Istota, zasady i metody planowania w przedsiębiorstwie

CZYM JEST PLANOWANIE?

Planowanie - proces definiowania celów oraz określania skutecznych i adekwatnych do przeszłości warunków działania środków ich osiągania

ISTOTA PLANOWANIA.

Na proces planowania składają sie trzy główne grupy czynności:

diagnoza teraźniejszości: gdzie jesteśmy?
projekt i wybór celów: gdzie chcemy być?
projekt i wybór środków działania: jak osiągnąć cele?

ZNACZENIE FUNKCJI PLANOWANIA:

Planowanie stanowi podstawową funkcje kierowniczą, bowiem:

umożliwia płynne przechodzenie od dziś do przyszłości,
dostarcza racjonalnych przesłanek do działań i decyzji kierowniczych,
zwiększa szanse na sukces i zmniejsza ryzyko błędów,
umożliwia radzenie sobie ze złożonością i zmiennością otoczenia,

Potrzeba planowania rośnie wraz ze wzrostem:

złożoności technologii,
stopnia specjalizacji przedsiębiorstwa,
rozmiarów inwestycyjnych,
niepewności.

Rozdźwięk między planami a praktyką działania przedsiębiorstwa powinien być traktowany nie, jako argument przeciw planowaniu (koncepcja "rytualnie tworzonej i kosztownej iluzji"), lecz jako motywacja do doskonalenia procesów planistycznych.

CECHY PROCESU PLANOWANIA

Sformalizowanie.

Planowanie przebiega według wyraźnie określonych, względnie sztywnych zasad i procedur i kończy się sporządzeniem planu lub planów w formie dokumentów. Plany takie zazwyczaj opracowują specjaliści ds. planowania. Planowanie niesformalizowane, to po prostu myślenie o przyszłości. Realizowane jest w sposób przypadkowy i nieuporządkowany.

Zorientowanie na otoczenie.

Wiąże proces planowania z sytuacja w otoczeniu przedsiębiorstwa. Takie podejście stanowi podstawę zarządzania strategicznego - procesu realizowanego w dużych i dobrze zarządzanych przedsiębiorstwach.

Heurystyczność,

…czyli odkrywczość i jednocześnie nie do końca określony charakter:

zmienność otoczenia powoduje, że w procesie planowania wciąż trzeba poszukiwać nowych faktów, relacji między faktami oraz formułować definiować bądź okrywać wciąż nowe warunki sukcesu.

pomimo tego, że istnieją pewne metody planistyczne, to kryteria selekcji informacji i podejmowania decyzji nie zawsze są mierzalne.

Adaptacyjność

Ze względu na dynamikę otoczenia, procesy planowania są realizowane w sposób ciągły. Przedsiębiorstwo funkcjonuje poprzez podejmowanie kolejnych decyzji, działań, ocenę ich rezultatów i dokonywanie korekt.

Plan nie jest gwarantem sukcesu, lecz koncepcją przyszłych działań. Koncepcja ta jest weryfikowana w sposób ciągły, poprzez powiązanie planowania z procesami kontroli.

Złożoność i kosztowność

Złożoność, pracochłonność i kosztowność planowania wynika wprost ze złożoności otoczenia. Badanie i prognozowanie dużej liczby wzajemnie powiązanych zjawisk jest skomplikowane i kosztowne. Natomiast nadmierne upraszczanie procesu planowania, prowadzi do niskiej użyteczności bądź bezużyteczności jego efektów.

SYSTEM PLANÓW

Strategiczne

Plany strategiczne zakreślają ogólne ramy zasadniczych decyzji i działań przedsiębiorstwa.

Plany strategiczne przedsiębiorstwa:

jakimi rodzajami działalności przedsiębiorstwo powinno się zajmować?
jak rozdzielić zasoby pomiędzy poszczególne rodzaje działalności?

Plany strategiczne jednostek:

Plany strategiczne obejmujące strategię jednostek, określają sposoby działania danych jednostek w obrębie rynku.

Plany strategiczne funkcjonalne:

Plany strategiczne wyznaczające strategie funkcjonalne stanowią ramy zarządzania głównymi funkcjami przedsiębiorstwa, jak np. finanse, marketing, produkcja, itp.

Plany operatywne

Plany operatywne są, w przeciwieństwie do planów strategicznych, bardziej szczegółowe i mają postać decyzji określających konkretne ilości i wartości. Wyznaczają te działania, które muszą być podejmowane na bieżąco, aby skuteczne realizować plany strategiczne. Są to plany:

Rzeczowe - Operatywne plany rzeczowe opisują przyszłe działania w obszarze realnych procesów, takich jak: zaopatrzenie, zatrudnienie, produkcja, sprzedaż, itp.
Finansowe - Operatywne plany finansowe odzwierciedlają konsekwencje finansowe (płynność, rentowność) wynikające z realizacji planowanych procesów realnych.
Budżety - Budżety (preliminarze finansowe) są wynikiem przetworzenia operatywnych planów finansowych na konkretne zadania dla określonych planów i komórek organizacyjnych. Zadania te wiążą się z kształtowaniem kosztów, wydatków, przychodów i zysków. (występuje tylko w przedsiębiorstwach stosujących budżetowanie)

Trwale obowiązujące

Plany trwale obowiązujące określają znormalizowane, względnie stałe sposoby postępowania w powtarzających się i przewidywalnych sytuacjach:

Wytyczne polityki

Wytyczne polityki określają ogólne zasady postępowania pracowników w pewnych sytuacjach, np. zachowanie pracowników produkcji, zasady obsługi klienta, zasady ubioru pracowników, zasady BHP.

Procedury

Procedura - szczegółowa instrukcja określająca sposób wykonania danej czynności (np. procedura rozpatrywania reklamacji).

Reguły (normy)

Zakazy bądź nakazy określające, co robić należy, a czego robić nie wolno.

Biznesplany

Biznesplan jest szczególnym rodzajem planu przedsiębiorstwa lub przedsięwzięcia gospodarczego, który stanowi zbiór szczegółowych prognoz, planów i analiz całościowo opisujących przedsiębiorstwo lub konkretne przedsięwzięcie.

Biznesplan obejmuje istotę działalności, uwarunkowania zewnętrzne i wewnętrzne, cele, i strategia, zasoby finansowe, rzeczowe i osobowe, spodziewane efekty i czynniki ryzyka. Horyzont czasu biznesplanu to zazwyczaj 2 do 5 lat.

Biznes plan różni się od innych planów sporządzanych w przedsiębiorstwie tym, że:

Zawiera zarówno strategiczne decyzje planistyczne, jak i decyzje operatywne; ma, zatem cechy zarówno planu strategicznego, jak i operatywnego,
Na jego treść składa się nie tylko opis celów i środków ich realizacji, lecz także szczegółowe uzasadnienie podjętych decyzji planistycznych,
Jest opracowywany nie tylko dla potrzeb wewnętrznych, lecz także jest
Przedstawiany potencjalnym inwestorom i/lub kredytodawcom po to, aby
Pozyskać kredyty lub kapitały własne niezbędne do finansowania działalności przedsiębiorstwa,
Ma postać dokumentu o standardowym układzie (zwłaszcza wtedy, gdy ma być przedstawiony inwestorowi lub bankowi).

Organizacja planowania w przedsiębiorstwie

Etapy procedury sporządzania i realizacji planów

1. Ustalanie celów.

2. Ocena sytuacji.

3. Ustalanie procedury.

4. Sprawdzenie wykonalności planu i kosztów jego realizacji.

5. Wdrażanie planu.

Powiązanie procesów planowania z hierarchią organizacyjną

Poziom hierarchii organizacyjnej	Główne zadania planistyczne
zarząd, rada nadzorcza	plany strategiczne
kierownicy średniego szczebla	plany i cele do realizacji przez poszczególne jednostki organizacyjne
kierownicy niższego szczebla	konkretne cele i zadania do realizacji w ustalonych terminach

Czynniki wpływające na skuteczność planowania

Zasady skutecznego planowania:

Misja i cele firmy musza być jasno sformułowane i znane kierownictwu i pracownikom.

Planowanie musi się zaczynać na najwyższym szczeblu struktury - zarząd dynamizuje i koordynuje procesy planistyczne.
W przedsiębiorstwie musi funkcjonować sprawny system informacyjny, zapewniający prawdziwe, aktualne i istotne informacje o sytuacji przedsiębiorstwa i jego otoczeniu.
W większych firmach planowanie musi być procesem zorganizowanym i sformalizowanym.
Planowanie musi być procesem ciągłym.
Plany muszą odznaczać się elastycznością, tak, aby przedsiębiorstwo mogło szybko reagować na niekorzystne zmiany i nowe możliwości.