METODYKA PCM

WPROWADZENIE DO METODYKI

PROJECT CYCLE

MANANAGEMENT

METODYKA PCM

PROJECT CYCLE MANAGEMENT (PCM)

=

ZARZĄDZANIE CYKLEM PROJEKTU (ZCP)

METODYKA PCM

HISTORIA METODYKI

 Opracowana na podstawie doświadczeń z projektów
realizowanych w amerykańskim sektorze publicznym i
prywatnym (lata 60 - te),
 Rozwinięta na początku lat 90-tych w Krajach Unii
Europejskiej,
 W Polsce od czasu wdrażania projektów w ramach
funduszy PHARE,
 W 2001 roku – pierwszy oficjalny a zarazem
profesjonalny podręcznik w języku polskim „Zarządzanie
Cyklem Projektu,
 W 2004 aktualizacja polskiego podręcznika.

METODYKA PCM

ZAŁOŻENIA METODYKI



Oparta na matrycy (tablicy, ramie) logicznej.

 Narzędzie do diagnozowania obecnej sytuacji – drzewo

problemów.
 Narzędzie ukazujące pożądany stan w przyszłości –
drzewo
celów.
 Pomaga w planowaniu działań i zasobów w projekcie.
 Posiada 6 podstawowych faz pokazujących logikę
działania.

METODYKA PCM

ZAŁOŻENIA METODYKI

 Definiuje nadrzędny cel projektu.
 Definiuje do czego dążymy w projekcie.
 Identyfikuje kluczowe rezultaty projektu.
 Grupuje działania niezbędne do osiągnięcia

rezultatów.
 Używa wskaźników.
 Identyfikuje sposoby weryfikacji osiągnięć

projektu.
 Identyfikuje obszary ryzyka zewnętrznego.

METODYKA PCM – FAZY CYKLU

FAZA

PPROGRAMOW

ANIA

FAZA

IDENTYFIKACJI

FAZA

EWALUACJI

FAZA

WDRAŻANIA

FAZA

FINANSOWANIA

FAZA OCENY

METODYKA PCM

FAZY METODYKI – CHARAKTERYSTYKA

 Fazy cyklu określają kluczowe decyzje, potrzeby i
odpowiedzialność
w każdej z faz.

 Fazy cyklu mają charakter progresywny – każda z nich musi
być
ukończona tak aby następna mogła być ukończona z
sukcesem.

 Cykl oparty jest na ewaluacji, tak by przenosić doświadczenia
z
istniejących projektów na tworzenie przyszłych projektów lub
programów.

METODYKA PCM

FAZY METODYKI – PROGRAMOWANIE

Programowanie (planowanie) – na tym etapie

następuje zdefiniowane kluczowych problemów oraz

możliwości realizatora projektu, a także szans na

współpracę pomiędzy Unią Europejską, a aplikującym

o dofinansowanie. Efektem tej fazy jest wstępny

wybór projektów, których przeprowadzenie przyczyni

się do poprawy sytuacji.

METODYKA PCM

FAZY METODYKI – IDENTYFIKOWANIE

Identyfikowanie służy weryfikowaniu wszystkich

zgłoszonych projektów pod względem ich przydatności i

opłacalności. Następuje tutaj

ich selekcja zgodnie z przyjętymi kryteriami.

Po tym, dla niektórych projektów przeprowadza się

dodatkowe analizy, które służą wykazaniu ich celowości.

Na tym etapie określa się zakres projektu, jego rozmiary

oraz działania, które powinny wchodzić w jego obręb.

METYDOTEKA PCM

FAZY METODYKI – OCENA

Ocena – szczegółowa analiza pomysłu i zdefiniowanie idei

projektu. Na tym etapie przeprowadza się analizy

finansowe, środowiskowe, techniczne,

a także planuje się harmonogram

działań i opracowuje się matrycę logiczną.

Po tym etapie posiadamy już wstępny montaż finansowy,

przydatny do kolejnej fazy.

METODYKA PCM

FAZY METODYKI – FINANSOWANIE

Finansowanie – na tym etapie zostaje podjęta

ostateczna decyzja o finansowaniu

przedsięwzięcia. Znany jest wtedy zakres przedsięwzięcia

oraz związane z tym wszystkie koszty.

METODYKI PCM

FAZY METODYKI – WDRAŻANIE

Wdrażanie – realizacja projektu oraz jego stałe

monitorowanie. Uruchomione zostają wszelkie procedury,

które pozwalają na skuteczne i

efektywne przeprowadzenie przedsięwzięcia.

Dotyczy to zarówno części technicznej, merytorycznej,

finansowania, dokumentacji prawnej etc.

METODYKA PCM

FAZY METODYKI – EWALUACJA

Ewaluacja – podsumowanie przedsięwzięcia. Określenie

jego rezultatów, przydatności, trwałości i

efektywności.

W tej fazie porównujemy to, co chcieliśmy poprzez projekt

osiągnąć z uzyskanymi wynikami. Podczas zakończenia

projektów możemy zidentyfikować potrzebę

przeprowadzenia kolejnych.

 

METODYKA PCM

NARZĘDZIA METODYKI ZCP

Do podstawowych narzędzi metodyki ZCP należą:
 w zakresie analizy projektowej – analiza interesariuszy,
analiza problemów, analiza celów oraz analiza strategii,
 w zakresie planowania projektu - konstrukcja tzw.
matrycy logicznej projektu.

METODYKA PCM

ANALIZA INTERESARIUSZY PROJEKTU

Analiza wszelkich osób, grup osób, instytucji i firm, które mają

lub mogą mieć relacje z programem/projektem z

punktu widzenia:

 charakterystyki społeczno-ekonomicznej,
 interesów, celów, oczekiwań, itp.,
 wrażliwości na zagadnienia powiązane z działalnością
projektu,
 potencjału, wiedzy, doświadczenia dla potrzeb projektu,
 implikacji i wniosków dla projektu.

METODYKA PCM

ANALIZA PROBLEMÓW

1. Analiza problemów polega na identyfikacji negatywnych
aspektów
bieżącej sytuacji oraz ustaleniu związków przyczynowo-
skutkowych pomiędzy istniejącymi problemami.

2. Wszystkie projekty zaczynają się od problemu.

Nie ma problemu - nie ma projektu.

3. Analiza problemów jest pierwszym etapem projektowania,
w wyniku którego otrzymujemy analizę realnie istniejącej

sytuacji
problemowej – drzewo problemów.

METODYKA PCM

DRZEWO PROBLEMÓW

PROBLEM GŁÓWNY

PROBLEM 1

PROBLEM 2

PROBLEM 3

PROBLEM 2.1

PROBLEM 2.2

PROBLEM 2.3

PROBLEM

1

PROBLEM

2

WĄSKIE
GARDŁO

PRZYCZYN

Y

SKUTKI

PROBLEM 3

PRZYCZYN

Y

SKUTKI

ZARZĄDZANIE CYKLEM PROJEKTU

ANALIZA CELÓW

„Sytuacje negatywne” w diagramie problemowym są

transformowane w rozwiązania, wyrażane

jako „pozytywne osiągnięcia”.

Te pozytywne osiągnięcia są w rzeczywistości celami i są one

prezentowane w diagramie celów ukazując

hierarchię środków (zasobów) oraz produktów.

Diagram ten przedstawia klarowną wizję pożądanej przyszłej

sytuacji.

METODYKA PCM

DRZEWO CELÓW

CEL GŁÓWNY

CEL 1

CEL 2

CEL 3

CEL 2.1

CEL 2.2

CEL 2.3

CEL

1

CEL

2

CEL 3

METODYKA PCM

ANALIZA STRATEGII

Ostatnim etapem dokonywanych analiz jest analiza strategii,

która służy przedstawieniu metod i

rozwiązań koniecznych do

osiągnięcia założonych celów.

Na tym etapie zapadają decyzje, które ze zdefiniowanych

wcześniej celów wchodzą w ramy

projektu, a które zostaną z niego wyłączone.

METODYKA PCM

MATRYCA LOGICZNA

Narzędzie zarządzania programami/projektami powstałe pod

koniec lat sześćdziesiątych na potrzeby USAID (US Agency of

International Development).

Obecnie jest standardem stosowanym w wielu programach

Unii Europejskiej w fazach:

przygotowania projektów, ich monitorowania i

oceny (dotyczy to zwłaszcza programów pomocy zewnętrznej

UE).

METODYKA PCM

MATRYCA LOGICZNA

Matryca logiczna jest narzędziem służącym:
 sformułowaniu konsekwentnego i realistycznego projektu,
 jako pomoc w sprawnym zarządzaniu realizacją projektu,
 sformułowaniu punktów odniesienia do monitorowania i
oceny
osiągnięć lub wyników projektu,
 planowaniu i tworzeniu szkicu projektu,
 zarządzaniu projektem (wdrażania projektu),
 ułatwiającym nadzorowanie projektu przez agencje
finansujące.

METODYKA PCM

MATRYCA LOGICZNA

Matryca logiczna powinna być owocem solidnej i rzetelnej
analizy i wspólnego procesu programowego, którego jakość
zależy od licznych czynników, włączając w to:
- dostępne informacje zespołu planistycznego,
- dobrą konsultację z partnerami, zapewniającą zrównoważoną
reprezentację różnych interesów, włączając kobiety i
mężczyzn,
- dogłębne wzięcie pod uwagę lekcji z poprzednich okresów.

METODYKA PCM

MATRYCA LOGICZNA

LOGIKA

INTERWE

NCJI

WSKAŹNI

KI

ŹRÓDŁA

WERFYIK

ACJI

ZAŁOŻENI

A

CEL
OGÓLNY

CEL
BEZPOŚRE
DNI

REZULTATY

DZIAŁANIA

METODYKA PCM

Korzyści z zastosowania metodyki

Project Cycle Management

w zarządzaniu

projektami realizowanymi przez

Jednostki Samorządu Terytorialnego.

METODYKA PCM

Dlaczego warto poznać i używać metodykę PCM

w projektach realizowanych

przez gminy i ich

podmioty zależne?

METODYKA PCM

Po pierwsze - pomimo, iż istnieje wiele ciekawych i

praktycznych metodyk zarządzania projektem takich

jak chociażby metodyka Project Management

Institute (PMI) czy PRINCE 2 tylko PCM jest jedyną

rekomendowaną metodyką przez Komisję Europejską.

METODYKA PCM

Po drugie - metodyka ta jest całkowicie bezpłatna

i systematycznie aktualizowana.

Używając metodyki PCM do swoich projektów

nie ponosimy żadnych kosztów licencyjnych.

METODYKA PCM

Po trzecie - metodyką PCM w pracy projektowej

posługują

się wszyscy – ci co projekty przygotowują, ci co je

oceniają

i monitorują oraz ci którzy je kontrolują.

METODYKA PCM

Po czwarte - metodyka PCM jest nieskomplikowana

i stosunkowo łatwa do zastosowania.

METODYKA PCM

Po piąte - metodyka PCM stanowi konkretny

„język mowy o projekcie”.

METODYKA PCM

Po szóste - struktura metodyki PCM odpowiada

wnioskowi

o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego

PO KL

oraz innych programów operacyjnych.

METODYKA PCM

Po siódme - metodyka stanowi zintegrowane

podejście

do projektu: od fazy konsultacji w ramach

dokumentów

Unii Europejskiej poprzez jego realizację aż do fazy

zakończenia projektu.

METODYKA PCM

Po ósme - praca z metodyką PCM jest inspiracją do

powstawania nowych projektów w gminach

i ich jednostkach zależnych.

METODYKA PCM

Po dziewiąte - metodyka PCM pozwala nie tylko na

identyfikację potencjalnych problemów w gminie

ale również pozwala na identyfikację obszarów ryzyka

wewnętrznego i zewnętrznego.

METODYKA PCM

Po dziesiąte - metodyka PCM stosowana jest w

mniejszym

lub większym stopniu przez wszystkie podmioty

realizujące

projekty we wszystkich krajach Unii Europejskiej.

Dzięki zastosowanie tej metodyki udało się z

sukcesem

zrealizować setki tysięcy projektów.

PROGRAM VICTORIA PROJECT

MANAGER

Program do kompleksowego zarządzania projektami

unijnymi według metodyki PCM – Victoria Project

Manager

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

„Problemy z projektami.............”

Problem ze stworzeniem spójnego i kompletnego projektu i wniosku o

dofinansowanie:

 błędy logiczne, nieciągłość między celami, działaniami a

rezultatami,

 niedoszacowanie w harmonogramie i budżecie,

 nieczytelność i błędy we wniosku o dofinansowanie.

Problemy z zarządzaniem zakresem projektu:

 braki w planowaniu (bardzo różne źródła…),

 opóźnienia,

 realizacja działań na „ostatnią chwilę”,

 pomijanie działań lub zmniejszanie ich zakresu lub jakości.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

„

Problemy z projektami.............”

Problemy z zarządzaniem środkami i rozliczaniem projektu

 trudne i czasochłonne procesy określania zapotrzebowania

finansowego (transze),

 Bardzo czasochłonne procedury rozliczeń.

Problemy z zarządzaniem dokumentacją projektową

Inne problemy......

Na podstawie wyników badań ankietowych przeprowadzonych na grupie

63 kierowników i koordynatorów projektów z różnych instytucji.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Cele – czyli jak rozwiązać problemy projektowe

Narzędzie służące do tworzenia spójnego i kompletnego projektu i

wniosku:

 matryca logiczna,

 technika „krok po kroku”,

 automatyczny generator spójnego logicznie wniosku o

dofinansowanie.

Narzędzie służące usprawnieniu procesu zarządzania:

 umożliwiające monitoring zakresu i stanu projektu

 zapewniające transparentność projektu,

 ułatwiające dostosowywanie projektu do realiów (elastyczność)

przy jednoczesnym…,

 …zapewnieniu ciągłości i zapanowaniu nad wersjami projektu.

Cele – czyli jak rozwiązać problemy projektowe

Narzędzie do zarządzania środkami i usprawnienia rozliczeń:

 budżet zadaniowy zawieszony w czasie przy wydatkach,

 automatyczne określanie zapotrzebowania na środki w

danym okresie,

 uproszczenie procedury wnioskowania o płatność.

Repozytorium dokumentów czyli wzory i gotowe dokumenty

w jednym miejscu.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Skąd pomysł....

 Własne projekty unijne – potrzeba standaryzacji sposobu

realizacji projektu.

 Projekty dla klientów – potrzeba standaryzacji procesu

przygotowania projektu (różne projekty - wspólne cechy).

 Szkolenia z myślenia projektowego i zarządzania projektami

unijnymi – potrzeba opracowania jednolitej metodyki
tworzenia i zarządzania projektami unijnymi.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

WZÓR DO NAŚLADOWANIA =

METODYKA PROJECT MANAGEMENT

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Najważniejsza zaleta programu - tworzenie projektów i

zarządzanie projektami w jednym!

Victoria Project Manager:

1. Pomaga w pozyskaniu funduszy na realizację

projektu.

2. Pomaga sprawnie realizować projekt.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Victoria PM pomaga w pozyskaniu funduszy na

realizację projektu poprzez logiczną zgodność

z konstrukcją wniosku o dofinansowanie.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Program pomaga znaleźć odpowiedzi na wszystkie pytania

postawione we wniosku:



KOMU? Do kogo adresowana jest pomoc (kim są

beneficjenci projektu)



DLACZEGO? Z jakimi problemami borykają się przyszli

odbiorcy pomocy



PO CO? Jaki jest cel (cele) projektu



JAK? Jakie działania należy podjąć, aby cel osiągnąć



CO SIĘ ZMIENI? Jakie będą efekty tych działań

(rezultaty, produkty, oddziaływania)



W JAKIM CZASIE? Jaki będzie harmonogram projektu –

kiedy projekt się rozpocznie, ile będzie trwał, w jakiej

kolejności podejmiemy działania



JAKIMI ZASOBAMI? Budżet i zespół w projekcie



JAKIE SĄ SZANSE POWODZENIA? Jakie jest ryzyko i z

czym ono jest związane w projekcie

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Zastosowane rozwiązania ...

 Technika „krok po kroku”
 Matryca logiczna
 Szeroka pomoc tematyczna i metodyczna (nie tylko

„jak?” ale przede wszystkim „po co?”)

.... gwarancją spójności wszystkich

elementów projektu!

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Technika „krok po kroku” - podstawowe zalety:

 program poprowadzi użytkownika przez całą metodykę
tworzenia
projektu,

 użytkownik nie zgubi się w ogromie nowych funkcji,

 pewność, że użytkownik przejdzie wszystkie etapy budowy
projektu
– co z kolei daje duże szanse na poprawność logiczną
całości.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Problemy

Problemy

Cele

Cele

Działania

Działania

Rezultaty

Rezultaty

Mierniki

Mierniki

Budżet

Budżet

Harmonogram

Harmonogram

Zespół

Zespół

Program Victoria Project Manager jest

oparty na matrycy logicznej !

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Funkcja pomocy w Victorii:

 Pomoc ma odpowiadać nie tylko na pytania „jak?” ale

przede wszystkim „po co?”.

 System hierarchicznych słowników z podpowiedziami

zaczerpniętych z dokumentacji programowej.

 Atrakcyjna forma pomocy – osobista asystentka

Victoria.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Victoria PM pomaga sprawnie zrealizować projekt:

 Gotowy harmonogram realizacji.
 Gotowy, pełny i spójny z harmonogramem budżet i

harmonogram płatności.

 Śledzenie zmian w projekcie.
 Stała kontrola ryzyka.
 Zarządzanie finansami w projekcie.
 Generowanie zestawień do wniosków płatniczych.
 Zarządzanie kadrą.
 Zarządzanie dokumentacją.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

VICTORIA PROJECT MANAGER

A PROGRAM OPERACYJNY

KAPITAŁ LUDZKI

Formularz wniosku o dofinansowanie projektu
odpowiada wymogom PO KL

Słowniki i podpowiedzi

Budżet zadaniowy

Wymogi sprawozdawczości finansowej

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

PROGRA VICTORIA PROJECT MANAGER - PODSUMOWANIE

 PRACA Z PROGRAMEM JEST NIEZWYKLE INTUICYJNA - łatwy do

przyswojenia.

 Udostępnia na każdym kroku pracy z projektem tylko

niezbędne na danym etapie funkcje.

 Minimalizuje szanse popełnienia błędów, w tym przede

wszystkim braków (np. nie przewidzenie wydatku

niezbędnego do realizacji działania) i „dziur logicznych” (np.

projekt przewiduje działania, które nie mają rezultatów lub nie

realizują żadnych celów projektu).

 Zgodność z konstrukcją Wniosku o dofinansowanie.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

PROGRA VICTORIA PROJECT MANAGER -

PODSUMOWANIE

 Tworzenie „łatwych do rozszyfrowania” projektów (istotne

np. w przypadku zmiany kierownika projektu lub osobnych

zespołów do pisania i realizacji projektu).

 Szkolenie z obsługi programu jest jednocześnie szkoleniem

z metodyki tworzenia projektów budżetowania i

zarządzania. I ODWROTNIE!!!

 Instrukcja? NIE!!! Podręcznik? TAK!!! .

 Wspólna platforma wymiany doświadczeń

www.victoriapm.pl

.

 Uniwersalny.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ:

Tomasz Szabelski:

[e-mail]

Wiktor Cichoń

[e-mail]

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER