Organizacja dokumentacji

księgowej

Organizacja dokumentacji księgowej obejmuje

przede wszystkim opracowanie zasad wystawiania

(emisji), kontroli, obiegu i przechowywania

dokumentów

Lp.

Czynności

Wymagania organizacyjne

1.

Wystawienie

dokumentów
(lub ich wpływ z
zewnątrz)

Kto, na jakiej podstawie i w ilu egzemplarzach

wystawia dokument

2.

Otrzymanie dokumentu

Kto i w jakim celi otrzymuje poszczególne

egzemplarze dokumentu

3.

Kontrola wstępna

Kto wstępnie kontroluje i zatwierdza wykonanie

zawartej w nim dyspozycji

4.

Ewidencja dowodu

księgowego

Kto i na jakiej podstawie księguje określoną

operacje gospodarczą

5.

Kontrola dokumentu i

operacji
gospodarczej

Kto i na jakiej podstawie kontroluje efektywność i

celowość

operacji

gospodarczej

oraz

przeprowadza

kontrolę

merytoryczną,

formalną i rachunkową dowodu księgowego

6.

Archiwizowanie

dokumentów
księgowych

Kto i w jaki sposób, gdzie i jak długo przechowuje

dokumenty księgowe

Podstawę zapisów w księgach

rachunkowych stanowią dowody
księgowe stwierdzające dokonanie
operacji gospodarczej. Każdy dowód
powinien zawierać co najmniej (art.
21 ust. 1):

1) określenie rodzaju dowodu (np.

kasowy, bankowy, obrotu
materiałowego) i jego numeru
identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy)

dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość , jeżeli to możliwe,

określoną tak że w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód zosta ł

sporządzony pod inną datą – także datę

sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której

wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania

dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych

przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia

dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),

podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowody księgowe

• Pojęcie

dokument księgowy

jest

znacznie szersze od pojęcia

dowód

księgowy

. Dokumenty księgowe

odzwierciedlają treść zdarzeń

gospodarczych natomiast dowody

księgowe – operacji gospodarczych.

Tak więc nie każdy dokument

księgowy jest dowodem księgowym,

natomiast każdy dowód księgowy jest

dokumentem księgowym.

Dowody księgowe

• Dowody księgowe należy sporządzać w języku polskim.

Jeżeli jednostka dokonuje transakcji z kontrahentem

zagranicznym, wówczas dowód może być sporządzony w

języku obcym. W takiej sytuacji wartość transakcji należy

przeliczyć i podać wartość w polskich złotych według kursu

walut w dniu dokonania operacji gospodarczej zgodnie z

zasadami podanymi w ustawie o podatku dochodowym.

• Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z

rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą

dokumentują, kompletne, oraz wolne od błędów rachunkowych.

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych

wymazywania i przeróbek.

• Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych

można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi

odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze

stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią

inaczej.

• Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez

skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności

skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty

poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile

odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać

pojedynczych liter lub cyfr.

Dowody księgowe

Przed dokonaniem ewidencji należy sprawdzić czy

dowody księgowe są poprawne pod względem

merytorycznym, formalnym i rachunkowym

.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w

sposób trwały, bez pozostawiania miejsc

pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany, przy

czym każdy zapis księgowy powinien zawierać co

najmniej:

1) datę dokonania operacji gospodarczej,
2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu

księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego

datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,

3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym

że należy posiadać pisemne objaśnienia treści

skrótów lub kodów,

4) kwotę i datę zapisu,
5) oznaczenie kont, których dotyczy.

Dowody księgowe

• Rzetelność

dowodu oznacza, iż powinien on

być zgodny z rzeczywistym przebiegiem

operacji gospodarczej, którą dokumentuje, a

więc powinien dokumentować zdarzenie,

które istotnie miało miejsce w jednostce.

• Kompletność

dowodu oznacza, że dowód

powinien zawierać co najmniej dane

określone w art. 21 ustawy o rachunkowości.

• Bezbłędność

rachunkowa oznacza, iż każdy

dowód powinien być wolny od błędów

rachunkowych

Dowody księgowe

Poza wymienionymi podstawowymi cechami ważne są również

inne cechy dowodów, nie wymienione bezpośrednio w

ustawie o rachunkowości, aczkolwiek ukształtowane przez

praktykę księgową i normy prawne innych ustaw

(podatkowych). Należy mieć na uwadze przede wszystkim:

• chronologiczność

wystawianych kolejno dowodów tego

samego rodzaju oraz systematyczność i ciągłość

numerowania od początku roku,

• jednolitość

dokumentowania operacji gospodarczych lub

finansowych, przejawiająca się tym, iż na jednym dowodzie

księgowym można dokumentować tylko operacje tego

samego rodzaju,

• trwałość zapisu na dowodzie

(dokonywanie zapisów w

sposób uniemożliwiający zanik treści z upływem czasu),

• podmiotowość dowodu księgowego

, oznaczająca, iż

każdy dowód powinien zawierać dane o podmiocie lub

podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub

finansowej,

• łatwość identyfikacji dowodu księgowego

,

przejawiająca się poprzez ustalenie w jednostce wzorów

dowodów i ich symboliki identyfikacyjnej.

Dowody księgowe

Każdy dowód księgowy powinien być poprawny

pod względem

formalnym, merytorycznym

i rachunkowym.

• Poprawność formalna oznacza zgodność z

obowiązującymi przepisami (legalność) prawa.

• Poprawność merytoryczna to prawidłowość

wystawienia dowodu i zawartej treści według
zasad i metodologii zawodowej, zgodnie z
normami i klasyfikacjami.

• Poprawność rachunkowa oznacza

prawidłowość zawartych w dowodzie obliczeń
rachunkowych.

Dowody księgowe

• W zależności od tego, kto jest wystawcą dowodu wyróżnia się:
-

dowody własne,

- dowody obce

.

• Dowody własne - wystawiane są przez własne komórki

organizacyjne i mogą być przeznaczone dla własnych potrzeb

(dowody wewnętrzne) lub dla kontrahentów (dowody

zewnętrzne), natomiast dowody obce wystawiane są przez

inne podmioty.

• Z punktu widzenia podstawy sporządzania dowodu wyróżnia

się:

-

dowody pierwotne (źródłowe),

- dowody wtórne.

• Dowody pierwotne - zwane źródłowymi - po raz pierwszy

dokumentują określone operacje gospodarcze, wystawiane są

więc w wyniku bezpośred niego ich pomiaru i obserwacji.

• Dowody wtórne- sporządzane są na podstawie dowodów

źródłowych lub danych księgowych. Najczęściej wystawianym

dowodem księgowym w przypadku braku dowodu źródłowego

jest dowód wewnętrzny PK — polecenie księgowania;

występuje on np. przy dokonywaniu przeniesień z konta na

konto, poprawianiu błędów.

Kryteria podziału

Rodzaje

Charakterystyki

Jednostka

wystawiająca

własne

wystawiane przez jednostkę dokonującą

księgowań

na

podstawie

tych

dokumentów

obce

Wystawiane

przez

inny

podmiot

gospodarczy

(kontrahentów)

np.:

banki, ZUS. US

Przeznaczenie

zewnętrzne

Wystawione

z

przeznaczeniem

dla

innych jednostek np.: faktury, noty

korygujące, czeki, weksle

wewnętrzne

Wystawiane przez jednostkę na własne

potrzeby

np.:

karty

pracy,

rozdzielniki kosztów

dyspozycyjne

Zawierające

polecenie

dokonania

operacji

gospodarczej

albo

wykonania zapisu nie wyrażającego

faktu

dokonania

operacji

gospodarczej

Wykonawcze

(potwierdzając

e)

Zawierające informacje o przebiegu lub

skutku dokonanej operacji

Kombinowane
(dyspozycyjno

–

wykonawcz

e)

Dokumenty

w

pewnym

okresie

dyspozycyjne,

a

następnie

wykonawcze np.: kwit rozchodowy

materiałów, asygnata kasowa

Podstawa

sporządzenia

Źródłowe

(pierwotne)

Pierwotne sporządzane na podstawie

operacji gospodarczych np.: KP. KW

wtórne

Wystawiane n podstawie dokumentów

pierwotnych lub danych księgowości
np.: raport kasowy

Obowiązek

księgowania

podlegające

księgowaniu

Ujmowane w księgach rachunkowych

np.: faktura, wyciąg bankowy

niepodlegające

księgowaniu

Np.: faktura pro forma, zamówienie

dostawy

Chronologia

wystawiania

przed

dokonaniem

operacji
gospodarczej

Zamówienia, umowy zlecenia, kart pracy

w trakcie

operacji
gospodarcze
j

Dokumenty obrotu materiałowego: Pz,

Rw, Wz, protokoły reklamacji

po operacji
gospodarczej

Np.: karty zarobkowe, arkusze wyceny

zapasów

Postać (układ)

pojedyncze

Dotyczą jednej operacji gospodarczej

zbiorcze

Dotyczą kilku operacji jednego rodzaju

Rodzaj
dokumentowanych
operacji

gospodarczych

Obrót zapasami

Rw, Pz, Mm, Zw, faktury

Środki

pieniężne

Bankowe (bezgotówkowe) np.: plecenie

przelewu, wyciąg bankowy i kasowe
(gotówkowe) np.: KP, KW, czeki
gotówkowe

Zakupu i

sprzedaży

Faktury VAT

Płacowe i

rozliczeń z
pracownika
mi

List płac, listy zaliczek, listy obecności

Obrót środkami

trwałymi

OT, LT, protokół przejęcia

rozrachunki

Faktury, rachunki, noty

Dowody księgowe

Dowody księgowe z punktu widzenia rodzaju operacji, której

dotyczą, można podzielić na następujące grupy:

- dowody operacji pieniężnych - kasowe i bankowe,
- dowody stanu i ruchu zapasów oraz zakupu i sprzedaży,
- dowody stanu i ruchu składników majątku trwałego,
- dowody płacowe i rozliczeń z pracownikami.

Do dowodów operacji pieniężnych zalicza się:

- dowód wpłaty KP,
- dowód wypłaty KW,
- raport kasowy RK,
- wniosek o zaliczkę,
- rozliczenie zaliczki,
- czek,
- rachunek z wyjazdu służbowego,
- bankowy dowód wpłaty.

Dowody księgowe

• Dowód wpłaty KP

— potwierdza dokonanie wpłaty gotówki do kasy za sprzedane

wyroby, towary, materiały, z tytułu różnych opłat oraz zwrot zaliczki. Dowód ten

należy sporządzić w trzech egzemplarzach, gdzie oryginał stanowi podstawę

ewidencji w raporcie kasowym i jest załączany do raportu. Jedną kopię otrzymuje

wpłacający, druga pozostaje w bloczku. Druki dowo dów KP są dowodami ścisłego

zarachowania i podlegają szczególnej ochronie.

• Dowód KW

— potwierdza dokonanie wypłaty gotówki z kasy, w szcze gólności

wypłaty z tytułu rozliczenia zaliczki, wypłaty wynagrodzenia podjęte go po terminie,

wypłaty, które nie mogą być potwierdzone innymi dowodami. Dowód podlega również

ścisłemu zarachowaniu i wystawia się go w dwóch egzemplarzach, z których jeden

(oryginał) stanowi załącznik do raportu kaso wego, kopia pozostaje w bloczku.

• Raport kasowy

— jest dokumentem służącym do ewidencji wszystkich dowodów

kasowych wystawianych w danym dniu lub w ciągu kilku dni w porządku

chronologicznym i zgodnie z numeracją dowodów. Sporządza się go w dwóch

egzemplarzach, oryginał przekazywany jest do księgowości, kopia pozostaje w kasie.

• Wniosek o zaliczkę

— umożliwia pobranie gotówki z przeznaczeniem na zakupy

gotówkowe; rozliczenie zaliczki jest dowodem, na podstawie którego dokonuje się

wypłaty lub przyjmuje niewykorzystaną kwotę zaliczki.

• Rozliczenie zaliczki podróży służbowej

— polecenia służbowego wyjazdu, służy do

udokumentowania polecenia wyjazdu oraz rozliczenia kosztów podróży służbowej. Na

podstawie tego dowodu dokonuje się również wypłaty zaliczek na poczet kosztów

podróży służbowej.

• Czek

stanowi polecenie dla banku wypłaty określonej kwoty w gotówce (gotówkowy)

lub jako rozrachunkowy jest podstawą rozliczeń z kontrahentami.

• Bankowy dowód wpłaty

- dokumentuje wpłaty gotówki na rachunek bankowy,

najczęściej pochodzącej z kasy jednostki gospodarczej.

• Wyciąg bankowy WB

- stanowi potwierdzenie wpłaty bądź wypłaty środków

pieniężnych z rachunku bankowego.

Dowody księgowe:

dowody stanu i

ruchu zapasów oraz zakupu i

sprzedaży

Dowodami stanu i zmiany w stanie zapasów są:

- przyjęcie materiałów Pz,
- przesunięcia międzymagazynowe Mm,
- rozchód wewnętrzny Rw,
- zwrot materiałów Zw,
- przyjęcie wyrobów Pw,
- wydanie materiałów i wyrobów na zewnątrz Wz.

• Dowód Pz

- jest dokumentem przyjęcia do jednego magazynu

materiałów otrzymanych od dostawcy i jest podstawą ewidencji

w kartotekach i na kontach zapasowych.

• Przesunięcie materiałów Mm

- służy do udokumentowania

operacji przesunięcia materiałów między dwoma magazynami.

• Dowód Rw

- jest poleceniem i potwierdzeniem wydania

materiałów do zużycia (do produkcji lub dla komórek

administracyjnych).

• Dowód Zw

- jest poleceniem zwrotu z produkcji i przyjęcia do

magazy nu zbędnych materiałów, które wcześniej pobrano z

magazynu na podstawie dowodu Rw.

• Dowód Wz

- jest poleceniem i potwierdzeniem wydania i

otrzymania przez odbiorcę wyrobów gotowych i materiałów.

Dowody księgowe

• Dowodami zakupu i sprzedaży

są:

- rachunki,
- faktura VAT,
- faktury korygujące VAT,
- rachunki korygujące VAT sporządzone

zgodnie z przepisami

Dowody księgowe:

dowody stanu i

ruchu składników majątku

trwałego

Do dowodów związanych z majątkiem trwałym zalicza się

- przyjęcie środka trwałego - OT.

- nieodpłatne przekazanie środka trwałego — PT,

- likwidacja środka trwałego — LT,

• Dowód OT

— służy do stwierdzenia przyjęcia środka

trwałego do użytkowania i jest wystawiany w dniu

faktycznego przyjęcia składnika majątku do eksploatacji.

• Nieodpłatne przekazanie środka trwałego - innej

jednostce; po pozytywnej uchwale upoważnionego organu

powinno być udokumentowane protokołem zdawczo-

odbiorczym

PT

.

• Potwierdzeniem likwidacji bądź sprzedaży środka trwałego

jest -

dowód LT

, dowód ten jest podstawą do wycofania z

ewidencji takiego składnika.

• Dowodami zakupu i sprzedaży środków trwałych są

faktury VAT i rachunki oraz dokumenty korygujące

.

Dowody księgowe -

archiwizacja

• Dokumentacja księgowa każdej jednostki

gospodarczej podlega archiwizacji. Jest to proces

niezbędny, wynikający zarówno z obowiązujących

regulacji prawnych, jak i z potrzeb samej jednostki.

Pełni rolę dowodową, dlatego sposoby

archiwizowania nie mogą być dowolne. Poniżej

przedstawione zostaną zasady archiwizacji

dokumentów oraz wymogi dotyczące prowadzenia

archiwum zakładowego.

• Przechowywanie zbiorów dokumentacji księgowej

powinno być zorganizowane tak, by w razie potrzeby

można było określić: kto i w jaki sposób, gdzie i jak

długo przechowuje dokumenty księgowe oraz szybko

odnaleźć odpowiednie dokumenty.

• Celem archiwizowania zbiorów informacyjnych

rachunkowości jest zapewnienie

sprawdzalności ksiąg rachunkowych

Ochrona danych

• Art. 71 UoR

• Księgi rachunkowe, dowody księgowe,

dokumenty inwentaryzacyjne i

sprawozdania finansowe, należy

przechowywać w należyty sposób i

chronić przed niedozwolonymi

zmianami, nieupoważnionym

rozpowszechnianiem, uszkodzeniem

lub zniszczeniem.

Znowelizowana ustawa o rachunkowości w

art. 74

podaje, że dla

większości dowodów księgowych okres przechowywania wynosi

5 lat. Każda jednostka przechowuje dokumenty zgodnie z

przyjętymi zasadami archiwizowania. Dla wszystkich

dokumentów zostały opracowane kategorie archiwalne

pozwalające na ich pogrupowanie ze względu na rodzaj i czas

przechowywania. W tym celu wyodrębniono kategorie

archiwalne, określone następującymi symbolami:

• A

– oznacza się dokumenty archiwalne mające trwałą wartość

historyczną, które po 25 latach przechowywania w firmie przekazywane

są do archiwum państwowego w którym przechowywane są tam

wieczyście,

• B

– oznacza się materiały niearchiwalne posiadające czasowe znaczenie

praktyczne, które podlegają brakowaniu po upływie określonego okresu

przechowywania, a dzielą się na następujące kategorie:

 B i cyframi arabskimi

- określającymi liczbę lat przechowywania –

oznacza się dokumenty mające czasowo znaczenie praktyczne, które po

upływie okresu ich przechowywania przekazywane są na makulaturę.

 Bc

– oznacza się dokumenty manipulacyjne mające krótkotrwałe

znaczenie praktyczne, które po wykorzystaniu przekazuje się do

zniszczenia. Przechowywane są do końca roku kalendarzowego w

którym powstały, a następnie są niszczone.

 BE i cyframi arabskimi

– oznacza się dokumenty, które po

określonym czasie przechowywania, podlegają ekspertyzie, którą

przeprowadzają archiwa państwowe w celu dokonania ich dalszej

(ostatecznej) kwalifikacji.

Przepisy prawne dotyczące postępowania z

dokumentacją

• USTAWA z dnia 14 lipca 1983 r., o narodowym zasobie

archiwalnym i archiwach. (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r., Nr 97,

poz. 673 )

• ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY z dnia 16

września 2002 r., w sprawie postępowania z

dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i

kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania

materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

(Dz.U.02.167.1375 z dn. 9 października 2002 r.)

• ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I

ADMINISTRACJI z dnia 30 października 2006 r. w sprawie

niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych -

Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517

• ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I

ADMINISTRACJI z dnia 30 października 2006 r. w sprawie

szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami

elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518

• ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z

18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji

kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt

oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu

działania archiwów zakładowych (DzU. 2011.  Nr 14,

poz. 67).

Rodzaj dokumentu

Kategoria

archiwalna

Spisy zdawczo – odbiorcze materiałów archiwalnych

przekazanych do archiwum państwowego

A

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe

A

Opłaty pocztowe

B–3

Ewidencja akt osobowych

B–50

Umowy o zakazie konkurencji

B–5

Umowy o dzieło; umowy zlecenia

B–5

List obecności pracowników

B–3

Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego

B–3

Zasiłki chorobowe

B–5

Wnioski o emerytury

B–3

Wypadki przy pracy

B–10

Inwentaryzacja

B–5

Plan kont

A

Księgi rachunkowe

B–5

Deklaracje i rozliczenie podatku VAT

B–5

Oświadczenia upoważniające do otrzymywania

faktur VAT bez podpisu odbiorcy

B–5

Listy płac

B–50

Karty wynagrodzeń

B–50

Listy premii i nagród

B–50

Zaświadczenia o wysokości zarobków

B–3

Rozliczenie delegacji służbowych

B–5

Rozliczenie

podatku

dochodowego

od

osób

fizycznych

B–5

Ustalenie i odprowadzenie składek ubezpieczenia

społecznego pracowników

B–5

Raporty i dowody kasowe

B–5

Dowody księgowe

• W sytuacji gdy jednostki zakończyły swą działalność

w związku z połączeniem z inną jednostką lub

przekształceniem formy prawnej, obowiązek

przechowywania zbiorów spoczywa na jednostce

kontynuującej działalność. W przypadku jednostek

zlikwidowanych zbiory przechowuje wyznaczona

osoba lub jednostka, z tym, że o miejscu

przechowywania kierownik jednostki, jej likwidator

lub syndyk masy upadłościowej musi powiadomić

właściwy urząd skarbowy oraz sąd lub inny organ

prowadzący rejestr lub ewidencję działalności

gospodarczej. Wymagania co do przechowywania

zbiorów jednostek przekształconych lub

zlikwidowanych są identyczne, jak w przypadku

jednostek kontynuujących działalność.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy

użyciu komputera ochrona danych polega

na:

• stosowaniu odpornych na zagrożenia

nośników danych,

• systematycznym tworzeniu rezerwowych

kopii zbiorów danych zapisanych na

nośnikach komputerowych,

zapewniających trwałość zapisu informacji

systemu rachunkowości przez czas nie

krótszy od wymaganego do

przechowywania ksiąg rachunkowych,

• zapewnieniu ochrony programów

komputerowych i baz danych
systemu informatycznego
rachunkowości poprzez stosowanie
odpowiednich rozwiązań
programowych, chroniących przed
nieupoważnionym dostępem lub
zniszczeniem,

• doborze stosownych środków

ochrony techniczno-organizacyjnej.