I. Temat.

Projekt realizacji prac związanych z kompleksową obsługą uczestniczek sympozjum w hotelu Krakus*** w Krakowie w terminie od 10.07.2008 r. do 12.07.2008 r. Sporządzenie dokumentów związanych z przyjęciem zamówienia, zameldowaniem i rozliczeniem pobytu gości oraz sprzedażą usług hotelarskich z uwzględnieniem rodzaju usług i zamówienia.

II. Założenia, czyli dane niezbędne do rozwiązania zadania, wynikające z treści zadania oraz załączonej dokumentacji.

1) Dane identyfikacyjne hotelu:

Hotel KRAKUS***

ul. Stroma 15

31-052 Kraków

tel. [phone] fax [phone]

NIP 124-453-56-79 Regon 367489123

Nr konta BP Kraków - 11 3440 0000 0056 7891 8700 5430

2) Dane identyfikacyjne gości:

* Zofia Krawczyk * Razem 6 osób (kobiety)

ul. Kwiatowa 8 5 z nich narodowości polskiej,

00-450 Warszawa 1 z nich (Elizabeth Smith)

ur. 12.04.1951 r. Wrocław narodowości brytyjskiej.

Imiona rodziców: Grzegorz, Julia

Dowód osobisty: AIA 246745

* lista uczestników sympozjum: Nr pokoju:

- Zofia Krawczyk - Redaktor Naczelna Elegancka Kobieta. 302

- Anna Nowak - Redaktor Naczelna Dom Kobiety. 206

- Jadwiga Kowalska - Redaktor Naczelna Modna Odzież. 206

- Jolanta Przybylska - Redaktor Naczelna Twój Wiek. 207

- Aneta Motak - Redaktor Naczelna Zdrowie i Uroda Kobiet. 207

- Elizabeth Smith - Redaktor Naczelna Miss. 104

3) Dane identyfikacyjne płatnika:

Redakcja Miesięcznika

Elegancka Kobieta

ul. Kwiatowa 5

00-250 Warszawa

tel. [phone]

NIP 100-832-22-75

Regon 756325123

4) Termin pobytu: od 10.07.2008 r. do 12.07.2008 r. (3 doby)

5) Rodzaje pokojów:

Apartament - 2 doby x 470 PLN = 940 PLN

1 SGL - 2 doby x 310 PLN = 620 PLN

2 DBL - 2 x 2 doby x 390 PLN = 1560 PLN

Razem: 3120 PLN

6) Usługi gastronomiczne:

OBIADY - 6 osób x 3 razy x 30 PLN = 540 PLN

KOLACJE - 6 osób x 2 razy x 15 PLN = 180 PLN

Razem: 720 PLN

7) Usługi dodatkowe:

* Basen - bezpłatnie dla gości hotelowych,

* Sauna - bezpłatnie dla gości hotelowych,

* Masaż całkowity ciała - 6 razy x 80 PLN = 480 PLN

* Przerwa kawowa - 2 razy x 6 osób x 9 PLN = 108 PLN

* Sala konferencyjna mała wyposażona zgodnie z życzeniem gości - 6h x 30 PLN = 180 PLN

* Bilety do Teatru Starego na spektakl (I sektor) - 6 razy x 35 PLN = 210 PLN

Razem: 978 PLN

Pani Anna Nowak i Jadwiga Kowalska (indywidualnie): Masaż częściowy ciała - 25 PLN

2 razy x 25 PLN = 50 PLN

8) Potwierdzenie rezerwacji.

9) Kosztorys.

10) Pozostawienie w apartamencie listu powitalnego dla gościa z zagranicy w jego języku ojczystym.

11) Forma płatności:

- zaliczka (50% kosztorysu),

- przelew (w terminie 14 dni po otrzymaniu faktury VAT, którą odbierze po zakończeniu sympozjum

redaktor naczelna miesięcznika pani Zofia Krawczyk).

III. Wykaz działań hotelu związanych z kompleksową obsługą uczestniczek sympozjum.

1) Procedura związana z przyjęciem zamówienia:

- sprawdzenie czy istnieje możliwość zakwaterowania uczestniczek sympozjum,

- naniesienie na grafik rezerwacji pokojów,

- rezerwacja miejsc w restauracji (10.07.08r. - nakrycie jednego stołu dla wszystkich pań),

- rezerwacja usług dodatkowych (basen, sauna, masaż całkowity ciała),

- rezerwacja sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą,

- rezerwacja biletów do Teatru Starego na spektakl (w I sektorze),

- wpisanie danych do karty rezerwacji,

- pisemne potwierdzenie rezerwacji,

- przygotowanie i przesłanie kosztorysu,

- przygotowanie listu powitalnego dla gościa z zagranicy.

2) Procedura przyjęcia uczestniczek sympozjum do hotelu. (check in)

3) Czynności związane z pobytem w hotelu:

- codzienne czynności służby piętrowej,

- przekazywanie informacji,

- przekazywanie korespondencji,

- spełnianie życzeń gości,

- realizowanie usług dodatkowych,

- gromadzenie rachunków gości.

4) Procedura wymeldowania uczestniczek sympozjum z hotelu. (check out)

5) Rozliczenie pobytu uczestniczek sympozjum:

- ustalenie zakresu płatnych usług z jakich goście korzystali podczas pobytu,

- ustalenie płatności za indywidualne usługi, z których korzystali goście,

- odebranie kluczy,

- odebranie należności za indywidualne usługi,

- wystawienie i wręczenie oryginału faktury VAT Pani Zofii Krawczyk.

IV. Procedura przyjęcia do hotelu i zameldowania oraz procedura wymeldowania uczestniczek

sympozjum.

1) Procedura przyjęcia do hotelu i zameldowania uczestniczek sympozjum:

a) Powitanie gości:

- witamy się na stojąco,

- pierwsi mówimy: „dzień dobry”,

- używamy zwrotów grzecznościowych.

b) Zapytanie czy była dokonana rezerwacja.

c) Zapytanie kto dokonał rezerwacji.

d) Zapytanie o nazwisko gościa.

e) Sprawdzenie rezerwacji w grafiku.

f) Zameldowanie:

- prosimy o wypełnienie lub sami wypełniamy kartę meldunkową,

- prosimy o dokument tożsamości ze zdjęciem i sprawdzamy zgodność danych,

- oddajemy dokument tożsamości,

- wpisujemy dane gościa do karty meldunkowej.

g) Wydanie kluczy i karty pobytu, którą możemy przygotować wcześniej.

h) Przekazanie informacji o gastronomii i innych usługach hotelu.

i) Wskazanie drogi do pokoju.

j) Życzenie miłego pobytu.

k) Otwarcie rachunku gościa.

2) Procedura wymeldowania uczestniczek sympozjum:

a) Powiadomienie służby pięter o godzinie wyjazdu gości.

b) Powitanie gości.

c) Zapytanie gości czy jest zadowolony z pobytu.

d) Ustalenie zakresu usług objętych zamówieniem.

e) Sprawdzenie czy goście korzystali z usług dodatkowych, które nie były ujęte w zamówieniu.

f) Odebranie kluczy.

g) Pożegnanie uczestniczek sympozjum:

- spełniamy ewentualne życzenia gości,

- dziękujemy za skorzystanie z usług w hotelu,

- zapraszamy do ponownego skorzystania z usług,

- przekazanie ulotek i reklam o hotelu.

h) Wystawienie faktury VAT.

i) Pomoc w odniesieniu bagaży.

V. Komplet dokumentów związanych z przyjęciem zamówienia gości.

1) Zamówienie na usługi hotelarskie złożone przez redakcję miesięcznika Elegancka kobieta. (Zał. 1)

2) Lista uczestników sympozjum. (Zał. 2)

3) Grafik rezerwacji hotelu. (Zał. A)

4) Oferta hotelu Krakus. (Zał. 3)

5) Potwierdzenie rezerwacji dla redakcji miesięcznika Elegancka kobieta.

6) Kosztorys sympozjum. (Zał. C)

7) Karta rezerwacji pobytu grupy w Hotelu Krakus. (Zał. B)

8) Karta meldunkowa. (Zał. E)

Ad.5 Potwierdzenie rezerwacji

Kraków, 22.03.2008 r.

Hotel KRAKUS***

ul. Stroma 15

31-052 Kraków

tel. [phone]

NIP 124-453-56-79

Regon 367489123

Redakcja Miesięcznika

Elegancka Kobieta

ul. Kwiatowa 5

00-250 Warszawa

Potwierdzamy rezerwację apartamentu (470 zł/dobę), pokoju 1-osobowego (310 zł/dobę), dwóch pokoi 2-osobowych (390 zł/dobę) w terminie 10.07. do 12.07.2008 r.

Ponadto zarezerwowaliśmy salę konferencyjną wyposażoną zgodnie z Państwa życzeniem. Oferujemy przy tym podawanie kawy lub herbaty z dodatkami.

Dokonaliśmy rezerwacji usług dodatkowych (basen, sauna, masaż całkowity ciała oraz rezerwacja biletów do Teatru Starego na spektakl w pierwszym sektorze). W załączniku przesyłamy kosztorys pobytu uczestniczek sympozjum. W przypadku akceptacji kosztorysu prosimy o wpłacenie zaliczki w wysokości 50% wartości kosztorysowej do dnia 03.04.2008 r.

Będzie nam miło Państwa gościć. Serdecznie zapraszamy i życzymy udanego pobytu.

Z poważaniem

Recepcjonista

...............................................

Załącznik:

1) Wstępny kosztorys.

VI. Komplet dokumentów związanych z zameldowaniem Pani Zofii Krawczyk oraz list

powitalny skierowany do gościa zagranicznego.

1) Karta pobytu. (Zał. D)

2) Księga meldunkowa. (Zał. F)

3) Karta meldunkowa. (Zał. E)

4) List powitalny dla Pani Elizabeth Smith (w języku angielskim).

Cracow, 10.07.2008

Hotel KRAKUS***

ul. Stroma 15

31-052 Kraków

Dear Ms Elizabeth Smith

Editor of „Miss” magazine,

We are greatly honoured to welcome you to the „Krakus” Hotel in Cracow.

We would like to assure you that we will do our best to make your stay with us a most memorable experience.

We wish to invite you to use the great variety of additional facilities. At your disposal there is a swimming pool, a jacuzzi, a sauna and a gym. Our guests may have a complete or partial body massage.

We strongly recommend the hotel restaurant which serves tasty dishes from a range of world cuisines. The hotel has two coffe shops and a aperitif bar.

We hope we will come up to your expectations.

We wish you a pleasurable stay in our hotel.

Yours sincerely,

Director of the „Krakus” Hotel

..................................................

VII. Komplet dokumentów związanych z rozliczeniem pobytu uczestniczek sympozjum oraz sprzedażą usług hotelarskich z uwzględnieniem rodzaju usług i zamówienia.

1) Zestawienie usług noclegowych:

Apartament - 2 doby x 470 PLN = 940 PLN

1 SGL - 2 doby x 310 PLN = 620 PLN

2 DBL - 2 x 2 doby x 390 PLN = 1560 PLN

Razem: 3120 PLN

2) Zestawienie usług gastronomicznych:

OBIADY - 6 osób x 3 razy x 30 PLN = 540 PLN

KOLACJE - 6 osób x 2 razy x 15 PLN = 180 PLN

Razem: 720 PLN

3) Usługi dodatkowe:

Masaż całkowity ciała - 6 razy x 80 PLN = 480 PLN

4) Obsługa konferencji:

Przerwa kawowa - 2 razy x 6 osób x 9 PLN = 108 PLN

Sala konferencyjna mała wyposażona zgodnie

z życzeniem gości - 6h x 30 PLN = 180 PLN

Razem: 288 PLN

5) Bilety do Teatru Starego na spektakl (I sektor)

- 6 razy x 35 PLN = 210 PLN

OGÓŁEM: 4818 PLN

Zaliczka 50% kosztorysu: 2409 PLN

6) Faktura VAT (Zał. G)