10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 25 • 27.03.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Porady eksperta

Koszty dokształcania pracownika

Pracownik zatrudniony na umowę o pracę od lutego br. podjął naukę na

studiach podyplomowych. Kierunek studiów jest ściśle związany z zajmo-

wanym przez niego stanowiskiem. Firma zobowiązała się do zwrotu pra-

cownikowi wydatków z tytułu opłaty czesnego oraz kosztów przejazdu do

szkoły. Jak prawidłowo ująć takie wydatki w księgach rachunkowych?

O finansowaniu szkoleń pracowników mówi § 4 ust. 2 i § 5 ust. 1 rozporządzenia

Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad

i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych

(Dz. U. z 1993 r. nr 103, poz. 472 ze zm.). Niezależnie od tego, czy pracownik podjął

naukę w szkole na podstawie skierowania zakładu pracy, czy też bez skierowania, zakład

pracy może przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia, tj.:

1) zwrócić koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia na zasadach obowią-

zujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, o ile nauka odbywa się

w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i miejsce pracy pracownika,

2) pokryć koszty podręczników i innych materiałów szkoleniowych,

3) pokryć opłaty za naukę, pobierane przez szkołę.

Pracownik może zwrócić się z wnioskiem o pokrycie takich kosztów, załączając

zaświadczenie o odbywaniu nauki oraz dokumenty potwierdzające ich poniesienie,

np. dowody wpłaty czesnego, faktury za zakup książek, bilety. Na tej podstawie kie-

rownik jednostki może postanowić o zrefundowaniu pracownikowi całości bądź części

kosztów. Wydatki z tego tytułu księguje się w koszty działalności operacyjnej.

Ewidencja księgowa pokrycia pracownikowi wydatków związanych z jego dokształ-

caniem może wyglądać następująco:

1. Pisemna decyzja kierownika jednostki w sprawie refundacji kosztów dokształ-

cania pracownika:
–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Ubezpieczenia społeczne

i inne świadczenia – dokształcanie pracowników) lub konto zespołu 5,

–

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne

pracownika).

2. KW lub WB – wypłata pracownikowi zatwierdzonej kwoty refundacji:

–

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne

pracownika),

–

Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

Pracownik, któremu koszty studiów podyplomowych pokrywa pracodawca, uzyskuje

przychód ze stosunku pracy. Przychód ten jest jednak zwolniony od podatku dochodowego

na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o pdof (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).

Dodajmy, że wydatki poniesione przez pracodawcę na dokształcanie pracowników

mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli mają związek z przychodami firmy.

Z pytania wynika, iż kierunek studiów podyplomowych pracownika jest ściśle związany

z wykonywaną przez niego pracą. W takim przypadku wydatki na dokształcanie tego

pracownika będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych.

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą we własnym imieniu i na własny

rachunek ma obowiązek naliczania i odprowadzania na konto właściwego urzędu skarbo-

wego zaliczek na podatek dochodowy. Właściciel firmy będący osobą fizyczną powinien

także rozliczać się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z tytułu należnych składek na

ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i ubezpieczenie zdrowotne.

Każdy właściciel powinien rozliczać się samodzielnie, a należny podatek dochodowy

i składki regulować z własnych środków. Jednak w praktyce na polecenie właściciela

komórka finansowo-księgowa jego przedsiębiorstwa ustala i odprowadza ze środków

firmy zaliczkę na podatek dochodowy i składki ZUS właściciela.

Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe)

księguje się w zależności od przyjętego sposobu uwzględniania tych składek w rozliczeniu

podatkowym właściciela firmy. Mianowicie właściciel może zdecydować, że składki na

ubezpieczenia społeczne będą zaliczane bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów.

Wtedy ujmuje się je w księgach rachunkowych zapisem:

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Ubezpieczenia społeczne

właściciela) lub konto zespołu 5,

–

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Właściciel może także podjąć decyzję, że kwoty składek na ubezpieczenia społeczne

będą uwzględniane dopiero przy obliczaniu należnej zaliczki na podatek dochodowy za

dany okres. Wówczas składki te podlegają ujęciu w księgach rachunkowych zapisem:

–

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem),

–

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Należy przy tym pamiętać, żeby podwójnie nie uwzględnić składek na ubezpieczenia

społeczne przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy właściciela – ujmując w kosztach

i dodatkowo zmniejszając podstawę opodatkowania.

Inaczej jest w przypadku składek na Fundusz Pracy, które obowiązany jest uiszczać właś-

ciciel – zawsze należy je ujmować na koncie kosztów działalności operacyjnej, zapisem:

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela) lub konto zespołu 5,
–

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

(w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Natomiast składkę zdrowotną księguje się zapisem:
–

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem),

–

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Zaliczkę na podatek dochodowy po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenie zdrowotne

księguje się zapisem:

–

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem),

–

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z urzędem

skarbowym).

Sposób ujęcia w księgach rachunkowych operacji dotyczących podatku dochodowego

i składek ZUS właściciela powinien zostać opisany w przyjętych zasadach (polityce) ra-

chunkowości jednostki.

Warto przypomnieć, że na koniec roku kwotę zaliczek na podatek dochodowy i składek

ZUS odprowadzanych w imieniu właściciela – jako trwałe zmniejszenie kapitału – przeksię-

gowuje się z konta 24 na konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego” lub konto 80 „Kapitał

właściciela”. Kwota ta zmniejsza kapitał właściciela wykazywany w pozycji A.I „Kapitał

podstawowy” pasywów bilansu.

Przykład

Założenia

1. Właściciel przedsiębiorstwa handlowego podjął pisemną decyzję o tym, że rozliczenia

podatku dochodowego i składek ZUS w jego imieniu będzie dokonywał dział księgowo-

ści.

2. Składki ZUS za luty 2008 r. (które zostały przekazane do ZUS w marcu) wyniosły:

składki na ubezpieczenia społeczne: 468,77 zł, składka na Fundusz Pracy: 39,74 zł, składka

na ubezpieczenie zdrowotne: 195,15 zł. Właściciel postanowił o uwzględnianiu składek na

ubezpieczenie społeczne w kosztach firmy.

3. Zaliczka na podatek dochodowy za luty 2008 r. wyniosła: 665 zł.

4. Przedsiębiorstwo prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie w zespole 4.

Dekretacja

1. Zarachowanie zaliczki na podatek dochodowy:

665,00 zł

–

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Rozrachunki z właścicielem),
–

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

(w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym).

2. Zarachowanie kwoty należnych składek na ubezpieczenia społeczne: 468,77 zł

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela – NKUP),
–

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

(w analityce: Rozrachunki z ZUS).

3. Zarachowanie składki na Fundusz Pracy:

39,74 zł

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela – NKUP),
–

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

(w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Uwaga: Składki na ubezpieczenia społeczne i FP do czasu ich

przekazania do ZUS nie stanowią kosztów uzyskania przychodów – NKUP).

4. Zarachowanie kwoty należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne: 195,15 zł

–

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Rozrachunki z właścicielem),
–

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

(w analityce: Rozrachunki z ZUS).

5. WB – zapłata składek ZUS z rachunku firmy:

(468,77 zł + 39,74 zł + 195,15 zł) =

703,66 zł

–

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

(w analityce: Rozrachunki z ZUS),
–

Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

6. WB – zapłata podatku z rachunku bieżącego firmy:

665,00 zł

–

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

(w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym),
–

Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

Jak ewidencjonować podatek

dochodowy i ZUS właściciela firmy?

7. PK – przeksięgowanie na konto kosztów stanowiących koszty uzyskania przychodów

(KUP): (468,77 zł + 39,74 zł) =

508,51 zł

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela – KUP),
–

Ma konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela – NKUP)

oraz zapis techniczny zapewniający czystość obrotów

(-) 508,51 zł

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela – NKUP),
–

Ma konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela – NKUP).

Dorota Przybyszewska

Wydatki związane z uzyskaniem certyfikatu ISO

Ponieśliśmy wydatki w związku z wdrożeniem w naszej firmie certyfikatu

jakości ISO (jest to istotna kwota). Czy wydatki te powinniśmy ująć jako

wartość niematerialną i prawną i amortyzować, czy odnieść bezpośrednio

w koszty? Prowadzimy ewidencję kosztów w zespole 4 i 5.

Za wartości niematerialne i prawne uważa się nabyte przez jednostkę, zaliczane do

aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania,

o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przezna-

czone do używania na potrzeby jednostki. Stanowi o tym art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy

o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

Certyfikat ISO to dokument, który poświadcza, że firma wdrożyła system zarzą-

dzania jakością zgodny z wymogami normy ISO. Przysługuje tylko firmie, która go

uzyskała i nie może być przedmiotem obrotu. Dlatego wydatki poniesione na uzy-

skanie certyfikatu ISO nie stanowią wartości niematerialnej i prawnej. Odnosi

się je w koszty działalności operacyjnej.

Wydatki poniesione na certyfikat ISO jednostka prowadząca pełny rachunek kosz-

tów może księgować na koncie 40 „Koszty według rodzajów” i za pośrednictwem

konta 49 „Rozliczenie kosztów” przenieść na odpowiednie konto zespołu 5. Z pytania

jednak wynika, że wydatki te są dla jednostki kwotą istotną. Aby nie zniekształcać

bieżącego wyniku finansowego jednostka może więc podjąć decyzję o rozliczaniu ich

w czasie, co podlega następującym zapisom księgowym:

1. Koszty bieżące – na podstawie dowodów źródłowych:

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”,

–

Ma konta zespołu 1, 2, 3.

2. Zarachowanie kosztów do rozliczenia w czasie:

–

Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,

–

Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

3. Zaliczenie kosztów w części przypadającej na bieżący okres:

–

Wn konto 50 „Koszty działalności podstawowej”,

–

Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Dorota Przybyszewska