Przedmiot: Podstawy zarz

ądzania

Ćwiczenia 5

Grupa C11

Katowice, 6 Stycze

ń 2008

Wy

ższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach

Prowadz

ący:

Dr Marcin Lis

2

Podstawy zarz

ądzania

Organizacja zaj

ęć ćwiczeniowych

Ø

Harmonogram zaj

ęć ćwiczeniowych z przedmiotu: Zarządzanie Jakością:

Ø

Zaj

ęcia 5 – 6.01.2008 (niedziela)

Ø

Bloki merytoryczne zaj

ęć ćwiczeniowych (godziny):

Ø

8:30–10:45

Ø

11:00-13:15

Ø

Przerwa 45 min (Konsultacje ze studentami)

Ø

14:00-16:15

Ø

16:30-18:45

Ø

Konsultacje ze studentami:

Ø

Po ka

żdych zajęciach ćwiczeniowych oraz w każdy wtorek (12:00–16:00) oraz

w poniedzia

łek po godz. 16:00 ul Bankowa, Parter pokój numer 7

Ø

Mo

żliwa konsultacja poprzez e-mail

3

Podstawy zarz

ądzania

Organizacja zaj

ęć ćwiczeniowych

– bloki merytoryczne [1/3]

Merytoryczna zawarto

ść planowanych ćwiczeń:

1.

Przes

łanki tworzenia organizacji. Pojecie organizacji i jej rodzaje. Cechy organizacji

2.

Elementy organizacji – ludzie, technologie, procesy. Cykl dzia

łania zorganizowanego

3.

Ewolucja koncepcji zarz

ądzania (rozwój myśli organizatorskiej). Szkoły (kierunki) organizacji

i zarz

ądzania

4.

Struktura zarz

ądzania. Zarządzanie zasobami organizacji

5.

Istota i funkcje struktury organizacyjnej. Elementy struktury organizacyjnej. Etapy procesu

organizowania. Klasyfikacja struktur organizacyjnych. Formalizacja organizacji

6.

Zarz

ądzanie projektowaniem organizacji. Uniwersalne i sytuacyjne podejście do projektowania

organizacji. Strategia, a projekt organizacji. Projektowanie i grupowanie stanowisk pracy

7.

Planowanie w organizacji. Zarz

ądzanie celami organizacji i planowanie. Rodzaje planów organizacji.

Zarz

ądzanie i planowanie strategiczne

v
v

v

v

v

4

Podstawy zarz

ądzania

Organizacja zaj

ęć ćwiczeniowych

– bloki merytoryczne [2/3]

Merytoryczna zawarto

ść planowanych ćwiczeń:

8.

Techniki i metody planistyczne

9.

Narz

ędzia podejmowania decyzji

10. Realizacja funkcji kontrolnej. Istota kontrolowania. Cel i obszary kontroli. Etapy procesu

kontrolowania. Formy kontroli operacji i kontroli organizacyjne. Kontrola i controlling.

Wybór stylu kontrolowania. Narz

ędzia kontroli budżetowej i finansowej

11. Zarz

ądzanie jakością, wydajnością i działalnością operacyjną. Istota i znaczenie jakości.

Kompleksowe zarz

ądzanie jakością. Kierunki zarządzania wydajnością.

Projektowanie i wykorzystanie systemów operacyjnych. Poznanie ISO 9001:2000

5

Podstawy zarz

ądzania

Organizacja zaj

ęć ćwiczeniowych

– bloki merytoryczne [3/3]

Merytoryczna zawarto

ść planowanych ćwiczeń:

12. Zarz

ądzanie systemami informacyjnymi. Rola informacji w pracy menedżera.

Rodzaje systemów informacyjnych. Wp

ływ systemów informacyjnych na organizacje

13. Istota i znaczenie motywowania do pracy. Modele motywacji. Instrumenty motywowania do pracy

14. Wykorzystanie systemów nagradzania do kszta

łtowania motywacji

15. Kolokwium zaliczeniowe

6

Podstawy zarz

ądzania

Wymagania wobec studentów i warunki
zaliczenia przedmiotu

Ø

Kluczowe zasady zaliczenia przedmiotu Podstawy Zarz

ądzania:

Ø

Obecno

ść na zajęciach obowiązkowa, stanowi podstawę zaliczenia

– kryterium oceny

Ø

Aktywno

ść na zajęciach ćwiczeniowych – kryterium oceny

Ø

Kolokwium zaliczeniowe (test – pytanie – odpowied

ź) – kryterium oceny

Ø

Sprawdzanie wiedzy – 2 kartkówki – kryterium oceny

Ø

Inne wa

żne informacje:

Ø

Sprawdzanie obecno

ści na każdych zajęciach

Ø

Mo

żliwość zaliczenia na wyższą ocenę na ostatnich zajęciach przy 100% obecności na zajęciach

– forma ustna

Ø

Skala ocen od 2-5

Ø

UWAGA: osoby nieobecne musz

ą odrobić zajęcia – należy przygotować się

z tematyki zaprezentowanej na

ćwiczeniach

(ostatnie zaj

ęcia)

7

Podstawy zarz

ądzania

Organizacja zaj

ęć ćwiczeniowych

– bloki merytoryczne

Ø

Merytoryczna zawarto

ść planowanych ćwiczeń:

Ø

Cz

ęść I

Ø

Wprowadzenie do problematyki zarz

ądzania jakością - warsztat praktyczny

Ø

PN –EN ISO 9001 - omówienie

Ø

Za

łożenia tworzenia Księgi Jakości, struktura organizacyjna firmy / wybór firmy – warsztat

praktyczny

Ø

Tworzenie wymaga

ń ogólnych oraz wymagań dotyczących dokumentacji – 4.1, 4.2 (pierwszy

rozdzia

ł KJ)

Ø

Polityka jako

ści, Misja firmy – zasady tworzenia stosownych zapisów

Ø

Cz

ęść II

Ø

Podej

ście procesowe do zarządzania organizacją – warsztat praktyczny

Ø

Opracowanie drugiego i kolejnych rozdzia

łów KJ – Odpowiedzialność kierownictwa (punkt 5)

Ø

Przygotowanie Polityki Jako

ści (punkt 5.3), Zarządzanie zasobami (punkt 6), Realizacja

Wyrobu (punkt 7)

Ø

Pomiary, analiza i doskonalenie (punkt 8)

Ø

Cz

ęść III

Ø

Auditing jako

ści zgodnie z ISO 9001:2000 – warsztat praktyczny

Ø

Procedury, dokumentacja – przygotowywanie przyk

ładowych procedur

8

Podstawy zarz

ądzania

Pozycje literaturowe

1.

R.W. Griffin: Podstawy zarz

ądzania organizacjami,

Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007.

2.

Zarz

ądzanie. Teoria i praktyka, praca zbiorowa pod red. A. K.

Ko

źmińskiego i W. Piotrowskiego, Wydawnictwo Naukowe PWN,

Warszawa 2007.

3.

J.A.F.Stoner, R.F.Freeman, D.R.Gilbert: Kierowanie, PWE,

Warszawa 2001.

4.

Podstawy zarz

ądzania przedsiębiorstwem, praca zbiorowa pod

red. H. Bienioka, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Katowice

2000.

9

Podstawy zarz

ądzania

Pozycje literaturowe

1.

S

ławomir Wawak: „Podręcznik wdrażania ISO 9001:2000”, Wydawnictwo Helion

2.

Ewa Malinowska: „Zarz

ądzanie Jakością, wybrane zagadnienia”, Wyd. OddK

3.

R. Wolniak: „Dokumentacja systemu zarz

ądzania jakością”, Wyd. PŚ Gliwice

4.

R. Wolniak: „Metody i narz

ędzia zarządzania jakością”, Wyd. PŚ Gliwice

5.

A. Iwasiewicz: „Zarz

ądzanie jakością”, Wyd. PWN

6.

J. J. Dahlgaard: „Podstawy zarz

ądzania jakością”, Wyd. PWN

10

Podstawy zarz

ądzania

TQM – Total Quality Management

Ø

Filozofia zarz

ądzania, w której jakość staje się nadrzędnym celem

dzia

łalności przedsiębiorstwa

Ø

Nowy rodzaj zbiorowego wysi

łku zorientowanego na jakość,

prowadz

ącego do ciągłego doskonalenia organizacji w celu osiągania

najwy

ższych efektów we wszystkich podejmowanych decyzjach i

formach dzia

łalności

Ewa Malinowska: „Zarz

ądzanie Jakością, wybrane zagadnienia” –

O

środek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp zo.o. Gdańsk 2006,

strona 187

11

Podstawy zarz

ądzania

Cz

ęść I

Ø

Definicja jako

ści, w tym zgodnie z ISO 9000:2000

Ø

Zapewnienie jako

ści

Ø

Norma ISO 9000:2000, ISO 9001:2000 /istota/

Ø

Model Systemu Zarz

ądzania Jakością – istota, etapy

Ø

Ksi

ęga Jakości – zasady przygotowania

Ø

Procedury Jako

ści

Ø

Polityka Jako

ści

12

Podstawy zarz

ądzania

Jako

ść zgodnie z ISO 9000:2000

Stopie

ń, w jakim zbiór inherentnych (charakterystycznych)

w

łaściwości spełnia wymagania (ISO 9000:2000 – 3.1.1)

Jako

ść to spełnienie uzgodnionych wymagań klientów przy

optymalnym wykorzystaniu zasobów za pierwszym

i ka

żdym kolejnym razem

(standaryzacja i powtarzalno

ść)

13

Podstawy zarz

ądzania

Zapewnienie jako

ści

Cz

ęść zarządzania jakością ukierunkowana na zapewnienie

zaufania,

że wymagania dotyczące jakości będą spełnione

(ISO 9000:2000 – 3.2.11)

14

Podstawy zarz

ądzania

PN – EN ISO 9000:2000 – istota

Ø

System zarz

ądzania jakością – Podstawy i terminologia

Ø

Zasady zarz

ądzania jakością (8 kluczowych zasad)

1) Orientacja na klienta - organizacje zale

żne są od Klientów, ważne ich potrzeby

2) Przywództwo – przywódcy ustalaj

ą jedność celu i kierunków działania org.

3) Zaanga

żowanie ludzi – ludzie na wszystkich szczeblach są istotą org.

4) Podej

ście procesowe – działania i zasoby są zarządzane jako proces

5) Podej

ście systemowe do zarządzania – zarządzanie procesami jak systemem

6) Ci

ągłe doskonalenie – jako stały cel organizacji

7) Podejmowanie decyzji na podstawie faktów – analiza danych i informacji

8) Wzajemnie korzystne powi

ązania z dostawcami – org. i dostawcy są zależni od siebie

Ø

Polityka jako

ści i cele dotyczące jakości

Ø

Model systemu zarz

ądzania jakością, którego podstawą jest proces

Ø

Rola Kierownictwa w Systemie Zarz

ądzania Jakością

Ø

Dokumentacja

Ø

Terminy i definicje (m.in. Ksi

ęga Jakości, Auditing Jakości)

15

Podstawy zarz

ądzania

PN – EN ISO 9001:2000 – istota

Ø

System zarz

ądzania jakością – wymagania

Ø

Podej

ście procesowe oraz model SZJ, którego podstawą jest proces (PDCA)

1) Planuj – ustalaj cele i procesy niezb

ędne do dostarczania wyników zgodnych z

wymaganiami klienta i polityk

ą organizacji

2) Wykonaj – wdró

ż procesy

3) Sprawd

ź – monitoruj i mierz procesy i wyrób w odniesieniu do polityki, celów i wymagań

dotycz

ących wyrobu i przedstawiaj wyniki

4) Dzia

łaj – podejmij działania dotyczące ciągłego doskonalenia funkcjonowania procesu

Ø

System zarz

ądzania jakością - wymagania

Punkt 4 Wymagania ogólne (wymagania stawiane organizacji – ogólne zalecenia)

Punkt 4.2 Wymagania dotycz

ące dokumentacji (w tym Księga Jakości)

Punkt 5 Odpowiedzialno

ść kierownictwa (w tym Polityka jakości)

Punkt 6 Zarz

ądzanie zasobami

Punkt 7 Realizacja wyrobu

Punkt 8 Pomiary, analiza i doskonalenie (w tym Audit)

16

Podstawy zarz

ądzania

Cz

ęść II

Ø

Podej

ście procesowe do zarządzania organizacją – warsztat praktyczny

Ø

Opracowanie drugiego i kolejnych rozdzia

łów KJ

Ø

Odpowiedzialno

ść kierownictwa (punkt 5)

Ø

Przygotowanie Polityki Jako

ści (punkt 5.3)

Ø

Zarz

ądzanie zasobami (punkt 6)

Ø

Realizacja wyrobu (punkt 7)

Ø

Pomiary, analiza i doskonalenie (punkt 8)

17

Podstawy zarz

ądzania

Podej

ście procesowe

Norma ISO 9000:2000 – p.2.4

Podej

ście procesowe

ka

żde działanie lub zbiór działań, w których wykorzystuje się zasoby

do przekszta

łcania wejść w wyjścia można rozpatrywać jako proces

Organizacje, aby funkcjonowa

ć skutecznie powinny identyfikować

i zarz

ądzać licznymi wzajemnie powiązanymi i wzajemnie

oddzia

łującymi procesami

18

Podstawy zarz

ądzania

Podej

ście procesowe

Norma ISO 9000:2000 – p.2.4

Podej

ście procesowe

Systematyczna identyfikacja procesów stosowanych w organizacji

i zarz

ądzanie nimi, a szczególnie wzajemnymi oddziaływaniami

mi

ędzy takimi procesami

19

Podstawy zarz

ądzania

Podej

ście procesowe

Zalet

ą podejścia procesowego jest zapewnienie bieżącego nadzoru

nad powi

ązaniami między poszczególnymi procesami w systemie

procesów, jak te

ż nad ich kombinacją i wzajemnym oddziaływaniem

– strona 13 w Normie ISO 9001:2000

20

Podstawy zarz

ądzania

Struktura dokumentacji

Ksi

ęga Jakości

Procedury systemu

Instrukcje robocze

Inne dokumenty systemu: formularze, etykiety, raporty

21

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości

Ksi

ęgi Jakości mogą:

ü

Opisywa

ć wyroby, zakład i infrastrukturę

ü

Zawiera

ć Politykę Organizacji

Ksi

ęgi Jakości powinny:

ü

Uzasadnia

ć wszelkie wyłączenia – 7

ü

Przedstawia

ć przebieg i powiązania między procesami

ü

Zawiera

ć lub odnosić się do procedur

ü

Zawiera

ć zakres systemu zarządzania jakością

22

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęgi Jakości

Ksi

ęgi Jakości mogą:

ü

Wywo

ływać pozytywne wrażenie na klientach

Ksi

ęgi Jakości muszą:

ü

By

ć aktualne

Ksi

ęgi Jakości powinny:

ü

Przewodnikiem dla pracowników

23

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości - podstawowe zasady

Ø

Ksi

ęga Jakości – pierwsze źródło informacji na temat sposobu podejścia

przedsi

ębiorstwa do zapewnienia jakości

Ø

Zawiera opis systemu jako

ści z odniesieniem do poszczególnych punktów

normy

Ø

Zawiera tre

ść Polityki Jakości

Ø

Ksi

ęga Jakości powinna zawierać:

Ø

Tytu

ł, przedmiot i zakres stosowania

Ø

Spis tre

ści księgi

Ø

Strony wprowadzaj

ące, opisujące daną organizację i samą księgę

Ø

Polityk

ę jakości i cele organizacji

Ø

Opis struktury organizacyjnej, odpowiedzialno

ści i uprawnień

Ø

Opis elementów systemu jako

ści lub odsyłacze do procedur systemu jakości

Ø

Rozdzia

ł zawierający definicję – jeżeli konieczne

Ø

Przewodnik po Ksi

ędze Jakości – jeżeli konieczne

Ø

Za

łączniki z pomocnymi danymi – jeżeli konieczne

Ø

Ksi

ęga Jakości zawiera tyle rozdziałów ile jest wymagań normy

24

Podstawy zarz

ądzania

Procedury jako

ści

Ø

Opisuj

ą działania jednostek organizacyjnych w przedsiębiorstwie,

funkcje, wzajemne zale

żności personelu, sposób wykonania czynności,

sposób ich dokumentowania i kontroli

Ø

Przyk

ład rozdziałów procedury jakości:

Ø

Cel procedury – w jakim celu zosta

ła opracowana, jaka rola i zadania

Ø

Zakres procedury – jakiego obszaru procedura dotyczy, jakich stanowisk,

jakich jednostek organizacyjnych, czynno

ści

Ø

Dokumenty zwi

ązane – ustawy, rozporządzenia, inne procedury, instrukcje

Ø

Definicje – wyja

śnienie terminów, niezrozumiałych pojęć

Ø

Odpowiedzialno

ść – za opisane w procedurze czynności, działania, decyzje

Ø

Sposób post

ępowania – kolejność działań objętych zakresem procedury

Ø

Za

łączniki – wzory stosowanych formularzy, raportów, umów

25

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości – jaka treść ?

- przyk

ład

26

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości – warsztat

Jakie elementy wa

żne !

Ø

Spis tre

ści

Ø

Prezentacja firmy

Ø

Deklaracja Kierownictwa (Polityka Jako

ści)

Ø

Schemat organizacyjny przedsi

ębiorstwa, zadania jednostek org. oraz model zarządzania procesem

Ø

System Zarz

ądzania Jakością

Ø

4.1 Wymagania ogólne

Ø

4.2 Wymagania dotycz

ące dokumentacji + odpowiednie punkty normy ISO 9001:2000

Ø

5. Odpowiedzialno

ść kierownictwa + odpowiednie punkty normy ISO 9001:2000

Ø

6. Zarz

ądzanie zasobami + odpowiednie punkty normy ISO 9001:2000

Ø

7. Realizacja wyrobu / us

ługi + odpowiednie punkty normy ISO 9001:2000

Ø

8. Pomiary, analiza i doskonalenie + odpowiednie punkty normy ISO 9001:2000

Ø

9. Standardowe procedury operacyjne (wykaz)

Nazwa firmy

Nr rozdzia

łu

Nazwa dokumentu:

Ksi

ęga Jakości

Nazwa rozdzia

łu

Strona 1/..

Wydanie

Data wydania

A

Data…

Wykona

ł

Data:

Sporz

ądził

Data:

Zatwierdzi

ł:

Data:

27

Podstawy zarz

ądzania

Procedury jako

ści – warsztat

Jakie elementy wa

żne !

Nazwa firmy

System Zarz

ądzania

Jako

ścią

ISO 9001:2000

Procedura np. Audity

Indeks

Symbol

Wykona

ł

Data:

Sporz

ądził

Data:

Zatwierdzi

ł:

Data:

Ø

Polityka i cel przedsi

ębiorstwa

Ø

Przedmiot i zakres dzia

łania

Ø

Odpowiedzialno

ść (Pełnomocnik, Auditorzy, Auditowani, itp.)

Ø

Terminologia

Ø

Audit wewn

ętrzny – opis postępowania /przykład/

Ø

Dzia

łania korygujące – opis postępowania /przykład/

Ø

Harmonogram Auditów /przyk

ład/

Ø

Opis dotycz

ący wypełniania protokołu z Auditu

Ø

Za

łączniki – wzór protokołu z Auditu

Ø

Za

łączniki – wzór raportu z Auditu

Ø

Za

łączniki – Karta działań korygujących

Edycja

Strona

A

1

28

Podstawy zarz

ądzania

Procedury jako

ści – lista do opisu

Nazwa firmy

System Zarz

ądzania

Jako

ścią

ISO 9001:2000

Procedura np. Audity

Indeks

Symbol

Wykona

ł

Data:

Sporz

ądził

Data:

Zatwierdzi

ł:

Data:

Ø

Typologia procedur

Ø

Procedura Auditów wewn

ętrznych i działań korygujących

Ø

Procedura nadzoru nad us

ługą niezgodną

Ø

Nadzór nad dokumentacj

ą

Ø

Post

ępowanie z wyrobem niezgodnym

Edycja

Strona

A

1

29

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości – struktura pracy

zaliczeniowej

Procedury systemu

/przyk

łady/

Nale

ży opracować

i za

łączyć do KJ

Przedmiot: Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości

Struktura pracy zaliczeniowej

Wy

ższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach

31

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości – struktura pracy

zaliczeniowej

Format pierwszej strony Ksi

ęgi Jakości

Nazwa firmy / przedsi

ębiorstwa

Adres, telefon, faks

Logo firmy

Ksi

ęga Jakości

Wydanie nr…

Egzemplarz nr 1/…

Opracowa

ł:

Pe

łnomocnik ds. SZJ
Imi

ę i Nazwisko

Przegl

ąd i Zatwierdzenie:

Dyrektor / Prezes

Imi

ę i Nazwisko

Data:…

Data:…

Podpis:…

Podpis:…

Prosz

ę wpisać również

pod danymi Pe

łnomocnika

ds. SZJ

dane zespo

łu

32

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości – struktura pracy

zaliczeniowej

Format pierwszej strony Ksi

ęgi Jakości

Ø

Punkt 1 – Prezentacja przedsi

ębiorstwa / firmy

- Obszar dzia

łania / powierzchnia / itd.

- Zarz

ąd, władze – ogólnie jaki zakres, zadania

- Realizacja zada

ń, współpraca z podmiotami

- Zasady zarz

ądzania – wydziały, działy, itp.

- Troch

ę danych historycznych

- Nawi

ązanie do załączników – szczegółowy opis zadań, struktura

- Strategia rozwojowa, program rozwoju

- Inne

- SZJ – identyfikacja procesów zarz

ądczych, głównych, pomocniczych

Ø

Punkt 2 – Przepisy stanowi

ące podstawę działalności

- Przedsi

ębiorstwo działa w szczególności na podstawie przepisów..

- Przyk

ład: Ustawa, Rozporządzenie, Statut, Regulamin Organizacyjny

- Obs

ługa prawna polega na…

- Inne

33

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości – struktura pracy

zaliczeniowej

Ø

Punkt 3 – Stosowana terminologia

- w przedsi

ębiorstwie jest wdrożony, utrzymywany i doskonalony

SZJ spe

łniający wymagania międzynarodowej normy ISO

9001:2000 zgodnej z Polsk

ą Normą PN-EN ISO 9001:2000

- stosowana w SZJ terminologia jest zgodna z norm

ą ISO 9000:

2000 – SZJ Podstawy i Terminologia

- Struktura organizacyjna jest zdefiniowana w Reg Org.

Ø

Punkt 4 – System Zarz

ądzania Jakością

- celem jest prawid

łowe opracowanie, udokumentowanie, wdrożenie

i utrzymanie systemu zarz

ądzania jakością, zapewnienie ciągłego doskonalenia jego skuteczności

w oparciu o wymagania zawarte w normie ISO 9001:2000 i w przepisach prawnych obowi

ązujących..

Ø

Punkt 4.1 – Wymagania ogólne

- jaki dokument zainicjowa

ł wdrożenie SZJ i kiedy

- pracownicy poinformowani kiedy..

- odniesienie do polityki jako

ści – znajomość przez załogę (na co zwrócono uwagę)

- zdefiniowano procesy i ich powi

ązania (załącznik…)

- przygotowano macierz procesów (za

łącznik…)

- zapewniono dost

ępność zasobów ( rzeczowych, finansowych, ludzkich) – wdrożenie i utrzymanie

- dla procesów zdefiniowano KPI

34

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości – struktura pracy

zaliczeniowej

Ø

Punkt 4.1 – Wymagania ogólne CD

- ustalono za

łożenia i zasady obowiązujące w SZJ – podejście

procesowe, zapewnienie sta

łego doskonalenia, zapewnienie

nadzoru nad procesami i

środków i zasobów do realizacji,

zapewniono sta

łą orientację na potrzeby i wymagania klientów

- zakres SZJ i wy

łączenia

Ø

Punkt 4.2 – Wymagania dotycz

ące dokumentacji

- 4..2.1 – Postanowienia ogólne

– dokumentacja SZJ obejmuje (KJ, PJ, KJ w Wydzia

łach, Instrukcje

Zapisy)

- 4.2.2 – Ksi

ęga Jakości

– podstawowy dokument, opisuje…, gdzie zamieszczona, do kogo

skierowana, krótki opis rozdzia

łów, informacja dot. opracowania i zatwierdzenia KJ, udostępniania,

aktualizacji i archiwizacji

- 4.2.3 – Nadzór nad dokumentami

– nawi

ązanie do procesu „Nadzorowanie i doskonalenie SZJ”

dokumentacja jest odpowiednio opracowana, nadzorowana i modyfikowana, nadzór nad dokumentami
opisuj

ą następujące procedury – w tym audity, działania zapobiegawcze, nadzorowanie zapisów,

nadzór nad wyrobem niezgodnym, opracowanie i nadzorowanie dokumentów SZJ

- 4.2.4 – Nadzór nad zapisami

– jest stosowana procedura, która ma dostarczy

ć dowodów zgodności

z wymaganiami i odpowiedniej skuteczno

ści działania systemu, odpowiedzialność w przedsiębiorstwie

35

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości – struktura pracy

zaliczeniowej

Ø

Punkt 5 – Odpowiedzialno

ść Kierownictwa

- 5.1

Zaanga

żowanie Kierownictwa

– przedstawienie kierownictwa firmy, informacja o polityce

jako

ści – zatwierdzona przez firmę w dniu.., uchwała nr.., zapisano w niej (wymienić kluczowe

elementy zawarte w dokumencie), przegl

ąd dokonywany przez.., kiedy…, jaki sposób – opisać proces

dokonywania przegl

ądów, napisać o zasobach przeznaczonych do realizacji

- 5.1.1 Zasady kierowania Przedsi

ębiorstwem

– odniesienie do regulaminu organizacyjnego

- 5.2

Orientacja na klienta

– jakich klientów identyfikuje organizacja, jakie s

ą ich wymagania, w jaki

sposób s

ą identyfikowane wymagania klientów (opisać proces), nawiązać do strategii organizacji na

kolejne lata w zakresie orientacji na klienta, napisa

ć o podejściu organizacji do klienta, napisać w jaki

sposób rozpatruje firma wnioski o doskonalenie, usprawnienie, jak wygl

ąda proces, jakie badania

opinii prowadzone przez firm

ą

- 5.3

Polityka Jako

ści

– Misj

ą firmy jest…., Polityka Jakości zapisana w załączniku nr została

przyj

ęta przez.., rozpowszechniona przez (do kogo)…, przedstawiona kadrze kierowniczej (kiedy,

komu)…

- 5.4

Planowanie

- 5.4.1 Cele dotycz

ące jakości

– cele ustalone przez Kierownictwo priorytetowe dla jednostki, jakie ?..

- 5.4.2 Planowanie Systemu Zarz

ądzania Jakością

– okre

ślenie niezbędnych procesów dla jakich

jednostek, w ramach SZJ opracowano macierz (powi

ązanie) procesów, napisać o przeprowadzonej

analizie procesów (g

łównych, zarządczych, pomocniczych), jak wprowadzane zmiany do KJ

36

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości – struktura pracy

zaliczeniowej

Ø

Punkt 5 – Odpowiedzialno

ść Kierownictwa

- 5.5

Odpowiedzialno

ść, Uprawnienia i Komunikacja

- 5.5.1 Odpowiedzialno

ść i Uprawnienia –

odpowiedzialno

ść i uprawnienia pracowników

- 5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa

– Pe

łnomocnik ds. SZJ i jego zadania

- 5.5.3 Komunikacja wewn

ętrzna

– komunikacja wewn

ętrzna i zewnętrzna

- 5.6

Przegl

ąd zarządzania

- 5.6.1 Postanowienia ogólne

– w celu utrzymania SZJ zgodnie z norm

ą przeprowadza Kierownictwo

przegl

ąd SZJ (zasady, terminy)

- 5.6.2 Dane wej

ściowe do przeglądu

– np. wyniki auditów, informacji od klientów, funkcjonowania

procesów, dzia

łań zapobiegawczych i korygujących, wcześniejszych przeglądów, innych danych

- 5.6.3 – Dane wyj

ściowe z przeglądu

– efektem przegl

ądów są dane wyjściowe, które skutkują

doskonaleniem skuteczno

ści SZJ, opisać krótko

Ø

Punkt 6 – Zarz

ądzanie zasobami – wskazać główne cele

- 6.1

Zapewnienie zasobów

– zapewnienie zasobów –

środki finansowe, kadry, wyposażenia

stanowisk pracy, innych

środków

- 6.2

Zasoby ludzkie

- 6.2.1 Postanowienia ogólne –

zatrudnienie pracowników z odpowiednim wykszta

łceniem

i do

świadczeniem, zatrudnienie zgodnie z procedurą

37

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości – struktura pracy

zaliczeniowej

Ø

Punkt 6 – Zarz

ądzanie zasobami – cd.

- 6.2.2 Kompetencje,

świadomość i szkolenie –

jakie zasady stosuje firma

- 6.3

Infrastruktura

– opisa

ć infrastrukturę firmy, wymagania dotyczące zapewnienia odpowiednich

warunków dla pracowników, nadzór nad infrastruktura pe

łni..

- 6.4

Środowisko pracy

– zapewnienie odpowiednich warunków pracy (jakie zasady ?), badanie

środowiska pracy i ocena ryzyka zawodowego

Ø

Punkt 7 – Realizacja obs

ługi – planowa realizacja zadań przez firmą w warunkach nadzorowanych,

zgodnie z zasadami…

- 7.1

Planowanie realizacji us

ługi –

procesy zarz

ądcze, główne i pomocnicze, opisać procesy –

szczegó

ły

- 7.2

Procesy zwi

ązane z klientem

– okre

ślenie wymagań dotyczących usługi (kto jest klientem

zewn

ętrznym), przegląd wymagań dotyczących usługi (obsługa klientów), komunikacja z klientem

(opis)

- 7.3

Projektowanie i rozwój

– planowanie projektowania i rozwoju, dane wej

ściowe do

projektowania, dane wyj

ściowe z projektowania, przegląd projektowania i rozwoju, weryfikacja

projektowania i rozwoju, nadzorowanie zmian w projektowaniu i rozwoju

- 7.4

Zakupy

– procesy zakupu, weryfikacja zakupionego wyrobu, weryfikacja zakupionego wyrobu

38

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości – struktura pracy

zaliczeniowej

Ø

Punkt 8 – Pomiary, analiza, doskonalenie – audity wewn

ętrzne, system nadzorowania, zasady oraz cele

kontroli wewn

ętrznej w organizacji, zapisy dotyczące kontroli wewnętrznej, zakres kontroli auditowej

- 8.2

Monitorowanie i pomiary

- 8.2.1 Zadowolenie Klienta –

stopie

ń zadowolenia klienta badany za pomocą, badanie skarg klientów (jak?),

dane z metod (jakie?)

- 8.2.2 Audit wewn

ętrzny –

prowadzone audity wewn

ętrzne (zasady prowadzenia), kto planuje, kto realizuje,

jaki proces przygotowania planów, co z wynikami auditów

- 8.2.3 Monitorowanie i pomiary procesów

– jak wygl

ąda pomiar procesów, kto realizuje, w jakim czasie

(jaki interwa

ł czasu)

- 8.2.4 Monitorowanie

świadczonych usług

– monitorowanie przez W

łaściciela (zasady)

- 8.3

Nadzór nad us

ługą niezgodną

– kto odpowiada za post

ępowanie z wyrobem niezgodnym i proces

- 8.4

Analiza danych

– informacje o funkcjonowaniu SZJ powstaj

ą w wyniku np. raportów, przeglądów,

skarg i reklamacji, innych

- 8.5

Doskonalenie

– ogólne zasady doskonalenia

- 8.5.1 Ci

ągłe doskonalenie

– realizacja w praktyce Polityki Jako

ści – zasady, realizacja celów jakości (jak?)

-8.5.2 Dzia

łania korygujące

– planowane i realizowane przez.., opisa

ć proces, dokonywane są przeglądy i

oceny podj

ętych działań korygujących (zasady)

- 8.5.3 Dzia

łania zapobiegawcze

– jakie dzia

łania planuje i uruchamia Pełnomocnik ds. SZJ, kto realizuje w

przedsi

ębiorstwie, jakie konkretne działania są podejmowane przez firmę

39

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości – struktura pracy

zaliczeniowej

Polityka Jako

ści – elementy składowe

1.

Misja przedsi

ębiorstwa….

2.

Polityka Jako

ści ….

3.

Cele jako

ściowe...

4.

Deklaracje Zarz

ądu / Dyrektora….

5.

Wska

źniki dla oceny Polityki Jakości (czas, przegląd, wskaźniki oceny)

6.

Podpis Zarz

ądu firmy / przedsiębiorstwa /data

40

Podstawy zarz

ądzania

Ksi

ęga Jakości - doświadczenia

Przyk

ład

NORMA

KJ

41

Podstawy zarz

ądzania

Cz

ęść III

Ø

Auditing jako

ści zgodnie z ISO 9001:2000 – warsztat praktyczny

Ø

Procedury, dokumentacja – przygotowywanie przyk

ładowych procedur

42

Podstawy zarz

ądzania

Audit – definicja

Systematyczny, niezale

żny i udokumentowany

proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego

obiektywnej oceny w celu okre

ślenia stopnia

spe

łnienia kryteriów auditu

ISO 9000:2000 – 3.9.1

43

Podstawy zarz

ądzania

Audit – inne definicje

Systematyczne badanie za

łożeń,

wdro

żenia i skuteczności

wybranych elementów systemu zarz

ądzania

jako

ścią

danej organizacji, procesów lub dzia

łów

44

Podstawy zarz

ądzania

Audit – inne definicje

Sformalizowane dzia

łania prowadzone

w odniesieniu do Polityki Jako

ści, Księgi Jakości

i Procedur

w celu

niezale

żnej oceny obiektywnych

dowodów oraz sprawdzenia

zgodno

ści z określonymi wymaganiami

45

Podstawy zarz

ądzania

Obiektywny dowód

Ø

Dane potwierdzaj

ące istnienie lub prawdę – ISO 9001:2000

Ø

Mo

żna je uzyskać poprzez obserwację, pomiary, testy lub

innymi

środkami

Ø

Mo

że być stwierdzeniem lub (co lepsze) dowodem

udokumentowanym

Ø

Mo

że być zweryfikowany

46

Podstawy zarz

ądzania

Szczegó

łowe wymagania

Ø

Wymagania Klienta, które powinny by

ć spełnione

Ø

Wymagania systemu zarz

ądzania jakością

Ø

Ksi

ęgi Jakości

Ø

Procedury / Instrukcje robocze

Ø

Norma dotycz

ąca zarządzania jakością

Ø

Wymogi prawne – ustawowe, regulacyjne lub bran

żowe

Ø

Przepisy jednostki certyfikuj

ącej

47

Podstawy zarz

ądzania

Audit jako

ści

Ocena trójstopniowa:

a)

Za

łożenia – Księga Jakości – zgodność z ISO 9001:2000

b)

Wdro

żenie – obiektywne dowody pozyskane z praktyki

organizacji – zgodno

ść Księgi Jakości z procedurami

c)

Skuteczno

ść – obiektywne dowody potwierdzają skuteczność

systemu zarz

ądzania jakością

48

Podstawy zarz

ądzania

Typy auditów systemów jako

ści

Ø

Pierwszej strony – My auditujemy nasz w

łasny system

(audit wewn

ętrzny)

Ø

Drugiej strony – My auditujemy naszego dostawc

ę

(audit zewn

ętrzny)

Ø

Trzeciej strony – My jeste

śmy auditowani przez jednostkę certyfikującą

(audit zewn

ętrzny)

49

Podstawy zarz

ądzania

Przyczyny przeprowadzania auditów
pierwszej strony

Ø

Wymagania ISO 9001:2000

Ø

Mechanizm nadzorczy wykorzystywany przez kierownictwo

Ø

Dobre narz

ędzie ciągłego doskonalenia dzięki:

Ø

Zaanga

żowaniu pracowników

Ø

Komunikowaniu

Ø

Rozbudzaniu

świadomości pracowników

50

Podstawy zarz

ądzania

Przyczyny przeprowadzania auditów
drugiej strony

Ø

Wybór firm wspomagaj

ących i ocena dostawców

Ø

Wybór firm doradczych

Ø

Jedna z metod uzyskiwania zgodno

ści z wymaganiami punktu 7.4.1

normy ISO 9001

Ø

Wspomaga doskonalenie systemów zarz

ądzania jakością u dostawców

Ø

Podstawa budowania partnerskich stosunków z dostawcami

51

Podstawy zarz

ądzania

Przyczyny przeprowadzania auditów
trzeciej strony

Ø

Mog

ą ograniczyć potrzebę auditów drugiej strony

Ø

Potwierdzenie zgodno

ści z normą międzynarodową

Ø

Ogranicza ponoszenie nieuzasadnionych kosztów przez dostawców

Ø

Wspomaga konkurencyjno

ść na rynku

52

Podstawy zarz

ądzania

Cechy auditorów

Ø

Musi by

ć biegły w branży

Ø

Bieg

łość w auditowaniu najwyższego kierownictwa

Ø

Bieg

łość w zakresie wymogów prawnych

Ø

Musi rozumie

ć proces

Ø

Musi rozumie

ć powiązania procesów

Ø

Musi umie

ć współdziałać w zespole

Ø

Wymagania zwi

ązane z warunkami lokalnymi – kultura, praktyki,

podej

ście

53

Podstawy zarz

ądzania

Cechy auditorów

Ø

Auditor musi by

ć elastyczny i przygotowany na:

Ø

Zmieniaj

ące się sytuacje

Ø

Ró

żne style kierowania

Ø

Ró

żnice między szczeblami kierowniczymi/pracownikami

Ø

Auditor musi by

ć kompetentny w:

Ø

Wnioskowaniu dotycz

ącym niezgodności

Ø

Ocenie skuteczno

ści działań korygujących

54

Podstawy zarz

ądzania

Inne cechy dobrego auditora

Ø

Elastyczny w my

śleniu

Ø

Dyplomatyczny

Ø

Spostrzegawczy

Ø

Przewiduj

ący

Ø

Wytrwa

ły

Ø

Zdecydowany

Ø

Przygotowany na wszystko

Ø

Etyczny

55

Podstawy zarz

ądzania

Kryteria certyfikacji IRCA

1.

Wy

ższe wykształcenie

2.

Do

świadczenie zawodowe

3.

Do

świadczenie – jakość

4.

Szkolenie Auditorów

5.

Do

świadczenie Auditowe

6.

Zarz

ądzanie auditami, doświadczenia Auditora Wiodącego

1.

Szczeble : Auditor Sta

żysta – Auditor – Auditor Wiodący

56

Podstawy zarz

ądzania

Przygotowanie do Auditu

Ćwiczenie 1:

Maj

ą Państwo do czynienia z nowym dostawcą, który nie

dysponuje udokumentowanym systemem zarz

ądzania

jako

ścią.

W jaki sposób przygotuj

ą się Państwo do takiego Auditu ?

Czas na wykonanie 10 min

57

Podstawy zarz

ądzania

Przygotowanie do Auditu

Ćwiczenie 1:

/ODPOWIED

Ź/

Maj

ą Państwo do czynienia z nowym dostawcą, który nie

dysponuje udokumentowanym systemem zarz

ądzania

jako

ścią.

1.Zapoznanie si

ę ze specyfiką, charakterem działalności firmy

2.Czy firma ma dokumentacj

ę określającą procesy ?

3.Zakres auditu, cele auditu, jakie obszary obj

ęte badaniem

4.Okre

ślić szczególne potrzeby, umiejętności auditora

5.Metody pracy auditora
6.Zapoznanie si

ę z wynikami poprzednich auditów, listy referencyjne

7.Procedury, instrukcje, inne formularze
8.Wizyta wst

ępna

9.Lista kontrolna

58

Podstawy zarz

ądzania

Cykl

życia auditu

Cykl

życia auditów często określa się akronimem:

P.E.R.C.

Ø

Planning – Planowanie

Ø

Execution – Wykonanie

Ø

Recording – Dokonanie zapisów

Ø

Close out - Zamkni

ęcie

59

Podstawy zarz

ądzania

Wizyta wst

ępna

Ø

Wyja

śnić cel i zakres auditu

Ø

Pozna

ć naturę i charakter biznesu

Ø

Okre

ślić przebieg procesu i powiązania

Ø

Uzgodni

ć, jakie procedury należy wykorzystać w trakcie auditu

Ø

Wyja

śnić ewentualne nieporozumienia

Ø

Okre

ślić ewentualne, szczególne potrzeby – umiejętności, odzież

ochronna

Ø

Zapozna

ć się z zakładem

60

Podstawy zarz

ądzania

Planowanie auditu

Ø

Zrozumienie natury i charakteru biznesu

Ø

Okre

ślenie celu i założeń

Ø

Uzgodnienie zakresu

Ø

Okre

ślenie procesów

Ø

Okre

ślenie powiązań między procesami

Ø

Wskazanie auditora wiod

ącego w zespole

Ø

Okre

ślenie potrzeby czasu

Ø

Dobór cz

łonków zespołu auditującego

Ø

Kontakt z auditowanym – uzgodnienie terminów

Ø

Opracowanie programu auditów

Ø

Wprowadzenie cz

łonków zespołu

Ø

Opracowanie list kontrolnych

61

Podstawy zarz

ądzania

Czas trwania auditu

Ø

Liczba zatrudnionych = 1-5 = 1 dzie

ń

…………..

Ø

Liczba zatrudnionych = 30-59 = 4-5 dni

…………...

Ø

Liczba zatrudnionych = 500-999 = 9 dni

……………

Ø

Liczba zatrudnionych = 4000-8000 = 17 dni

62

Podstawy zarz

ądzania

Cel auditu

Zgromadzi

ć obiektywne dowody

pozwalaj

ące na dokonanie świadomej oceny

statusu i efektywno

ści

systemu zarz

ądzania jakością

63

Podstawy zarz

ądzania

Spotkanie otwieraj

ące

1.

Wprowadzenie – zapis

2.

Cel – zakres, status wydania dokumentacji

3.

Przegl

ąd programu auditu

4.

Przewodnicy

5.

Aspekty logistyczne

6.

Metody raportowania (informowanie na bie

żąco o niezgodnościach)

7.

Poufno

ść

8.

Próbki

9.

Ograniczenia

10.

Wyja

śnienia

64

Podstawy zarz

ądzania

Listy kontrolne – korzy

ści

Ø

Przypominaj

ą o celach auditu

Ø

Stanowi

ą dowód planowania auditu

Ø

Pomagaj

ą utrzymać tempo i ciągłość auditu

Ø

Ograniczaj

ą ilość pracy w trakcie auditu

65

Podstawy zarz

ądzania

Lista kontrolna

Audit:

(nazwa auditu)

Wywiad z:

(imi

ę, nazwisko, stanowisko)

Jednostka org.:

(Pion, Dywizja, Subdywizja,
Departament, Wydzia

ł, Dział, Sekcja)

Zespó

ł auditowy:

(symbol zespo

łu auditowego, np. A, B

itp.)

Data spotkania:

(data spotkania auditowego)

Godzina spotkania:

(godzina spotkania auditowego)

Miejsce spotkania:

(miasto, miejscowo

ść)

Lp.

Komentarz/notatki/

nr dowodów

Pytanie
Odpowied

ź

Pytanie

Odpowied

ź

Obserwacje

1.

2.

66

Podstawy zarz

ądzania

Opracowanie list kontrolnych

1.

Zmie

ń punkty normy w odpowiednie pytania

2.

Okre

śl proces

3.

Okre

śl powiązania między procesami

4.

Wykorzystuj

ąc przygotowane pytania i Księgę Jakości należy

zaplanowa

ć jakie obszar analizować, określić próbki

5.

Przygotuj listy kontrolne

67

Podstawy zarz

ądzania

Listy kontrolne

Ćwiczenie 2:

Maj

ą Państwo do dyspozycji Normę ISO 9001:2000 oraz

Ksi

ęgę Jakości proszę o przygotowanie 6 pytań do listy

kontrolnej, szczegó

ły proszę wpisać na otrzymanym

formularzu

Czas na wykonanie 10 min

68

Podstawy zarz

ądzania

Opracowanie list kontrolnych – podstawy

Poprosi

ć o ogólny przegląd procesów, by się dowiedzieć….?

1.

W jaki sposób procesy s

ą powiązane w organizacji ?

2.

W jaki sposób steruje si

ę procesami ?

3.

W jaki sposób procesy s

ą monitorowane/ mierzone ?

4.

Czy s

ą dowody ciągłego doskonalenia ?

69

Podstawy zarz

ądzania

Realizacja auditu

1.

Spotkanie otwieraj

ące

2.

Proces auditu

1.

Gromadzenie informacji

2.

Walidacja ustale

ń

3.

Ocena ustale

ń

3.

Spotkanie zamykaj

ące

70

Podstawy zarz

ądzania

Uczestnicy auditu

Ø

Auditor Wiod

ący

Ø

Cz

łonkowie Zespołu

Ø

Przewodnik

Ø

Przedstawiciel Dzia

łu

Ø

Auditowany

Ø

Obserwatorzy: prze

łożony auditowanego, auditor stażysta, auditor

Ø

T

łumacz

Ø

Konsultant

71

Podstawy zarz

ądzania

Pytania otwarte

Ø

Prosz

ę mi powiedzieć ….

Ø

Kto (to robi)

Ø

Co (si

ę robi)

Ø

Gdzie (to si

ę wykonuje)

Ø

Dlaczego (si

ę to robi)

Ø

Kiedy (to si

ę robi)

Ø

Jak (to si

ę robi, jak często)

Ø

Prosz

ę mi pokazać ….

72

Podstawy zarz

ądzania

Sporz

ądzenie notatek

Zapisuj obiektywne dowody:

Ø

O

świadczenia, stwierdzenia

Ø

Oznaczenie dokumentów i ich wyda

ń, statusy przeglądów

Ø

Wszelkie oznaczenia, etykiety, identyfikatory

Ø

Nazwy Dzia

łów, jednostek organizacyjnych

Ø

Nazwiska auditowanych

73

Podstawy zarz

ądzania

Tabela problemów i ryzyk

Opis

Gdzie

Ryzyko

:)

(opis problemu)

(jednostka, w której

zidentyfikowano

problem lub ryzyko)

(opis zidentyfikowanych lub

potencjalnych ryzyk wyst

ąpienia

problemu)

(pliki z dowodami, np. skany, raporty, procedury itp.)

(skala 1-5)

w

łaściwy

punkt normy

(rekomendacje auditorów dot. stosownych

dzia

łań naprawczych i doskonalących)

(sugerowana jednostka

organizacyjna / stanowisko

pracy odpowiedzialne za
opracowanie i wdro

żenie

dzia

łań poauditowych)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

Komentarz aud itora

norm a

ISO

Rekomendacje

Odpow iedzialno

ść

O cena planu dzia

łań korygujących

Lp.

Problem / Ryzyko

Dowody

Waga

74

Podstawy zarz

ądzania

Karta niezgodno

ści

75

Podstawy zarz

ądzania

Klasyfikacja problemów i ryzyk

76

Podstawy zarz

ądzania

Ocena Auditorów – przyk

ład

Nazwa auditu:

Audit nr.:

Data oceny:

OCENIAJ

ĄCY:

OCENIANY:

Waga

Ocena

Wynik

0,05

0

0,05

0

0,05

0

0,05

0

0,05

0

0,1

0

0,1

0

0,1

0

0,15

0

0,15

0

0,15

0

Uwagi o pracy auditora:

Zapoznanie si

ę z materiałami do auditu

(przygotowanie si

ę do przeprowadzanego auditu)

Terminowe przeprowadzanie spotka

ń

(zgodnie z planem auditu)

Prosze wype

łnić jedynie szare pola

Imi

ę i nazwsko

Imi

ę i nazwisko

Ocena auditora

0,00

Zaanga

żowanie

(nastawienie i ch

ęć do współpracy)

Punktualno

ść

(terminowe przychodzenie na spotkania i telekonferencje)

Postawa w trakcie przeprowadzanych spotka

ń

(obiektywno

ść, postrzeganie i prezentowanie niezgodności jako okazji do doskonalenia)

Oceniane zagadnienie

Uczestnictwo w telekonferencjach

(przekazywanie informacji w czasie telekonferencji)

Komunikatywno

ść

(jasno

ść formułowanych spostrzeżeń i ocen)

Jako

ść przygotowywanych dokumentów

(zgodno

ść z przyjętym standardem, zawartość merytoryczna)

Poparcie ocen dowodami

(za

łączanie dowodów do formułowanych ocen)

Organizacja pracy

(porz

ądek w dokumentach, notatkach, klarowność numeracji itp.)

Terminowe przygotowywanie dokumentów

(zgodnie z za

łożeniami RSA)

WZJ

auditor wiodący

regionalny koordynator auditu

auditor/auditor stażysta

WZJ

auditor wiodący

regionalny koordynator auditu

auditor/auditor stażysta

77

Podstawy zarz

ądzania

Przyk

ładowy raport

78

Podstawy zarz

ądzania

Niezgodno

ść

Ø

Niespe

łnienie wymagania

Ø

Okre

ślone wymagania:

Ø

Warunki umowy

Ø

Norma jako

ści

Ø

Ksi

ęga Jakości

Ø

Procedury

Ø

Wymogi prawne

79

Podstawy zarz

ądzania

Zasady stwierdzaj

ące niezgodność

Sytuacja, w której wyst

ępuje prawdopodobieństwo, że

pojawi si

ę niezgodny wyrób (lub usługa) lub

w której korzy

ści płynące z normy

zarz

ądzania jakością nie będą osiągnięte

z powodu braku lub niestosowania si

ę

do odpowiedniej procedury.

80

Podstawy zarz

ądzania

Ćwiczenie praktyczne

Ćwiczenie 3:

Znajd

ź punkt normy odpowiadający poniższej sytuacji:

W Biurze Pe

łnomocnika ds. Jakości auditor przegląda raporty z auditów wewnętrznych. W wyniku

przegl

ądu stwierdza że wszystkie audity zostały przeprowadzone zgodnie z zatwierdzonym

harmonogramem auditów. Odnotowuje jednak, i

ż regularnie we wszystkich cyklach auditów z ostatnich lat

oko

ło 80% niezgodności było zauważonych w dziale projektowym. Procedura wymaga auditowania

wszystkich wydzia

łów w odstępach 6-miesięcznych.

Czas na przygotowanie 10 min

81

Podstawy zarz

ądzania

Ćwiczenie praktyczne

Ćwiczenie 3:

Znajd

ź punkt normy odpowiadający poniższej sytuacji:

W Biurze Pe

łnomocnika ds. Jakości auditor przegląda raporty z auditów wewnętrznych. W wyniku

przegl

ądu stwierdza że wszystkie audity zostały przeprowadzone zgodnie z zatwierdzonym

harmonogramem auditów. Odnotowuje jednak, i

ż regularnie we wszystkich cyklach auditów z ostatnich lat

oko

ło 80% niezgodności było zauważonych w dziale projektowym. Procedura wymaga auditowania

wszystkich wydzia

łów w odstępach 6-miesięcznych.

Punkt normy ISO 9001:2000

8.2.2

82

Podstawy zarz

ądzania

Ćwiczenie praktyczne

Ćwiczenie 4:

Znajd

ź punkt normy odpowiadający poniższej sytuacji:

Firma produkuje ró

żne kosmetyki. W obszarze spedycji auditor dokonywał przeglądu wyrobów zwolnionych

do wysy

łki i zauważył, że pewna ilość kremu o konkretnej nazwie, który znajdował się na trzech paletach

w opakowaniach kartonowych i oznaczony jako „gotowy do wysy

łki” . Opakowania kartonowe nie posiadały

nast

ępujących oznaczeń – numer partii, data produkcji, termin przydatności.

Procedura o numerze 2 wymaga,

żeby wyżej wymieniona informacja była wydrukowana na opakowaniach

wszystkich produktów

Czas na przygotowanie 10 min

83

Podstawy zarz

ądzania

Ćwiczenie praktyczne

Ćwiczenie 4:

Znajd

ź punkt normy odpowiadający poniższej sytuacji:

Firma produkuje ró

żne kosmetyki. W obszarze spedycji auditor dokonywał przeglądu wyrobów zwolnionych

do wysy

łki i zauważył, że pewna ilość kremu o konkretnej nazwie, który znajdował się na trzech paletach

w opakowaniach kartonowych i oznaczony jako „gotowy do wysy

łki” . Opakowania kartonowe nie posiadały

nast

ępujących oznaczeń – numer partii, data produkcji, termin przydatności.

Procedura o numerze 2 wymaga,

żeby wyżej wymieniona informacja była wydrukowana na opakowaniach

wszystkich produktów

Punkt normy ISO 9001:2000

7.5.5

84

Podstawy zarz

ądzania

Spotkanie zamykaj

ące

Auditor Wiod

ący opracowuje, działa zgodnie z programem spotkania

1.

Uczestnicy

2.

Podziekowania

3.

Cele/Zakres

4.

System raportowania

5.

Ograniczenia

6.

Podsumowanie ustale

ń

7.

Uzgodnienia

8.

Rekomendacje

9.

Wyja

śnienia

10.

Zako

ńczenie

85

Podstawy zarz

ądzania

Dzia

łania poauditowe

Ø

Auditowany otrzymuje raport o niezgodno

ściach

Ø

Opracowuje plan dzia

łań korygujących

Ø

Przesy

ła plan działań korygujących auditorowi

Ø

Auditor dokonuje oceny przedstawionego planu

Ø

Auditowany wdra

ża plan

Ø

Auditowany ocenia skuteczno

ść

Ø

Auditowany dokonuje przegl

ądu i wprowadza zmiany

Ø

Auditowany dokonuje zmiany

Ø

Auditor bada wdro

żenie i skuteczność

Ø

Zapisy wszystkich podj

ętych działań (auditowanego i auditora)

86

Podstawy zarz

ądzania

Prezentacja przygotowana przez:

Imi

ę i Nazwisko:

Dr Marcin Lis

Funkcja:

Pe

łnomocnik Rektora ds. Jakości

E-mail:

[e-mail]