Kancelarie grodzkie i ziemskie
W połowie XIV w. kiedy jako materiał kancelaryjny pojawił się tańszy papier, sędziowie robili na nim notatki w celu zapamiętania załatwianych spraw. W końcu XIV w. zawierały one coraz więcej śladów czynności sądowych i stawały się coraz obszerniejsze. W ten sposób organizowała się kancelaria sądowa i powstawały księgi wytwarzane przez jej urzędników.
Sądy ziemskie były początkowo ważniejsze od grodzkich, ponieważ posiadały prawo przyjmowania zeznań w obrocie ziem do XVI w. Od XVI w. wyrównuje się znaczenie pomiędzy obiema sądami.
Sądy ziemskie nie miały stałej zawsze urzędującej kancelarii. Ich kancelarie spełniały formę pomocniczą, przejściową, działały w okresie roczników ziemskich, wieców, czy sądów dworskich i potem, w czasie tzw. Leżenia ksiąg, które przechowywał sędzia ostatnio je prowadzący.
Na początku XVI w. sądy ziemskie tracił znaczenie na korzyść stale otwartych sądów grodzkich i szlachta dokonywała wpisów transakcji najczęściej w księgach grodzkich. Roki ziemskie natomiast odbywały się 2 razy w roku, a w XVII tylko raz. W połowie XVI w. pojawił się mianowany przez króla regent- urzędnik odpowiedzialny za porządek w kancelarii ziemskiej.
Wielką przeszkodą w regularnej pracy kancelarii grodzkiej były zarazy, które zmuszały do przenoszenia urzędu nieraz na dłuższy czas do jednej z sąsiednich miejscowości. W Kaliszu i grodach centralnej Polski księgi grodzkie i ziemskie pozostawiano w różnych piwnicach, wieżach, klasztorach, aż opiekę nad nimi roztoczyła Rządowa Komisja Sprawiedliwości, działająca w czasach Królestwa Kongresowego.
W Małopolsce i na innych ziemiach w Polsce środkowej władzy starosty podlegał zazwyczaj jeden gród. Kancelarię sądu tworzył tam najczęściej pisarz mianowany przez starostę. Kancelaria grodzka przyjmując wpisy także pomiędzy posiedzeniami sądu zaczęła się usamodzielniać i tak jak w Wielkopolsce nastąpił podział na sąd grodzki, zbierający się co kilka tygodni na sesje dla rozsądzenia spraw dotyczących tzw. Czterech artykułów oraz na urząd grodzki czyli kancelarię przyjmującą stale wnoszone do grodu sprawy.
Personel kancelarii grodzkiej:
Na czele pisarz grodzki (mianowany przez starostę) oraz regent. Personel niższy- pisarczykowie, skrybowie (skrybi). Pomocnicy regenta- SUSCEPTANCI- prowadzili susceptę- przyjmowanie zeznań do ksiąg; INDUCENCI- przepisywanie czystopisów; LEKTANCI- sprawdzanie ekstraktów, zgodność wpisów z treścią księgi; ARTYKANCI- brali udział w procesie wytwarzania dokumentu wychodzącego na zewnątrz; EKSTRADENCI- funkcja lektantów.
Księgi ziemskie i grodzkie
libri civium- księgi zawierające sprawy sporne między mieszczanami i szlachtą, apelacje od sądów mieszczańskich do starosty generalnego. Istniały od 1336r, zachowane dopiero z XVII w.
Układ ksiąg ziemskich wzorowany był na ks. grodzkich.
Do końca XVI wieku prowadzono księgi starościńskie (capitanelia)zawierające wpisy z typowymi ks. inskrypcji, relacji i plenipotencji- wcześniej dotyczące sądów starosty generalnego w sprawach skargowych i karnych. Pod koniec XVI w. wydzielono z nich księgi relacji i ks. inskrypcji.
Księgi inskrypcji w Wlkp.- zawierają akta woli jednostronnej oraz transakcje kredytowe. Od XVII/XVIII w. wpisywano również do nich protokoły i rezygnacje.
Księgi relacji w Wlkp. zawierają zarządzenia władz dotyczące terenów WLKP., zeznania osób urzędowych, przysięgi, inwentarze majątkowe i zapowiedzi procesów.
Księgi sądowe mają początek w XIV w.- często zawierały sprawy publiczne dotyczące wszystkich, Najstarsze są rejestry pozwów - format Dutka.
Zawartość ksiąg ziemskich: wyroki, poświadczenia umów, zaświadczenia sądowe oraz ekstrakty.
- rejestry pozwów, rot, kar i świadków (notowanie faktów dla zapamiętania)
- rejestry transakcji wieczystych
- dekrety sądów ziemskich
księgi spraw niespornych
- rezygnacje, inskrypcje, relacje, i plenipotencje w postaci protokołów
- manifestacje, oblaty, relacje
Najstarsze ks Ziemskie - libri terrestes- zawierające indukta, w które wpisywano wszystkie spr. poruszane na rokach ziemskich (do poł. XVII w.)
Księgi ziemskie zawierają 1 tom juramentów zawierające zeznania podatkowe, o stanie wsi, liczbie domów zamieszkałych i porzuconych.
Zachowane księgi kancelarii ziemskiej pochodzą z lat 1400- 1784.
Prawdopodobnie były dwie księgi wcześniej, jedna zaginęła w czasie wojny.
Najstarsza z zachowanych ksiąg sądownictwa niespornego obejmuje lata 1592- 1740 z przerwami (protokoły), jedyna zachowana ks. czystopisów 1619- 1645.
Urząd grodzki pracował codziennie, sąd zbierał się jedynie na roczkach.
Pierwsza Wlkp. księga starościńska 1448- 1457, lata 1448- 1451 to karty księgi burgrabiego z Gniezna.
Podczas nieobecności starosty w grodzie -Poznaniu- księgi wpisów akt niespornych z wyjątkiem spraw wieczystych prowadził burgrabia- księgi capitanealia- z lat 1468- 1502 zw Burgrabialia.
Księgi prowadzone przez starostę w czasie objazdów:
- capitanealia- akta o charakterze spornym, dekrety, akta woli jednostronnej i transakcje kredytowe przedstawiane przed starostą, osobna dla każdego powiatu.
-liber resignationum- akta spraw wieczystych( sprzedaże i darowizny, nieruchomości, wyderkafy, reformacje, dożywocia), układ chronologiczny.
Najstarsza zachowana ks. wieczysta 1434-1437; prowadzone do 1508 r. Księgi z XVI w. dla pow. poznańskiego i kaliskiego zagineły.
Do połowy XVII w. w kancelarii grodzkiej prowadzono księgi brulionów i czystopisów. W XVI w. prowadzono jedną księgę brudnopisów i 2 czystopisów: księga inskrypcji, relacji i plenipotencji (akta woli jednostronnej, transakcje kredytowe), księga rezygnacji (akta o charakterze wieczystym: Poznań- sprzedaże i darowizny; Kalisz- sprzedaże, darowizny).
Początkowo układ ksiąg jednolity dla wszystkich kancelarii wielkopolskich z czasem różnicuje się w zależności od potrzeb kancelarii- rozp./ koń. ksiąg, dzielenie/łączenie protokołów, podział ksiąg na serie.
Pierwsze zachowane księgi roków urzędu: Kalisz 1552, Poznań 1563. Czystopisy ksiąg roku zachowane w małej ilości z powodu małej staranności prowadzenia i przechowywania ksiąg.