AKTUALNOŚCI

→

Prostsze zasady archiwizacji

dokumentów w samorządach

1

→

Nowe terminy składania wniosków

o dotacje dla uczelni

2

→

Dodatkowe wydatki podmiotów

przekształcających oddziały

przedszkolne

3

→

Sposób na podratowanie

budżetu JST

3

RACHUNKOWOŚĆ BUDŻETOWA

TEMAT MIESIĄCA:

Przychody jednostek

publicznych z przełomu roku

1

→

Wartość początkowa auta

– co wliczać

7

→

Zwrot mienia powierzonego

zwalnianemu pracownikowi

– ewidencja księgowa

8

→

Działanie konta 245

„Wpływy do wyjaśnienia”

9

→

Harmonogram likwidacji

jednostki budżetowej

10

PODATKI

→

PIT od paczek świątecznych

11

→

VAT przy przekształceniu

zakładu budżetowego w spółkę

11

FINANSE PUBLICZNE

→

Potrącanie dochodów w związku

z realizacją zadań z zakresu

ad ministracji rządowej

12

→

Zwrot kosztów przejazdu

opiekunów niepełnosprawnego ucznia

13

→

Zawiadomienie nabywcy

nieruchomości o terminie

zawarcia umowy

13

KADRY I PŁACE W JSFP

→

Pracownik jednostki jako radny

– prawa i obowiązki pracodawcy

14

→

Paczki świąteczne dla dziecka

obydwojga pracowników

16

→

Wolne dla pracownika przy

długotrwałej podróży służbowej

16

w   n u m e r z e

ciąg dalszy na stronie 2

Przychody jednostek publicznych z przełomu

roku rozlicza się memoriałowo

Rozliczając dochody jednostek budżetowych na przełomie roku, należy

pamiętać, że zastosowanie ma tu zasada kasowa. Znaczenie ma tu zatem data

faktycznej zapłaty. W przypadku ewidencji przychodów obowiązuje nato-

miast zasada memoriału, która obliguje podmioty publiczne do ujmowania

w księgach wszystkich osiągniętych przychodów dotyczących danego roku

obrotowego, bez względu na termin ich faktycznej zapłaty.

Pod koniec roku dla księgowych reprezentujących sektor publiczny istotną kwestią staje

się rozliczenie uzyskanych dochodów i przychodów. Ich odpowiednie zaksięgowanie oraz

przypisanie do danego okresu warunkuje prawidłową realizację przepisów prawa bilan-

sowego, budżetowego, ale także regulacji w zakresie podatku dochodowego. Może się

zdarzyć również, że niektóre wartości będzie trzeba ująć jako rozliczenia międzyokresowe.

Przedstawiciele jednostek publicznych muszą pamiętać, że dochody są to kwoty

związane ściśle z budżetem. Są to więc wszelkie wpływy na jej rachunek bieżący.

Przychód należy natomiast utożsamiać z prawem bilansowym. Jest to korzyść eko-

nomiczna, którą obok kosztów należy wykazać w rachunku zysku i strat.

T E M AT M I E S I Ą C A

ciąg dalszy na stronie 4

Rząd chce uprościć postępowanie

z dokumentacją archiwalną w samorządach

Organ wykonawczy samorządu będzie mógł określić instrukcję kancelaryjną

oraz dokumenty dotyczące działania archiwum zakładowego wspólne dla pod-

ległych jednostek organizacyjnych. To jedno z głównych rozwiązań zawartych

w projekcie nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

W Sejmie trwają prace nad rządowym projektem nowelizacji ustawy o narodowym

zasobie archiwalnym i archiwach. Projektowana ustawa ma na celu m.in. ułatwienie gro-

madzenia, zarządzania i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, w tym

elektronicznego załatwiania spraw, oraz uproszczenie zasad postępowania z dokumen-

tacją w przypadku współistnienia elektronicznego i tradycyjnego systemu zarządzania.

grudzień 2014

12

issn 1689-4634

RACHUNKOWOŚCI BUDŻETOWEJ

P r a k t y c z n e r o z w i ą z a n i a d l a k s i ę g o w y c h i   s k a r b n i k ó w J S F P

ktualności

A

NOWY E-BOOK DLA PRENUMERATORÓW

Co miesiąc na portalu SerwisRB znajdziesz e-book

przygotowany tylko dla stałych klientów miesięcznika.

Kolejna propozycja z serii to:

„Zamknięcie ksiąg rachunkowych JSFP za 2014 r.”

Już dziś wejdź na

www.serwisrb.pl

i ściągnij publikację.

Aktualności

2

Szanowni Czytelnicy,

na przełomie roku szcze-

gólnie istotne jest poprawne

zaksięgowanie przychodów

wpływających na konto

jednostki. W jednostkach

budżetowych najczęściej występują przychody

z tytułu dochodów budżetowych. Należą do

nich przede wszystkim wpływy z podstawowej

działalności. W podmiotach tych mogą tak-

że występować przychody z tytułu operacji

finansowych, takie jak odsetki czy dodatnie

różnie kursowe. Kwestią sporną jest możliwość

księgowania na koncie 750 odsetek naliczonych

w związku z nieterminową zapłatą należności.

Na pierwszy rzut oka odsetki te powiązane są

z działalnością podstawową. Badając jednak,

czy dane przychody mają charakter przycho-

dów operacyjnych, czy finansowych, należy

brać pod uwagę przede wszystkim podstawę

powstania danego przychodu. Bazą powsta-

nia odsetek jest określona kwota pieniężna

(odsetki nalicza się, ponieważ kontrahent

zwleka z zapłatą określonej sumy finanso-

wej). Dlatego też odsetki za zwłokę w zapłacie

należy traktować jako przychody finansowe.

Karol Zawadzki

redaktor prowadzący

Rząd chce uprościć postępowanie z dokumentacją archiwalną w samorządach

ciąg dalszy ze strony 1

Pierwszym z proponowanych rozwiązań jest

umożliwienie organom jednostek samorządu

terytorialnego wydawania jednym aktem

normatywnym przepisów wewnętrznych

regulujących sferę kancelaryjną oraz kwestie

organizacji i funkcjonowania archiwów

w jednostkach podległych lub nadzorowa-

nych o jednorodnym charakterze działania.

Obecnie każda samorządowa jednostka

organizacyjna zobowiązana jest odrębnie

uzgadniać z Naczelnym Dyrektorem Archi-

wów Państwowych lub upoważnionymi

dyrektorami archiwów swój akt wewnętrzny

wprowadzający instrukcję kancelaryjną,

jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję

w sprawie organizacji i zakresu działania

archiwów zakładowych (składnic akt). Po

wydaniu aktu ogólnego dotychczas obo-

wiązujące instrukcje i wykazy stosowane

w jednostkach organizacyjnych utracą

moc prawną.

Koniec z dublowaniem obowiązków

Gromadzenie i zarządzanie dokumentacją

oraz przekazywanie jej do archiwów w coraz

większym stopniu dotyczy dokumentów

elektronicznych. Prawodawcy uznali więc

za niezbędne zharmonizowanie przepisów

regulujących postępowanie z dokumentacją

w postaci papierowej z regulacjami doty-

czącymi dokumentacji elektronicznej.

Aktualnie, podmioty, które stosują system

elektronicznego zarządzania dokumentami

(EZD), dokumentację papierową gromadzą

w układzie według dat (numerów) wpływu

w układzie chronologicznym. Niezależnie od

tego, obecne przepisy wymuszają stosowanie

dodatkowo układu rzeczowego w każdym

przypadku – bez względu na to, czy dany

podmiot wdrożył system elektronicznego

zarządzania dokumentacją czy nie.

Nowe przepisy mają zlikwidować koniecz-

ność stosowania układu rzeczowego

w przypadku dokumentacji elektronicznej.

Postępowanie przy likwidacji

Nowa ustawa ma także doregulować dotych-

czasowe przepisy dotyczące postępowania

z dokumentacją w związku z ustaniem

działalności podmiotu publicznego, które

budzą wątpliwości w kontekście odmien-

nego uregulowania tej kwestii dla podmio-

tów państwowych i samorządowych. Po

nowelizacji, jeśli po likwidacji samorządowej

jednostki organizacyjnej nie powstanie

nowa jednostka, która przejmie jej zada-

nia, dokumentację niearchiwalną należy

przekazać organowi wyższego stopnia.

Warto także wspomnieć, że na początku

2015 roku rząd ma rozpatrzyć projekt

ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy

oraz niektórych innych ustaw dotyczący

przechowywania dokumentów pracow-

niczych w postaci papierowej. Obecnie

akta osobowe i płacowe są dokumentacją

tzw. niearchiwalną i posiadają ustalony

przez ustawodawcę czasowy okres prze-

chowywania 50 lat, po upływie którego

są brakowane niszczone.

Nowelizacja przewiduje zmniejszenie

zakresu dokumentacji pracowniczej, która

podlegałaby długookresowemu przecho-

wywaniu. Większość dokumentów pod-

legałyby obowiązkowi przechowywania

przez okres 5 lat od ustania zatrudnienia.

Projektowane zmiany miałyby jednak

dotyczyć jedynie podmiotów z sektora

prywatnego.

ETAP LEGISLACYJNY:

„

„

Projekt nowelizacji ustawy o narodowym za-

sobie archiwalnym i archiwach rozpatrywany

przez podkomisje po pierwszym czytaniu.

„

„

Projekt ustawy o zmianie ustawy Kodeks

pracy oraz niektórych innych ustaw przed

przekazaniem Radzie Ministrów.

„

„

oprac. Karol Zawadzki

specjalista ds. finansów publicznych

Terminy składania wniosków o dotacje dla uczelni będą bardziej realne

Z 15 lutego na 15 września ma zostać przesunięty termin składania przez uczel-

nie wniosków o dotację celową na realizację inwestycji. Obecnie funkcjonujące

terminy powodują w praktyce konieczność aktualizowania wniosków.

Do uzgodnień trafił projekt nowego roz-

porządzenia ministra nauki i szkolnictwa

wyższego w sprawie trybu udzielania oraz

zasad i trybu rozliczania dotacji na dofi-

nansowanie lub finansowanie kosztów

realizacji inwestycji uczelni publicznej.

Zdaniem projektodawców wydanie nowego

aktu jest niezbędne głównie ze względu na

trudności związane z określeniem termi-

nu składania wniosku o udzielnie dotacji

celowej na realizację inwestycji. Aktualnie

wnioski takie uczelnie składają do 15 lute-

go roku poprzedzającego rok, w którym

mają być przyznane środki. W przypadku

zadań inwestycyjnych ujętych w programach

wieloletnich wnioski składa się do dnia 30

czerwca. Ustanowienie tak wczesnego terminu

niejednokrotnie powoduje dezaktualizację

wniosków i konieczność ich uzupełniania.

W nowym rozporządzeniu zaproponowano,

aby wnioski o dotację na dofinansowanie

realizacji inwestycji budowlanej lub zakupu

środka trwałego przesunąć na 15 września.

Aby zapobiegać pobieraniu przez uczelnię

dotacji w nadmiernej wysokości, zapropo-

nowano rozwiązanie, zgodnie z którym jed-

nostka musiałaby – w ciągu dwóch tygodni

od zakończenia ostatniego postępowania

publicznego i wyboru najkorzystniejszej oferty

– zawiadomić ministra finansów o ewentu-

alnych zmianach w wartości kosztorysowej

inwestycji budowlanej lub szacunkowym

koszcie zakupu środka trwałego.

„

„

oprac. Karol Zawadzki

specjalista ds. finansów publicznych

Kup książkę

Aktualności

3

Organy samorządu terytorialnego przekształcające oddziały

przedszkolne poniosą dodatkowe wydatki na adaptację pomieszczeń

Do września 2016 roku organy prowadzące przedszkola powstałe w wyniku

przekształcenia oddziału zorganizowanego przy szkole podstawowej muszą

dostosować lokale do nowych przepisów przeciwpożarowych. Resort edukacji

przewiduje, że koszt adaptacji jednej szkoły do nowych wymagań to ok. 2.425 zł

brutto. W placówkach wymagających wykonania dodatkowego wyjścia ewakua-

cyjnego koszt ten może wzrosnąć do ok. 17.000 zł.
Od września 2016 roku oddziały przed-

szkolne zorganizowane w szkołach pod-

stawowych przekształcą się w przedszkola

funkcjonujące w ramach zespołów szkolno-

-przedszkolnych. W związku z tym zaistniała

konieczność opracowania formalnych

procedur dotyczących ochrony przeciw-

pożarowej w tego rodzaju placówkach.

Zgodnie z projektem rozporządzenia

ministra edukacji narodowej w sprawie

wymagań ochrony przeciwpożarowej lokal,

w którym znajduje się przedszkole, będzie

musiał spełniać wymagania, takie jak

w przypadku budynków przeznaczonych

do użytku ludzi o ograniczonej zdolności

poruszania się (tzw. kategoria ZL II).

Jak przewiduje Ministerstwo Edukacji,

w większości przypadków nie będzie

konieczności przeprowadzania dużych

prac budowlanych dostosowujących kon-

strukcję ścian do wymogów przeciwpoża-

rowych. W znacznej części placówek ściany

są murowane lub żelbetowe i spełniają

proponowane warunki. Z koniecznością

poniesienia dodatkowych wydatków będą

się musieli natomiast liczyć przedstawiciele

jednostek, w których ścianki zbudowane

są np. z płyt gipsowo-kartonowych. Duże

koszty wiązać się mogą także z koniecz-

nością wykonania dodatkowych wyjść

ewakuacyjnych. Według resortu koszt

wykucia jednego wyjścia będzie wynosił

ok. 15.000 zł.

Problem z parterem

Kłopotem dla szkół może być także obo-

wiązek zorganizowania lokalu, w którym

znajduje się przedszkole oraz stołówki dla

przedszkolaków na parterze. Aktualnie wie-

le placówek swoje oddziały ma usytuowane

na piętrach w celu unikania nadmiernego

kontaktu przedszkolaków z uczniami.

Problemy interpretacyjne może sprawiać

także proponowany przepis wskazujący,

że okna parterowe mogą stanowić wyjście

ewakuacyjne. W wielu jednostkach nie są

one zrównane z poziomem gruntu.

Drzwi i gaśnice

Spora część jednostek oświatowych –

bowiem jak szacuje resort ma to dotyczyć

ok. 90% szkół publicznych oraz 70% nie-

publicznych – będzie musiała nabyć drzwi

o odpowiedniej klasie odporności ogniowej

z samozamykaczem. Szacunkowy koszt

takiej wymiany wynosi od 2.000 do 2.500

zł. Znaczna część placówek będzie również

musiała zaopatrzyć się w gaśnice proszkowe

o masie środka gaśniczego 4–6 kg. Według

ministerstwa średni koszt jej nabycia to 175 zł.

Zdaniem ministra edukacji ogólny koszt

ewentualnego dostosowania jednej szkoły

podstawowej do wymagań projektu roz-

porządzenia wyniesie ok. 2.425 zł brutto.

W przypadku konieczności wykonania

wyjścia ewakuacyjnego wielkość tę należy

powiększyć o ok. 15.000 zł brutto. Samo-

rządowcy konsultujący projekt mają wąt-

pliwości co do zasadności stosowania

przedstawionych przez resort kwot.

ETAP LEGISLACYJNY:

„

„

Projekt rozporządzenia ministra edukacji naro-

dowej w sprawie wymagań ochrony przeciw-

pożarowej, jakie musi spełniać lokal, w którym

jest prowadzone przedszkole utworzone

w wyniku przekształcenia oddziału przedszkol-

nego zorganizowanego w szkole podstawowej

po konsultacjach i uzgodnieniach.

„

„

Ustawa z 13 czerwca 2013 r. o zmianie usta-

wy o systemie oświaty oraz niektórych innych

ustaw (Dz.U. z 2013 r. poz. 827 ze zm.).

„

„

Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie

oświaty (tekst jedn.: Dz.U. z 2004 r. nr 256,

poz. 2572 ze zm.).

„

„

oprac. Karol Zawadzki

specjalista ds. finansów publicznych

Jednostki samorządu terytorialnego będą mogły przyjmować depozyty

od SP ZOZ-ów oraz samorządowych instytucji kultury

Kolejne jednostki sektora finansów publicznych będą musiały lokować wolne

środki w formie depozytu u ministra finansów. W podobnej formie swój budżet

będą mogły podratować także jednostki samorządu terytorialnego. W tym celu

organy stanowiące samorządów będą musiały wydać odpowiednie akty prawa

wewnętrznego.
Senat poparł nowelizację ustawy o finan-

sach publicznych zakładającą rozszerzenie

od 2015 roku obowiązku lokowania wolnych

środków w formie depozytu prowadzo-

nego przez ministra finansów na kolejne

jednostki sektora finansów publicznych.

Zdaniem pomysłodawców zmian, nowe regu-

lacje przyczynią się do zmniejszenia potrzeb

pożyczkowych Skarbu Państwa, a przez to

do obniżenia poziomu długu publicznego

i minimalizowania kosztów jego obsługi.

Nowy obowiązek dotyczy m.in. państwo-

wych instytucji kultury i samodzielnych

publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Obowiązek odprowadzania wolnych środ-

ków do ministra finansów nie będzie doty-

czył kwot pochodzących z dotacji z budżetu

oraz środków w walutach obcych.

Te ostatnie jednostki sektora finansów

publicznych mogłyby lokować na rachun-

kach bankowych.

Podobny instrument zarządzania płyn-

nością ustawodawcy przewidują dla

jednostek samorządu terytorialnego.

I tak, w celu sfinansowania środków

niezbędnych na pokrycie deficytu lub

rozchodów samorządy będą mogły przyj-

mować w depozyt wolne środki od SP

ZOZ-ów tworzonych przez te jednostki,

a także od instytucji kultury oraz samo-

rządowych osób prawnych. W tym celu

organy stanowiące samorządu – na wnio-

sek zarządu – powinny podjąć uchwałę

wyrażającą zgodę na takie działanie oraz

określającą warunki ich przyjmowania,

a także wysokość i sposób obliczania

oprocentowania. Niezbędne będzie także

podpisanie umowy.

ETAP LEGISLACYJNY:

„

„

Ustawa z 26 września 2014 r. o zmianie

ustawy o finansach publicznych oraz niektó-

rych innych ustaw – przyjęta przez Senat.

„

„

oprac. Karol Zawadzki

specjalista ds. finansów publicznych

Kup książkę