PODSTAWY ZARZĄDZANIA

FUNKCJA PLANOWANIA W

PRZEDSIĘBIORSTWIE

PLANOWANIE

„Każda chwila spędzona na planowaniu

oszczędzi ci trzy lub cztery w czasie
wykonania”

C. Greenewalt

Planowanie w pracy menedżera

Czas jest jednym z najcenniejszych zasobów
jakie posiadamy. Gdy efektywnie wykorzystamy
dany nam czas nasza praca będzie
efektywniejsza , a my będziemy mniej zmęczeni,
zestresowani. Badania wykazały, że ponad 5o %
czasu pracy menedżerów jest marnowane na
zajęcia nie przynoszące rezultatów.
A jak Ty gospodarujesz swoim czasem?
Czym jest dla Ciebie czas?

Zasady efektywnego wykorzystania czasu wg

Gabriela Hunt’a:



Przyjmij jakiś system organizowania sobie czasu pracy i

trzymaj się go. Nie ma na to uniwersalnych wzorców. Opracuj

dla siebie taki system, który będzie najlepiej odpowiadał

Twoim potrzebom.



Rozróżniaj miedzy skutecznością a sprawnością działania, tzn.

między robieniem rzeczy właściwych, a właściwym ich

robieniem.



Odróżniaj sprawy pilne od ważnych. Nawet gdy coś jest bardzo

pilne, to nie znaczy, że jest ważne. Postaraj się mieć to jak

najszybciej z głowy. Sprawom ważnym zaś poświęcaj tyle

uwagi i czasu, na ile zasługują.



Spróbuj poświęcać codziennie więcej niż połowę swego czasu

na sprawy przyszłościowe. Unikaj pułapki nadaktywności i

zapobiegaj popadaniu w zarządzanie kryzysowe.



Opracuj plan walki z „pożeraczami” czasu.



Regularnie kontroluj swoje postępy na tym polu.

OPTYMALIZACJA PROCESU

PLANOWANIA

Analiza ABC

Ważność zadania

 

65% 20% 15

A B C

 

15% 20% 65%

 

Czas realizacji

 

A – zadania bardzo ważne, można je rozwiązać tylko samemu, należy planować

tylko 1 zadanie A na dzień, przeznaczyć na rozwiązanie zadania A należy ok. 3

godzin

 
B – zadania ważne, można je częściowo zlecać innym, planujemy na dzień ok. 2 – 3 zadań B,

przeznaczamy na realizację ok. 1 godziny

 
C – mają najmniejsze znaczenie, w miarę możliwości należy je zlecać komuś innemu,

pochłaniają najwięcej czasu, należy zarezerwować ok. 3 godzin 

Zasada Eisenhowera

Zadania A – zarówno ważne jak i pilne

Zadania B – ważne, ale mniej pilne

Zadania C – pilne, ale mało ważne

Zasada Pareto ( reguła 80 : 20 )



20% klientów daje 80% obrotów, pozostałe 80%

klientów daje 20% obrotów



20% gazet zawiera 80% wiadomości, pozostałe 80%

gazet zawiera 20% wiadomości



20% czasu pracy daje 80% wniosków, pozostałe 80%

czasu pracy daje 20% wniosków

 

Czynniki ułatwiające organizację czasu

pracy



strategie pracy z tekstem



szybkie czytanie



dobowy rytm intelektualny



krzywa zakłóceń



higiena pracy twórczej



kwestionariusze planowania czasu

Dobowy rytm intelektualny

Planowanie w organizacji

Planowanie w organizacji jest procesem
wyznaczania celów i wybierania środków do
ich osiągnięcia.

Na co nam cel?



Wskazuje kierunek drogi, zapobiega błąkaniu

się



Wpływa na koncentrację wysiłków,

mobilizację



Wyznacza nasze plany i decyzje



Pomaga ocenić osiągnięte postępy

Czym PROJEKT różni się od

PRZEDSIĘWZIĘCIA?

 

Cechy, dzięki którym przedsięwzięcia stają się

PROJEKTAMI:

 



są zorientowane na CEL



polegają na skoordynowanym wykonywaniu

powiązanych ze sobą działań



mają skończony czas trwania, a także

początek i koniec



wszystkie są do pewnego stopnia wyjątkowe.

CEL w projekcie



dążenie do osiągnięcia CELU napędza cały projekt



określenie celu podstawowego oraz celów pośrednich
jest kluczowym elementem zarządzania projektem



cechy CELU:



Realny - mam na to czas i środki



Akceptowalny – osoby, które będą ten cel
realizowały mają na niego czas i podstawowe
przygotowanie kompetencyjne



Skuteczny osiągnięcie tego celu z sukcesem zmieni
poprzednią sytuację przedsiębiorstwa im plus

CEL w projekcie

CEL musi posiadać 3 elementy:



Treść



Ilość



Czas…

…i być sformułowany w czasie przyszłym

dokonanym

np.: „Do 27.01.2009 mamy wykonane 100% pracy

zaliczeniowej”

LUDZIE w projekcie

 



GRUPA – cechą charakterystyczną grupy jest to,
że jej szef przydziela zadania każdemu z
członków grupy i może mu pomóc w realizacji
tych zadań; każdy z członków może
samodzielnie i niezależnie wykonywać swoje
zadanie



ZESPÓŁ – szef wyznacza wspólny cel, którego
realizacja wymaga zaangażowania całego
zespołu, w innym razie nie znajdzie się
merytorycznego rozwiązania

Pożądane cechy ZESPOŁU

PROJEKTOWEGO

P – perspektywy (wspólny cel)
E – empowerment (dodawanie odwagi, entuzjazm)
R – reakcje zwrotne (każdy członek zespołu ma prawo

wyrazić swoje zdanie, ale także powinien słuchać
innych)

F – fleksybilność (zastępowalność)
O – optymalna wydajność (co kto robi, do kiedy i z

jakim wynikiem)

R – respektowanie indywidualności
M – moralność (to, co mówi się publicznie jest zgodne

z tym, co mówi się prywatnie)

Różnice między PLANAMI STRATEGICZNYMI

a PLANAMI OPERACYJNYMI:



HORYZONT CZASU



ZAKRES, OBASZAR ODDZIAŁYWANIA



STOPIEŃ SZCZEGÓŁOWOŚCI

Misja – ogólny cel organizacji, uzasadniający
jej

istnienie