Jak rozliczać i ewidencjonować zasiłek chorobowy?

Pracownik spółki przebywał na pięciodniowym zwolnieniu lekarskim. Jak prawidłowo ustalić i zaksięgować naliczenie i wypłatę zasiłku
chorobowego ze środków ZUS wypłacanego przez firmę?

RADA

Spółka powinna najpierw wyliczyć wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku chorobowego oraz ustalić, jaki procent wynagrodzenia
przysługuje pracownikowi za poszczególne dni zwolnienia. Zasiłek chorobowy wypłacany jest za każdy dzień zwolnienia lekarskiego w wysokości
70%, 80% lub 100% wynagrodzenia. W razie nieterminowego dostarczenia zwolnienia lekarskiego zasiłek obniża się o 25%, a w wyjątkowych
przypadkach zasiłek nie przysługuje, mimo że pracownik był niezdolny do pracy i przedstawił zwolnienie lekarskie w terminie. Algorytm naliczenia
zasiłku za poszczególne dni jest następujący: podstawę wymiaru zasiłku należy przemnożyć przez wskaźnik przysługującego wynagrodzenia, a
następnie uzyskany wynik podzielić przez 30. Zasiłki za poszczególne dni ulegają zsumowaniu.

UZASADNIENIE

Pytanie postawione przez Czytelnika jest sformułowane bardzo ogólnie, dlatego trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Zmiennymi są zarówno
wynagrodzenie będące podstawą naliczenia, jak i wskaźnik procentowy przyjęty do wyliczeń. Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia
społecznego w razie choroby i macierzyństwa (ustawa zasiłkowa) precyzyjnie określa zasady stosowania wskaźnika procentowego.

Ustalenie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego

Przy ustalaniu podstawy wymiaru wszystkich zasiłków wypłacanych pracownikom ze środków ZUS należy kierować się zapisami rozdz. 8 ustawy
zasiłkowej. Jeśli pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie, ustalenie podstawy zasiłku jest stosunkowo proste. Jednak w przypadku
wielu zmiennych składników może to stanowić pewien problem. Część składników płacowych zwiększających podstawę wymiaru składki na
ubezpieczenie chorobowe nie jest uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłku.

Przy zmiennych składnikach nie bez znaczenia pozostają również wcześniejsze absencje chorobowe. Jeżeli przerwa między okresami pobierania
zasiłków nie przekracza trzech miesięcy kalendarzowych, podstawy wymiaru nie przelicza się, lecz stosuje się podstawę wyliczoną ostatnio. O
złożoności problemu może świadczyć fakt, że w sprawie uwzględniania w podstawie wymiaru zmiennych składników wynagrodzenia wypowiedział
się Trybunał Konstytucyjny.

Co do zasady podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych
poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeśli pracownik jest zatrudniony krócej, podstawę wymiaru stanowi przeciętne
miesięczne wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia.

Natomiast podstawę wymiaru świadczenia w pierwszym niepełnym miesiącu ubezpieczenia ustala się na podstawie wynagrodzenia, które pracownik
uzyskałaby za pełny miesiąc pracy. Wynagrodzeniem pracownika, w świetle ustawy, jest przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na
ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie
chorobowe - w części finansowanej przez pracownika (art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Zatem od przychodu uzyskanego przez
pracownika należy odjąć faktyczną kwotę składek na ubezpieczenia społeczne przez niego finansowane.

Do tak określonych zasad ogólnych zawarto kilka wyjątków związanych z wyłączeniem wybranych składników płacowych z podstawy wymiaru
zasiłku, z „historią zatrudnienia” oraz z uproszczeniami dotyczącymi wcześniejszych absencji chorobowych (art. 37-46 ustawy zasiłkowej).

Wysokość zasiłku

Zasiłek chorobowy, poza nielicznymi wyjątkami, przysługuje za każdy dzień niezdolności do pracy. Wysokość zasiłku wynosi 80% podstawy jego
wymiaru, z tym że:

• za okres pobytu w szpitalu, poza wyjątkami określonymi poniżej, zasiłek jest zmniejszany do wysokości 70% podstawy wymiaru,

• w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy, chorobą zawodową lub też
przypadającej na okres ciąży, a także jeżeli niezdolność do pracy powstała wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym
dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów albo zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów, zasiłek chorobowy przysługuje w
wysokości 100% podstawy wymiaru, także za okres pobytu w szpitalu.

Jednak nie wszyscy pracownicy przebywający na zwolnieniu lekarskim mają prawo do zasiłku chorobowego. Przypadki, w których zasiłek nie
przysługuje, wyszczególniono w art. 12-17 ustawy. Ponadto w sytuacji, gdy pracownik nie dotrzyma terminu dostarczenia zwolnienia lekarskiego,
zasiłek ulega obniżeniu o 25% (art. 62 ust. 3 ustawy zasiłkowej). Zaświadczenie lekarskie ubezpieczony jest obowiązany dostarczyć płatnikowi
zasiłków nie później niż w ciągu siedmiu dni od daty jego otrzymania. Za dochowanie tej daty uważa się również wysłanie zwolnienia lekarskiego
pocztą siódmego dnia od dnia jego otrzymania.

Zasiłek chorobowy należy wypłacać za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy. Sposób jego obliczenia jest
następujący:

• ustalamy podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, którą stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy
kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy, a jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej - przeciętne miesięczne
wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia;

• ustalamy stopę procentową oraz stawkę dzienną poprzez pomnożenie podstawy wymiaru wynagrodzenia zasiłku chorobowego przez 80%, a
następnie podzielenie otrzymanego wyniku przez 30;

• otrzymany wynik mnożymy przez liczbę dni wskazanych w zwolnieniu lekarskim.

W ten sam sposób należy obliczać wynagrodzenie za czas choroby.

Przykład

W 2009 r. pani Janina Kowalska przebywała na zwolnieniu lekarskim w okresie od 2 stycznia do 3 lutego oraz od 4 do 28 lutego. Pracodawca
wypłacił z własnych środków wynagrodzenie za 33 dni zwolnienia lekarskiego (wynagrodzenie za czas choroby) oraz zasiłek chorobowy za okres od
4 do 28 lutego (ponieważ jest zobowiązany do naliczania i wypłaty zasiłków finansowanych ze środków ZUS). Pani Janina w 2008 r. pobierała
wynagrodzenie miesięczne w wysokości brutto 3500 zł. Nie otrzymywała premii ani innych świadczeń ze stosunku pracy. Pani Janinie przysługuje
zasiłek chorobowy w wysokości 80% jego wymiaru. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie za czas choroby według zasad ogólnych.

Tabela. Ustalenie wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego dla pracownika w lutym 2009 r.

Ewidencja księgowa:

1. Naliczenie listy płac - łączne zobowiązanie wobec pracownika (brutto):

Wn „Rozliczenie wynagrodzeń” 2 255,12

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 2 255,12

2. Potrącenie podatku dochodowego:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 321,00

Ma „Rozrachunki z US z tytułu PDOF” 321,00

3. Potrącenie składki na ubezpieczenie zdrowotne:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 21,75

Ma „Rozrachunki z ZUS” 21,75

4. Wypłata wynagrodzenia dla pracownika:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 1 912,37

Ma „Rachunek bankowy” 1 912,37

5. Zaliczenie w koszty wynagrodzenia wypłaconego ze środków pracodawcy:

Wn „Wynagrodzenia” 241,62

Ma „Rozliczenie wynagrodzeń” 241,62

6. Rozliczenie wypłaconego zasiłku ze składkami na ubezpieczenia społeczne zgodnie z deklaracją:

Wn „Rozrachunki z ZUS” 2 013,50

Ma „Rozliczenie wynagrodzeń” 2 013,50

• art. 3 pkt 3, art. 11-17, art. 36 ust. 1, art. 37-46 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie
choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 31, poz. 267; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 22, poz. 120

• art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 6, poz. 33