
Pisząc treść można stosować układ blokowy lub a linea, dozwolone jest zwiększenie wielkości

czcionki i wielkości

między wierszami oraz stosowanie różnorodnych sposobów wyróżniania

elementów treści.

Koniec treści.
.
.

Z poważaniem

.

.

Załączniki:

Dyrektor

- nazwa pisana

.

jest z małej litery

.

lub

.

1. Nazwa pisana /mgr Jan Nowakowski/
jest dużą literą



tabulatory: 6, 9, 14

ZAŁĄCZNIK NR 5

nazwa nadawca

miejscowość, data

.
ul. .....................
kod i miejscowość
.
.
.
Znak: (naszego pisma)

nazwa odbiorcy

.

ul. ....................

kod i miejscowość

.
.
.
Sprawa: (piszemy z małej litery i nie stawiamy kropki)
.
.
.
Tu rozpoczynamy pisać treść pisma. Wszystkie elementy, które występują przed treścią piszemy
czcionką standardową – 12 /Times New Roman/ i stosujemy pojedyncze odstępy wierszowe.
Pisząc treść można stosować układ blokowy lub a linea, dozwolone jest zwiększenie wielkości

czcionki i wielkości

między wierszami oraz stosowanie różnorodnych sposobów wyróżniania

elementów treści.

Koniec treści.
.
.

Z poważaniem

.

.

Załączniki:

Dyrektor

- nazwa pisana

.

jest z małej litery

.

lub

.

1. Nazwa pisana

/mgr Jan Nowakowski/

jest dużą literą.

Uproszczony schemat pisma (zamiast znaków powoławczych występuje miejscowość, data
i znak pisma).

lub Dotyczy (można pisać w skrócie Dot.:)

ZAŁĄCZNIK NR 6

Imię i nazwisko

miejscowość, data

.
ul. .....................
kod i miejscowość
.
.
.
.

nazwa odbiorcy

.

ul. .....................

kod i miejscowość

.

.

.

.

Sprawa: krótkie określenie treści np. prośba o przyjęcie do pracy

/w tym miejscu nie stawiamy kropki/

.
.
.
Tu rozpoczynamy pisać treść podania. Wszystkie elementy pisma, które występują przed treścią
piszemy czcionką standardową – 12 /Times New Roman/ i stosujemy pojedyncze odstępy
wierszowe.
Pisząc treść można stosować układ blokowy lub a linea, dozwolone jest zwiększenie wielkości
czcionki oraz stosowanie różnorodnych sposobów wyróżniania elementów treści.










Koniec treści.
.
.

Z poważaniem

.

.

Załączniki: .................................................................................... podpis odręczny

(

na wysokości załączników)

- nazwa pisana
jest małą literą
lub
1. Nazwa pisana
jest dużą literą

tabulator ustawiony na
11 cm