BAZA DANYCH - MS ACCESS

WYKŁADY

dr inż. Piotr Muryjas

Instytut Informatyki

Politechnika Lubelska

BAZA DANYCH ECDL

EGZAMINATORZY
Id-egzaminator TEKST (4)
Nazwisko TEKST (25)
Imię TEKST (15)
Kod-poczta TEKST (5)
Miasto TEKST (15)
Ulica TEKST (30)
Numer TEKST (8)
Tel TEKST (12)
Fax TEKST (12)
E-mail TEKST (30)

EGZAMINY
nr-egz LICZBA

Id-student <FK1> TEKST (7)
Id-przedmiot <FK2> LICZBA
Id-egzaminator <FK3> TEKST (4)
Data-egz DATA
Id-osrodek <FK4> LICZBA
zdał TAK/NIE

STUDENCI
Id-student TEKST (7)
Nazwisko TEKST (25)
Imię TEKST (15)
Data-ur DATA
Miejsce TEKST (15)

PESEL TEKST (11)
Kod-poczta TEKST (5)
Miasto TEKST (15)
Ulica TEKST (30)
Numer TEKST (8)
Tel TEKST (12)
Fax TEKST (12)
E-mail TEKST (30)
nr-ECDL TEKST (9)
data-ECDL DATA

OSRODKI
Id-osrodek LICZBA
nazwa-o TEKST (30)
Kod-poczta TEKST (5)
Miasto TEKST (15)
Ulica TEKST (30)
Numer TEKST (8)

PRZEDMIOTY
Id-przedmiot LICZBA
nazwa-p TEKST (40)
opis TEKST (200)

przeprowadza

zdaje

jest tematem

jest miejscem

©Piotr Muryjas,

Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

2

OBIEKTY BAZY DANYCH ACCESS

Baza danych - zbiór obiektów, umożliwiających gromadzenie, prezentowanie
i wykonywanie operacji na danych.

Rodzaje obiektów:

• tabele - miejsce przechowywania danych

• kwerendy (zapytania) - konstrukcje umożliwiające wykonywanie operacji na

danych (wyświetlanie, aktualizowanie, usuwanie, kopiowanie)

• formularze - elementy interfejsu użytkownika, umożliwiające prezentowanie

i wprowadzanie danych do BD

• raporty - konstrukcja umożliwiająca budowę zestawień danych w różnych

przekrojach informacyjnych

• makra - zbiory akcji wykonywanych na obiektach BD np. na formularzach,

zapytaniach

• moduły - zbiory funkcji i procedur wykonywanych w makrach lub podczas

zaistnienia zdarzeń skojarzonych z elementami formularzy

Z

ASADY NAZYWANIA OBIEKTÓW

BD A

CCESS

• nazwa obiektów zawiera max 64 znaki, łącznie ze spacjami
• nazwa nie może zawierać znaków "!" - wykrzyknik, "." - kropka, "[]" - nawiasy

prostokątne, "'" - cudzysłów

• w nazwach nie są rozróżniane duże i małe litery

• nazwy obiektów powinny być niepowtarzalne w poszczególnych grupach

obiektów

• nazwa obiektu powinna precyzyjnie określać rodzaj obiektu i wskazywać na jego

zawartość informacyjną

• nazwy nie powinny być zbyt długie

©Piotr Muryjas,

Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

3

Przykłady poprawnych nazw obiektów BD ACCESS:

1/

Egzaminy ECDL

2/

Egzaminy_ECDL

3/

1998 Egzaminy w Lublinie

Z

ASADY ODWOŁYWANIA SIĘ DO OBIEKTÓW

BD ACCESS

[obiekt]![element_obiektu]

rodzaj_obiektu![obiekt]![element_obiektu]

[obiekt]![element_obiektu].własność_elementu

rodzaj_obiektu![obiekt]![element_obiektu].własność_elementu

• rodzaj_obiektu - nazwa rodzaju obiektu np. dla formularzy - Formularze

• obiekt - nazwa obiektu np. Egzaminatorzy_dane

• element_obiektu - nazwa pola tabeli, pola kwerendy lub elementu formularza

• własność_elementu - nazwa własności pola kwerendy, elementu formularza lub

raportu

Przykłady:

1.

[Ośrodek]![Nazwa-o]

2.

Formularze![Egzaminatorzy_dane]![Id-egz]

3.

Formularze![Egzaminatorzy_dane]![Id-egz].Visible

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

4

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

5

TYPY DANYCH W BD ACCESS

Typ danych – zbiór możliwych wartości pola tabeli (dziedzina)

N

AZWA TYPU

O

PIS

TEKST

Typ znakowy o max liczbie n znaków; n - max 255

MEMO (NOTA)

Typ znakowy, max 65 535 znaków

LICZBA

Bajt – liczby naturalne od 0 do 255
Liczba całkowita – liczby całkowite od -32 768 do 32 767
Liczba całkowita długa – liczby całkowite od -2 147 483 648 do 2 147 647
Pojedyncza precyzja – liczby rzeczywiste od -3.402823E38 do 3.402823E38
Podwójna precyzja – liczby rzeczywiste od –1.7976931349E308 do

1.7976931349E308

DATA/GODZINA Data i czas

WALUTOWY

Typ liczbowy, 2 miejsca po przecinku

AUTONUMER

Typ liczbowy; kolejne lub losowe liczby automatycznie generowane przez
SZBD MS Access

TAK/NIE

Typ logiczny; przyjmujący tylko dwie wartości PRAWDA lub FAŁSZ

OLE OBJECT

Obiekt utworzony w dowolnej aplikacji posługującej się techniką OLE (np.
obrazy, wykresy)

HIPERŁĄCZE

Typ znakowy tworzących adres hiperłącza do strony WWW, pliku lub
miejsca w pliku

U

WAGI DOTYCZĄCE STOSOWANIA TYPÓW DANYCH

Typ TEKST:

• przeznaczony dla pól zawierających ciągi dowolnych znaków lub pól

zawierających liczby (cyfry), które nie podlegają operacjom matematycznym np.
kod pocztowy, numer telefonu, numer domu i mieszkania

Typ WALUTOWY:

• przeznaczony dla pól zawierających wartości wyrażone w jednostkach

monetarnych lub procentach

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

6

Typ LICZBA:

• przeznaczony dla danych, na których będą wykonywane obliczenia matematyczne

(z wyjątkiem danych reprezentujących wartości wyrażone w jednostkach
monetarnych)

• należy wybierać typ, którego zakres jest zgodny z przewidywanym zakresem

zmienności wartości pola

• wybór rozmiaru typu większego niż jest to konieczne wydłuża czas przetwarzania

danych oraz powoduje zwiększenie zajętości pamięci dyskowej

Typ AUTONUMER:

• liczby generowane w sposób ciągły począwszy od 1 lub wybierane losowo

• zapewnia niepowtarzalność wartości w danym polu

• używany dla pól, które są elementem klucza głównego (PRIMARY KEY)

Typ HIPERŁĄCZE:

• umożliwia odwoływanie się z poziomu bazy danych do danych typu strona

WWW, określone miejsce na stronie WWW, dokument, zakładka dokumentu,
arkusz kalkulacyjny (konkretna komórka lub blok komórek), prezentacja
graficzna lub jej wskazany slajd, formularz lub raport bazy danych MS Access

• dana typu HIPERŁĄCZE może składać się z trzech części oddzielonych znakiem

#:

tekst_wyświetlany#adres_danych#podadres

np. WSPA#www.wspa.lublin.pl

BD#D:\WSPA\WYKŁADY\bazy.doc

ECDL#D:\WSPA\ecdl.mdb#Form

Egzaminowani

Slajd#D:\WSPA\prezent.ppt#5

Oceny#D:\WSPA\zaliczenie.xls#OCENY

dana typu HIPERŁĄCZE musi obowiązkowo zawierać część adres_danych;
pozostałe części są opcjonalne

•

• każda część adresu może zawierać max 2048 znaków

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

7

K

ONWERSJA TYPÓW DANYCH

Z

Na

Uwagi

Wszystkie typy

Memo

Usunięcie indeksów

Tekst

Długość typu - max 255 znaków

Tekst Liczba,

Waluta Tekst zawiera tylko cyfry

Data/Godzina

Tekst zawiera datę w akceptowanym formacie

Tak/Nie

Tekst zawiera słowa: Tak, Nie, Prawda, Fałsz,
True, False

Liczba Waluta Brak ograniczeń konwersji

Tak/Nie

Liczby z przedziału <-0,5; 0,5> lub wartość NULL
zamieniana jest na wartość Nie; każda inna
wartość - na Tak

Data/Godzina Liczba

Brak ograniczeń konwersji

Walutowy Liczba

Brak ograniczeń konwersji

Tak/Nie

Ograniczenia jak dla konwersji Liczba

→ Tak/Nie

Autonumer Liczba

Brak ograniczeń konwersji

Tak/Nie Liczba,

Waluta Wartość Tak

→ -1, Nie → 0

F

ORMATY DANYCH

Format danych – sposób wyświetlania lub drukowania danych przechowywanych

w bazie danych (format danych nie decyduje o sposobie
przechowywania danych w bazie danych)

• Format danych określony jest w definicji tabeli dla każdego pola typu Tekst,

Memo, Liczba, Walutowy, Data/Godzina oraz Tak/Nie.

• Format danych dotyczy wszystkich wartości przechowywanych w danym polu.

• Format danych zdefiniowany w tabeli stosowany jest także w graficznej

reprezentacji tych danych w formularzach lub raportach (tzw. formantach).

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

8

F

ORMATY DANYCH NUMERYCZNYCH I LOGICZNYCH

Formaty standardowe:

• Liczba ogólna – wyświetlanie liczby w postaci, w jakiej ją wprowadzono

• Walutowy – wyświetlanie liczby w formacie waluty, zgodnie z ustawieniami

środowiska MS Windows

• Stałoprzecinkowy – wyświetlanie liczby z dokładnością do dwóch miejsc po

przecinku

• Standardowy – format stałoprzecinkowy z wprowadzeniem separatora grup

tysięcy

• Procent – liczba wyświetlana ze znakiem %

• Wykładniczy – wyświetlanie liczb w postaci nEm tzn. n10

m

Formaty niestandardowe:

• , (przecinek) – separator części dziesiętnej np. 999,99 (zgodnie z ustawieniami

w środowisku MS Windows)

• spacja – separator grup tysięcy np. 999 999

• 0 – wyświetla cyfry lub zera wiodące, jeśli na pozycji nie występuje cyfra np.

099,00

• # – wyświetla cyfry lub nic, jeżeli na pozycji nie występuje cyfra np. ##,##

P

RZYKŁADY ZASTOSOWANIA FORMATÓW DANYCH NUMERYCZNYCH

Dana

Format

Rezultat wyświetlany

190665,505 Liczba

ogólna

190665,505

190665

Waluta

190 665,00 zł

190665,65 Stałoprzecinkowy 190665,65

190665,65 Standardowy

190

665,65

0,5 Procent 50%

190665 Wykładniczy 1,91E05

190665

000 000,00

190 665,00

19066

### ###,##

19 066,

-0,5 00,00

-00,50

-0,65 ##,##

-,65

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

9

F

ORMATY DANYCH TYPU

DATA/GODZINA

• C lub Data ogólna - data wyświetlana w postaci skróconej np. 19-06-65 15:30

• DDDDDD lub Data pełna - postać daty: Wtorek 19 czerwca 1965

• Data średnia - postać daty: 19 VI 1965

• DDDDD lub Data krótka - postać daty: 65-06-19 (zgodnie z ustawieniami

środowiska MS Windows) (tylko daty od 00-01-01 do 29-12-31 dotyczą XXI
wieku)

• Godzina pełna - godzina wraz z sekundami np. 15:30:55

• Godzina średnia - godzina zapisana w notacji anglosaskiej np. 03:30PM

• Godzina krótka - godzina wraz z minutami np. 15:30

• znaki "-", "/", "," - separatory dni, miesięcy, roku w dacie

• znak ":" - separator godzin i minut

• D - dzień miesiąca (1-31)

• DD - dzień miesiąca (01-31)

• DDD - skrócona nazwa dnia tygodnia (Pon, Śro, Sob)

• DDDD - pełna nazwa dnia tygodnia (Poniedziałek, Środa, Sobota)

• W - numer dnia w tygodniu (1-7)

• WW - numer tygodnia w roku (1-54)

• M - numer miesiąca (1-12)

• MM - numer miesiąca (01-12)

• MMM - numer miesiąca (I-XII)

• MMMM - pełna nazwa miesiąca (Stycznia, Listopada)

• R - numer dnia w roku (1-366)

• RR - Rok (00-99)

• RRRR - Rok (0100-9999)

• G - godzina (0-23)

• GG - godzina (00-23)

• M - minuty (0-59)

• MM - minuty (00-59)

• AM/PM - oznaczenie pory dnia

P

RZYKŁADY ZASTOSOWANIA FORMATÓW TYPU DATY

Dana

Format

Rezultat wyświetlany

19-06-1965 DD-MM-RRRR

19-06-1965

19-06-1965 DD/MM/RR

19/06/65

19-06-1965 DDDD

DD-MM-RR Wtorek 19-06-65

12-10-1967 DD-MMM-RR

12-X-67

24-04-1998

DD, MMMM RRRR

24, kwietnia 1998

12-10-1967 RRRR/MM/DD

1967/10/12

12-10-1967 DDDDD

12-10-67

10:45 GG:MM

10:45

15:45 GG:MM

15:45

15:45

GG:MM AM/PM

03:45 pm

F

ORMATY DANYCH TYPU

TEKST

• @ - wyświetlany jest wprowadzony tekst lub znak; jeśli nie ma znaku

wyświetlana jest spacja z lewej strony

• & - wyświetlany jest wprowadzony tekst lub znak; jeśli nie ma znaku nic nie jest

wyświetlane

• > - wprowadzony tekst wyświetlany jest jako duże litery (faktycznie

przechowywane są znaki tak jak je wprowadzono)

• < - wprowadzony tekst wyświetlany jest jako małe litery (uwaga j.w.)

P

RZYKŁADY ZASTOSOWANIA FORMATÓW DANYCH TYPU

TEKST

Dana

Format

Rezultat wyświetlany

Jan

@@@@@

Jan

Jan &&&&&

Jan

Adam >

ADAM

ADAM <

adam

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

10

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

11

O

GÓLNE FORMATY WYŚWIETLANIA DANYCH

a) mogą być użyte w definicji formatu dla danych dowolnego typu

b) modyfikują formaty wyświetlania zdefiniowane przez użytkownika (formaty

niestandardowe)

c) dotyczą następujących możliwości:

• wyświetlania dowolnego ciągu znaków w polu poprzez umieszczenie tekstu

pomiędzy znakami "" np. "Dnia" DD-MM-RR

• wyświetlania dowolnego jednego znaku w polu poprzez umieszczenie go po

znaku \ (backslash)

• wyświetlania w polu znaku spacji

• wymuszenia lewostronnego wyrównania danych w polu - znak !

• wypełniania wolnego miejsca w wyświetlanym polu podanym znakiem - *

znak

• wyświetlanie wartości pola w określonym kolorze - umieszczenie koloru

w nawiasach prostokątnych np. [czerwony], [zielony], [niebieski], [błękitny],
[purpurowy]

P

RZYKŁADY ZASTOSOWANIA OGÓLNYCH FORMATÓW DANYCH

Dana

Format

Rezultat wyświetlany

14-02-2002

"Dnia: " DDDDD

Dnia: 14-02-02

0500324 "PL-"@@@@@ PL-0500324

Adam >

[Niebieski]

ADAM

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

12

M

ODYFIKACJA FORMATU WYŚWIETLANIA DANYCH

a) modyfikacja dotyczy różnego sposobu wyświetlania danych w zależności od

wartości pola tabeli

b) modyfikacja formatu polega na umieszczeniu definicji formatu w sekcjach

oddzielonych znakiem średnika (od jednej do czterech sekcji)

c) dla danych liczbowych i walutowych definicja formatu może być umieszczona

w 4-ech sekcjach i dotyczy kolejno sposobu wyświetlania liczb (kwot) dodatnich,
liczb (kwot) ujemnych, wartości zero lub nieokreślonej

d) dla danych tekstowych definicja formatu może być umieszczona w 3-ech

i dotyczy kolejno sposobu wyświetlania ciągu znaków o niezerowej długości,
ciągu znaków o zerowej długości (dwa znaki "") oraz wartości nieokreślonej

e) dla danych typu logicznego definicja formatu może być umieszczona w 3-ch

sekcjach; pierwszej sekcji nie definiuje się, w drugiej sekcji określony jest sposób
wyświetlania wartości PRAWDA, w trzeciej - wartości FAŁSZ

f) możliwe jest pominięcie definicji w dowolnej sekcji; wówczas domyślnie jest

przyjmowana definicja z sekcji poprzedniej

P

RZYKŁADY MODYFIKACJI FORMATÓW

Dana

Format

Rezultat wyświetlany

-150 ###;"Debet";"Stan

zerowy"

Debet

0

###;"Debet";"Stan zerowy"

Stan zerowy

NULL

###;"Debet";###; "Nieznane saldo"

Nieznane saldo

NULL

>; "Brak"; "Nieznany"

Nieznany

""

>; "Brak"; "Nieznany"

Brak

PRAWDA ;"Zapłacono";"Do zapłacenia" Zapłacono

FAŁSZ ;"Zapłacono";"Do zapłacenia" Do

zapłacenia

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

13

M

ASKA WPROWADZANIA DANYCH

Maska - szczegółowy sposób określenia sposobu wprowadzania i wyświetlania

danych

a) maska pozwala dokładnie określić rodzaj znaków (litery, cyfry, spacje), które

muszą zostać wprowadzone w danym miejscu pola

b) symbole

używane w maskach:

0 - dowolna cyfra (bez znaku), która musi zostać wprowadzona (wymagalność

wprowadzenia)

9 - dowolna cyfra (bez znaku), która może zostać wprowadzona lub puste miejsce

(opcjonalność wprowadzenia)

# - dowolna cyfra (ze znakiem lub bez) lub nic (opcjonalność wprowadzenia)

L - dowolna litera, która musi zostać wprowadzona (wymagalność

wprowadzenia)

? - dowolna litera lub nic (opcjonalność wprowadzenia)

A - dowolna litera lub cyfra, która musi być wpisana (wymagalność

wprowadzenia)

a - dowolna litera, cyfra lub nic (opcjonalność wprowadzenia)

& - dowolny znak, który musi być wpisany (wymagalność wprowadzenia)

C - dowolny znak lub nic (opcjonalność wprowadzenia)

> - zamiana liter następujących po znaku na duże

< - zamiana liter następujących po znaku na małe

! - wypełnianie pola od prawej do lewej

Password - ukrycie wprowadzanych znaków

c) maska

umożliwia kontrolę poprawności danych tylko na etapie ich

wprowadzania do pola tabeli lub modyfikacji, nie umożliwia kontroli
poprawności wartości dla danych już przechowywanych w bazie danych

d) maska wykorzystywana jest także podczas wprowadzania danych

w formularzach (w tzw. formantach)

e) maska ignorowana jest podczas importowania danych z plików zewnętrznych

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

14

P

RZYKŁADY ZASTOSOWANIA MASKI WPROWADZANIA

Dana

Maska

Rezultat

wl5188999 LL00000

wl5188999

wl5188999 >LL0000000 WL5188999

wl5188999 <L>L0000000 wL5188999

LBN5485

LLL 000A

LBN 5485

WXG800R LLL000A

WXG800R

20141 00\-000 20-141

815252046 \(00\)

000\-00\-00 (81)

525-20-46

65061900060 00000000000

65061900060

beata >L<??????????

Beata

U

WAGI DOTYCZĄCE STOSOWANIA MASKI WPROWADZANIA DANYCH

• Zdefiniowanie maski dla danych typu tekstowego wymaga, by ilość znaków maski

była równa rozmiarowi pola; jeśli rozmiar pola jest większy od ilości znaków
maski, wówczas nie będzie możliwe wprowadzenie większej liczby znaków równej
zadeklarowanemu rozmiarowi pola.

• Jeśli dla danego pola zdefiniowano format oraz maskę wprowadzania, to wyższy

priorytet posiada definicja formatu wyświetlania (maska nie jest brana pod
uwagę).

• Definicja maski zazwyczaj nie jest przechowywana w BD; jednak można ją

zapamiętać stosując postać maski składającą się z sekcji (0 - oznacza
zapamiętanie maski, 1 - pominięcie):

00\-000;0 lub 00\-000;1

• Istnieje możliwość zmiany standardowego sposobu szablonu wprowadzania

danych ze znaku podkreślenia _ na inny znak; wymaga to wskazania w trzeciej
sekcji definicji maski nowego znaku wyświetlania:

00\-000;1;# lub 00\-000;1;*

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

15

DEFINIOWANIE BAZY DANYCH ACCESS

1. Definicja struktury tabeli.

2. Definicja indeksów w tabeli.

3. Definicja związków pomiędzy tabelami.

4. Wprowadzenie danych do tabeli.

5. Definicja zapytań (kwerend).

6. Budowa interfejsu użytkownika (formularzy).

7. Definicja makr i innych modułów.

8. Tworzenie raportów.

Definiowanie obiektów BD odbywa się z poziomu centrum sterowania, w którym

dostępne są różne kategorie obiektów (tabele, kwerendy, formularze, raporty, makra,

moduły).

D

EFINIOWANIE TABEL

1. Wykorzystanie kreatora tabel:

• automatyczne definiowanie tabel,
• łatwość i duża szybkość definiowania poszczególnych tabel i ich pól,
• standardowe wzorce tabel,
• konieczność uzupełnienia definicji istniejących obiektów i ich elementów,
• konieczność wprowadzenia warunków integralności dla poszczególnych pól,
• konieczność definiowania dodatkowych indeksów.

2. Definiowanie tabel według wymagań projektanta:

• dostosowania struktury tabel do indywidualnych potrzeb użytkownika BD,
• definiowanie własności pól z użyciem dowolnych formatów dla danego typu

danych,

• możliwość definiowania indeksów opartych na dowolnych polach,
• przyjazny interfejs definiowania związków pomiędzy tabelami (tzw. relacji)

oraz określanie rodzaju związku.

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

16

T

ECHNIKA DEFINIOWANIA STRUKTURY TABEL

1. Określenie nazwy pola tabeli (kolumna Nazwa pola).

2. Wskazanie typu danego pola (kolumna Typ danych) poprzez wybór z listy.

3. Opcjonalnie wprowadzenie opisu zawartości informacyjnej pola (kolumna Opis).

4. Zdefiniowanie własności pola (wykorzystanie kreatorów).

5. Powtórzenie kroków 1-4 dla kolejnych pól tabeli.

6. Zapisanie tabeli pod właściwą nazwą.

Uwagi dotyczące definiowania pól tabeli:

a) dla każdego pola należy zdefiniować własności, które szczegółowo charakteryzują

pola i ułatwiają wprowadzanie wartości do tabeli

b) rodzaj właściwości zależy od wybranego typu danych

c) projekt tabeli powinien być wykonany ze szczególną starannością

d) na etapie definiowania tabeli często wykonuje się także określenia jej indeksów

W

ŁAŚCIWOŚCI PÓL

• Rozmiar pola - max liczba znaków (255) lub zakres liczb

• Format - sposób wyświetlania wprowadzonych danych np. @@@@@ lub Bajt

• Maska wprowadzania - szczegółowy sposób wyświetlania danych podczas ich

wprowadzania np. LL0000000, ###,##

• Tytuł - etykieta pola, wyświetlana podczas prezentowania danych z tabeli (zamiast

nazwy pola)

• Wartość domyślna - wartość przypisywana automatycznie do pola w nowym

rekordzie

• Reguła poprawności - warunek jaki muszą spełniać wprowadzane dane

• Komunikat o błędzie - komunikat wyświetlany w sytuacji, gdy wprowadzone dane

nie spełniają reguł poprawności

• Wymagane - czy pole musi być wypełnione w rekordzie (Tak/Nie)

• Zerowa długość dozwolona - dozwolony ciąg znaków o zerowej długości tj. ""

• Indeksowane - tworzenie indeksu opartego na danym polu

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

17

D

EFINIOWANIE REGUŁ POPRAWNOŚCI

Reguły poprawności:

• to warunki, jakie muszą spełniać wartości wprowadzane do pola danych

(własność pola tabeli) np. Data-ECDL = Date()

• to warunki, jakie muszą spełniać dane w całym rekordzie tzn. odwołujące się do

innych pól w rekordzie (własność tabeli) np. Data-ur < Data-ECDL

• można definiować przy pomocy kreatora wyrażeń lub bezpośrednio z klawiatury
• nie mogą zawierać więcej niż 255 znaków

Operatory używane w regułach poprawności:

• operatory porównania: <, >, <=, >=, <>
• operator LIKE - możliwe porównanie z zadanym wzorcem, zdefiniowanym przy

pomocy znaków ? (pojedynczy znak), * (dowolny ciąg znaków), # (pojedyncza

cyfra), [k-z] dowolny znak z podanego zakresu, [!k-z] - dowolny znak nie

należący do podanego zakresu

• operatory SQL:

IN (lista_wartości) np. IN (0; 0,07; 0,22), IN (0; 1)

BETWEEN ... AND ... np. BETWEEN #19-06-65# AND #19-06-98#

IS [NOT] NULL np. nr-ECDL IS NULL

• operatory logiczne AND i OR używane do łączenia wielu warunków (operator

AND ma wyższy priorytet od operatora OR)

Przykłady:

1.

LIKE "[M]*" OR LIKE "[K]*"

2.

NOT LIKE "[p-z]*"

3. <

"Nowak"

4.

Data-ur < #19-06-65#

5.

Data-ECDL > Data-ur

6.

nr-modulu BETWEEN 1 AND 7

7.

IN ("Gotówka"; "Czek")

8.

IN (100; 200)

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

18

K

ONTROLA REGUŁ POPRAWNOŚCI

• reguły poprawności należy określać podczas definiowania struktury tabel

• reguły poprawności sprawdzane są podczas modyfikacji istniejących rekordów

lub wprowadzania danych do nowych rekordów

• nowe reguły dla tabel zawierających dane mogą być sprawdzane podczas ich

zapisu do BD

• modyfikacja reguł w tabeli zawierającej dane może doprowadzić do ich

odrzucenia lub akceptacji

• akceptacja nowych reguł w sytuacji istnienia rekordów, które ich nie spełniają nie

powoduje usunięcia tych rekordów z BD

• nowe reguły poprawności obowiązują dla tych rekordów, które są modyfikowane

lub wprowadzane po zdefiniowaniu reguł

D

EFINIOWANIE WARTOŚCI DOMYŚLNEJ

•

nadawanie wartości domyślnej ułatwia i przyspiesza wypełnianie pól

• wartość domyślna może być ciągiem znaków (tekstem), liczbą, wyrażeniem lub

funkcją wbudowaną w MS Access

• wartość domyślna jest przypisywana do pól tylko dla nowych rekordów

• nadawanie wartości domyślnej może odbywać się przy wykorzystaniu kreatora

wyrażeń

• wartość domyślna może być określona dla wszystkich typów z wyjątkiem typu

AUTONUMER i OLE OBJECT

Przykłady:

1. =

0,07

2. =Date()

3. =Now()

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

19

P

RECEDENSY PÓL PUSTYCH I PRAWIE PUSTYCH

Wymagane

Zerowa długość

Znak w polu

Wartość pola

Enter

Puste

(NULL)

Nie Nie

Spacja

Puste

(NULL)

""

Błąd

Enter

Puste

(NULL)

Nie Tak

Spacja

Puste

(NULL)

""

""

Enter

Błąd

Tak Nie

Spacja

Błąd

""

Błąd

Enter

Błąd

Tak Tak

Spacja

""

""

""

• pole puste zawiera wartość NULL, natomiast pole prawie puste - ciąg znaków

o zerowej długości tzn. ""

• pola puste i prawie puste są jednakowo wyświetlane na ekranie

• pola puste i prawie puste można formatować zgodnie z regułami podanymi dla

poszczególnych sekcji typów danych, prowadząc w ten sposób do rozróżnienia
tych dwóch wartości

T

WORZENIE INDEKSÓW

Indeksy to konstrukcje, które:

• przyspieszają wyszukiwanie danych w tabelach;

• umożliwiają określanie związków między tabelami tzn. definiowanie relacji;

• można definiować na etapie tworzenia tabeli, poprzez określenie własności

Indeksowane jako Tak lub w dowolnym momencie istnienia BD poprzez wybór
opcji umożliwiającej indeksowanie;

• powinno się tworzyć podczas definiowania struktury danych.

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

20

Atrybuty indeksów:

• Podstawowy - klucz posiada własność Primary Key tj. klucza głównego

• Unikatowy (Unique) - każda wartość w polu jest niepowtarzalna (unikalna)

• Ignoruj Null - pozwala pominąć w indeksie wartości pól równe NULL

(zmniejszenie rozmiaru indeksu)

Rodzaje indeksów:

• proste - indeks oparty na jednym polu; indeksy proste można definiować poprzez

ustawienie własności Indeksowane jako Tak

• złożone - indeks oparty na wielu polach (max 10); konieczne jest wykorzystanie

opcji Widok/Indeksy

Uwagi dotyczące tworzenia indeksów:

• dla jednej tabeli można utworzyć max 32 indeksy

• indeksy identyfikowane są poprzez niepowtarzalne nazwy, które można dowolnie

zmieniać (nie zaleca się zmiany nazwy zastrzeżonej Primary Key dla klucza
głównego)

• dla indeksów prostych domyślną nazwą indeksu jest nazwa pola, na którym

oparty jest indeks

• indeksy proste, definiowane przy pomocy własności pola Indeksowane mogą mieć

jeden z atrybutów: Tak(Duplikaty OK), Tak(Bez duplikatów) lub Nie

• definicja indeksów złożonych wymaga przyporządkowania do jednej nazwy

indeksu wielu pól wchodzących w skład indeksu

• indeksy proste i złożone charakteryzują się określonymi atrybutami

• próba zdefiniowania indeksu unikalnego dla pola zawierającego wartości

powtarzające się kończy się niepowodzeniem

• w definicji indeksów określa się także porządek sortowania rekordów (Rosnąco

lub Malejąco)

• nie można usunąć indeksu typu Primary Key lub unikatowego, jeśli wchodzi on

w skład definicji związków między tabelami (konieczne jest uprzednie usunięcie
relacji)

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

21

M

ODYFIKACJA DEFINICJI TABEL

Obejmuje operacje:

1/ wykonywane na polach tabeli:

• zmiana nazwy pól – wykonywana bez ograniczeń

• zmiana rozmiaru pola – możliwość utraty informacji na skutek zmniejszenia

rozmiaru pola

• zmiana typu danych w polach – ograniczenia wynikające z konwersji danych

oraz istniejących związków między tabelami

• zmiana wartości domyślnej – wykonywana bez ograniczeń

• zmiana reguł poprawności – brak ograniczeń wykonania, jednak może

prowadzić do naruszenia zasad integralności dla już istniejących danych lub
odrzucenia nowej definicji reguł

• wprowadzenia indeksowania – ograniczenia wykonania dla indeksów

unikalnych oraz indeksu głównego

• zmiany innych właściwości pola (Format, Tytuł, ...) – brak ograniczeń

wykonania

2/ wykonywane na całej tabeli:

• zmiana kolejności pól w strukturze tabeli (zaznaczenie pól i przesunięcie na

odpowiednią pozycję)

• usunięcie pola (poprzez zaznaczenia wiersza z definicją pola, wciśnięcie

klawisza Delete)

• dodanie pola (wskazanie wiersza, przed którym nastąpi wstawienie nowego

pola a następnie wciśnięcie klawisza Insert)

• wprowadzenie lub usunięcie indeksu (wybór opcji lub ikony, określenie

własności Indeksowane dla pola)

• zmiana reguł poprawności – możliwe naruszenie zasad integralności

istniejących danych lub odrzucenie nowej definicji reguł

• zmiany komunikatu wyświetlanego przy naruszenia reguł poprawności

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

22

U

SUWANIE TABEL

• odbywa się w centrum sterowania

• nie jest możliwe usunięcie tabeli jeśli jest ona elementem relacji (konieczne jest

uprzednie usunięcie relacji)

• usunięcie tabeli jest operacją odwracalną (opcja Cofnij)

Z

WIĄZKI MIĘDZY TABELAMI

-

RELACJE

Relacje

– związki między tabelami, umożliwiające powiązanie danych w wielu

tabelach

Rodzaje relacji:

• jeden-do-jeden - jednemu rekordowi z pierwszej tabeli odpowiada dokładnie

jeden rekord z drugiej tabeli

• jeden-do-wielu - jednemu rekordowi z pierwszej tabeli odpowiada wiele rekordów

z drugiej tabeli

Typy połączeń:

a) równozłączenie (złączenie zawężające):

• złączenie oparte na równości wartości w polach tabel łączonych

• umożliwia wybieranie tylko tych rekordów z obu tabel, dla których wartości

w połączonych polach są równe

b) złączenie rozszerzające:

• lewe połączenie rozszerzające - umożliwia wybieranie wszystkich rekordów

z pierwszej tabeli i tylko tych rekordów z drugiej tabeli, dla których wartości
w połączonych polach są równe

• prawe połączenie rozszerzające - umożliwia wybieranie wszystkich rekordów

z drugiej tabeli i tylko tych rekordów z pierwszej tabeli, dla których wartości
w połączonych polach są równe

c) samopołączenie - powiązanie różnych pól tej samej tabeli.

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

23

T

WORZENIE RELACJI

a) wymaga istnienia kluczy indeksowych typu Primary Key lub unikatowego

b) wykonywane przez projektanta w oknie Relacje

Liczba związków łączących n tabel: n-1

Technika definiowania relacji:

1. Z poziomu centrum sterowania wybór ikony Relacje lub opcji Narzędzia/Relacje.

2. Wybór tabel, dla których będą definiowane relacje (o ile tabele te nie istnieją

jeszcze w schemacie relacji).

3. Użycie techniki drag-and-drop (złap i upuść) w celu wskazania pól wiążących

tabele.

4. Jeśli to konieczne, wymuszenie zachowania więzów integralności dotyczących

kaskadowego aktualizowania i/lub usuwania rekordów powiązanych.

5. Jeśli to konieczne, określenie typu połączenia między tabelami.

Uwagi dotyczące definiowania relacji:

• relacje umożliwiają kontrolę warunków integralności referencyjnej (tzn. dla

wartości pola po stronie "wiele" istnieje taka sama wartość po stronie "jeden"
związku między tabelami)

• relacja mogą być oparte tylko na polach mających zgodne typy danych

• definiowanie relacji opartych na kluczach złożonych wymaga zgodności liczby pól

w indeksach obu tabel

• relacja między tabelami odwzorowana jest graficznie za pomocą linii ciągłej

łączącej pola wiążące tabele

• wszystkie relacje zdefiniowane są w tzw. schemacie relacji, który jest graficzną

reprezentacją związków między tabelami

• usunięcie tabeli ze schematu nie powoduje usunięcia relacji, w skład której

wchodzi usuwana tabela; związki zdefiniowane między tabelami istnieją
niezależnie od faktu ich odwzorowania w postaci graficznej

• usunięcie lub modyfikacja relacji wymaga uprzedniego jej wskazania

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

24

• w schemacie relacji istnieje możliwość wyświetlania relacji bezpośrednich dla

danej tabeli (tj. takich, których elementem jest dana tabela) lub wszystkich relacji

• modyfikacja własności relacji następuje po dwukrotnym kliknięciu na linii będącej

graficzną reprezentacją związku i ustawieniu nowych własności

E

DYCJA DANYCH

Edycja danych może odbywać się w arkuszu danych lub w formularzu i obejmuje:

• modyfikację istniejących danych,
• wprowadzanie danych do tabeli,
• usuwanie danych z tabeli.

W

YŚWIETLANIE DANYCH W ARKUSZU DANYCH

a) dane wyświetlane są w postaci tabelarycznej (wiersz – rekord, kolumna – pole

tabeli)

b) możliwa jest modyfikacja sposobu wyświetlania danych (opcja Format) poprzez:

• zmianę czcionki (opcja Czcionka) lub sposobu wyświetlania komórki (opcja

Komórki)

• zmianę wysokości i szerokości kolumn (opcje Wysokość wiersza i Szerokość

kolumny)

• ukrycie kolumn - wskazane kolumny nie są wyświetlane w arkuszu danych

(opcja Ukryj kolumny)

• zablokowanie kolumn - zablokowane kolumny są widoczne z lewej strony okna

i nie znikają podczas poziomego przewijania arkusza (opcja Zablokuj kolumny)

• wyświetlenie lub wyłączenie siatki arkusza danych (opcja Linie siatki)

c) możliwa jest zmiana kolejności wyświetlanych kolumn (technika drag-and-drop)

d) przywrócenie wyświetlania arkusza danych w pierwotnej postaci - opcja

Format/Odkryj kolumny lub Format/Odblokuj kolumny

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

25

Globalna definicja standardowego sposobu wyświetlania danych w arkuszu danych

(opcja Narzędzia/Opcje) dotyczy:

• domyślnego wyświetlania/wyłączenia siatki, w której wyświetlane są wartości pól;
• domyślnej szerokości wszystkich kolumn arkusza danych;
• nazwy, rozmiaru i stylu domyślnej czcionki;
• efektu wyświetlania komórek.

N

AWIGACJA W ARKUSZU DANYCH

Nawigacja - proces poruszania się pomiędzy polami oraz rekordami

Nawigacja może odbywać się przy wykorzystaniu następujących klawiszy:

• F5 - przeniesienie kursora do pola numeru rekordu; możliwe wprowadzenie

numeru rekordu, do którego nastąpi przejście

• TAB lub ENTER - przejście do następnego pola
• SHIFT-TAB - przejście do poprzedniego pola
• END - przejście do ostatniego pola w rekordzie
• HOME - przejście do pierwszego pola w rekordzie
• Ctrl-END - przejście do ostatniego pola w ostatnim rekordzie
• Ctrl-HOME - przejście do pierwszego pola w pierwszym rekordzie
• Ctrl+

↓

- przejście do tego samego pola w ostatnim rekordzie

• Ctrl+

↑

- przejście do tego samego pola w pierwszym rekordzie

W

PROWADZANIE DANYCH W ARKUSZU DANYCH

• odbywa się poprzez wypełnianie arkusza danych, którego kolumny są kolejnymi

polami tabeli, a wiersze – rekordami

• rekord aktualnie edytowany jest oznaczony znakiem selektora rekordów 

• pola posiadające wartość domyślną są automatycznie wypełnione

• wprowadzenie danych do rekordu, które jeszcze nie zostały zatwierdzone

sygnalizowane jest znakiem ołówka

• zatwierdzenie danych w rekordzie następuje w momencie przejścia do innego

rekordu lub zamknięcia tabeli

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

26

• miejsce wprowadzania nowego rekordu oznaczone jest symbolem gwiazdki

• podczas wprowadzania danych można otworzyć okno dialogowe Powiększ -

<Shift+F2>

• wstawianie nowych rekordów następuje domyślnie na końcu arkusza danych;

może odbywać się także poprzez zaznaczenie rekordów źródłowych i wklejenie
zawartości schowka

• wstawianie rekordów uprzednio skopiowanych do pamięci (schowka) wymaga

zastosowania techniki Wklej lub Dołącz i wklej

• wstawienie rekordów może powodować naruszenia klucza głównego, unikatowego

tabeli lub reguł poprawności

M

ODYFIKACJA DANYCH W ARKUSZU DANYCH

• wymagane jest przejście do rekordu, który będzie modyfikowany (nawigacja)

• jeśli to konieczne, należy przełączyć się z trybu nawigacji do trybu edycji przy

pomocy klawisza <F2>

• możliwe wykorzystanie opcji Edycja/Zamień

• nowe dane zostają utrwalone w tabeli tylko wówczas, jeśli spełniają reguły

poprawności zdefiniowane dla poszczególnych pól jak i dla całej tabeli

• nie można modyfikować wartości pola typu AUTONUMER

• podczas wprowadzania i modyfikacji danych numerycznych lub typu daty należy

zachować format wprowadzania zdefiniowany w środowisku MS Windows

• modyfikacja lub wprowadzanie danych typu logicznego może odbywać się poprzez

wstawienie jednej z wartości: 0, Nie, Wyłączony, Fałsz lub 1, Tak, Włączony,
Prawda

U

SUWANIE DANYCH W ARKUSZU DANYCH

• konieczne przejście do rekordu lub zaznaczenie grupy rekordów, które będą

usuwane (nawigacja)

©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska

27

• usunięcie rekordu z jednej tabeli może prowadzić do usunięcia wielu rekordów

w innych tabelach powiązanych relacjami (własność relacji Kaskadowo usuwaj
powiązane rekordy)

• usunięcie rekordów jest operacją nieodwracalną