Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża, Remigiusz Lewandowski

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 1 z 11

Ćwiczenie 2.1

Importowanie tabeli do bazy danych

Dane poszczególnych arkuszy programu MS Excel mogą służyć jako podstawa do

utworzenia nowych tabel w programie MS Access.

Ważnym aspektem importowania danych z Excela jest właściwy format arkusza,

z którego importujemy dane.

Należy tak skonfigurować arkusz, aby każdy wiersz w Excelu odpowiadał wierszowi w

Accessie, a każda kolumna odpowiadała innemu polu.

Aby uniknąć ręcznego przepisywania danych dotyczących numerów poszczególnych

sal dostępnych na uczelni, importujemy je do bazy danych z arkusza kalkulacyjnego, w któ-
rym zostały wcześniej zapisane.

1. W zakładce „Dane zewnętrzne” klikamy pozycję „Excel”

Importowanie danych z arkusza MS Excel

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża, Remigiusz Lewandowski

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 2 z 11

2. Zaznaczamy pozycję „Importuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie da-

nych”

3. Pojawia się okno, w którym widoczne są dane znajdujące się w arkuszu, zaznaczona

jest opcja „Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn”

4. Klikamy przycisk „Dalej”

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża, Remigiusz Lewandowski

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 3 z 11

5. Jeżeli nagłówki arkusza nazwane są odpowiednio do pozostałych nagłówków po-

szczególnych tabel w naszej bazie danych, klikamy przycisk „Dalej”

6. Jeżeli istnieje konieczność zmiany nazwy nagłówków importowanych kolumn, mody-

fikujemy ich nazwę w pozycji „Nazwa pola”

7. Po wykonaniu niezbędnych operacji, klikamy przycisk „Dalej”

8. Jeżeli importowany arkusz zawiera kolumnę, która pełni funkcję klucza podstawo-

wego tabeli, wybieramy odpowiednią wartość w opcji „Wybieram własny klucz pod-
stawowy”

9. W przypadku braku kolumny klucza podstawowego, program Access może automa-

tycznie dodać kolumnę z kluczem podstawowym

10. Klikamy przycisk „Dalej”

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża, Remigiusz Lewandowski

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 4 z 11

11. Wpisujemy nazwę importowanej tabeli: Sala_Tabela
12. Klikamy przycisk „Zakończ”

Po lewej stronie ekranu dodano tabelę Sala_Tabela wraz z zaimportowanymi danymi.

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża, Remigiusz Lewandowski

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 5 z 11

W przypadku konieczności skorzystania z tabel znajdujących się w oddzielnej bazie

danych programu MS Access, istnieje możliwość importu poszczególnych obiektów z ze-
wnętrznego źródła.

Istnieją dwa sposoby pracy z innymi bazami danych Accessa.

Pierwszy polega na importowaniu obiektów baz danych, dzięki czemu będą one do-

stępne z poziomu bazy danych, w której obecnie pracujemy.

Drugi sposób polega na ustanowieniu łączy do tabeli w innej bazie danych MS Access

i został on przedstawiony w dalszej części materiału ćwiczeniowego.

Zastosowanie pierwszego sposobu daje większą kontrolę nad importowanymi obiek-

tami.

1. Aby importować dane z zewnętrznej bazy danych Accessa klikamy na zakładce „Dane

zewnętrzne”, a następnie wybieramy pozycję „Access”

Importowanie danych z innej bazy danych MS Access

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża, Remigiusz Lewandowski

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 6 z 11

2. Pozostawiamy opcję „Pozostaw tabele, kwerendy, formularze, raporty, makra i me-

tody do bieżącej bazy danych”

3. Wybieramy obiekty, które chcemy importować do naszej bazy danych
4. W tym przypadku zaznaczamy w zakładce „Tabele” pozycję Plec_Tabela
5. Klikamy „OK”

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża, Remigiusz Lewandowski

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 7 z 11

Zaimportowana została tabela Plec_Tabela wraz z formatami poszczególnych pól oraz da-
nymi, które zawierała.

Ćwiczenie 2.2

Tworzenie relacji pomiędzy poszczególnymi tabelami

Relacje są logicznymi połączeniami pomiędzy tabelami bazy danych, które tworzone są po-
między polem w jednej tabeli a polem w innej tabeli.

Przykład:

Na jednym wydziale uczelni studiuje wielu studentów. Wiążąc pole Student_ID w tabeli Stu-
dent_Tabela wraz z polem Nazwisko_Studenta w tabeli Studenci_Wydziału_Tabela, tworzy
się pomiędzy tymi tabelami relację jeden do wielu.

Typy relacji

Istnieją trzy różne typy relacji:

Jeden do wielu – wykorzystywane w przypadku, gdy rekordowi jednej z tabel odpowiada
więcej niż jeden rekord w innej tabeli

Jeden do jednego – wykorzystywane w przypadku istnienia bezpośredniego powiązania po-
między rekordem w jednej tabeli a rekordem w innej.

Wiele do wielu – wykorzystywane w przypadku, gdy rekord w jednej tabeli może mieć wiele
odpowiedników w drugiej tabeli, i na odwrót. W celu zbudowania takiej relacji, należy utwo-
rzyć trzecią tabelę, zwaną tabelą łączącą, która pełni funkcję pośrednika oraz pozwala na
zredukowanie relacji wiele do wielu do dwóch relacji jeden do wielu.

Aby poprawnie utworzyć relację pomiędzy dwiema tabelami, należy odpowiednio

ustawić typ danych poszczególnych pól.

Typ pola, które powiązane jest relacją z innym polem przyjmuje najczęściej wartości

liczbowe.

W naszym przykładzie ustanowimy relację pomiędzy polem Student_Plec znajdują-

cym się w tabeli Student_Tabela oraz polem Plec_Nazwa w tabeli Plec_Tabela.

1. Zmieniamy typ danych dla pola Student_Plec w tabeli Student_Tabela z wartości tek-

stowych na liczbowe:

Przygotowanie tabel do utworzenia relacji

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża, Remigiusz Lewandowski

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 8 z 11

2. Klikamy na zakładkę „Narzędzia baz danych” i wybieramy pozycję „Relacje”:

3. Klikamy prawym klawiszem myszy i wybieramy pozycję „Pokaż tabelę”:

4. Przytrzymując przycisk Ctrl zaznaczamy w oknie pozycję Student_Tabela oraz

Plec_Tabela:

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża, Remigiusz Lewandowski

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 9 z 11

5. Klikamy na polu Plec_ID w tabeli Plec_Tabela i przeciągamy je na pole Student_Plec w

tabeli Student_Tabela:

6. Utworzona została relacja pomiędzy wybranymi polami w tabelach Student_Tabela

oraz Plec_Tabela:

7. Należy określić typ relacji oraz ustawić pozostałe parametry w celu zabezpieczenia jej

przed utratą danych w przypadku próby usunięcia rekordów uczestniczących w
utworzonej relacji.

8. W celu parametryzacji relacji, należy zamknąć kolejno tabele Student_Tabela oraz

Plec_Tabela.

9. Następnie klikamy prawym klawiszem myszy na znaczniku relacji i wybieramy opcję

„Edytuj relację…”:

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża, Remigiusz Lewandowski

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 10 z 11

10. Zaznaczamy kolejno wszystkie pozycje według wzoru przedstawionego na poniższym

rysunku, w celu ustanowienia więzów integralności:

Więzy integralności uniemożliwiają usunięcie rekordów w jednej tabeli, której odpowiadają
rekordy w innej tabeli z nią powiązanej.

Kaskadowo aktualizuj pola pokrewne – zaznaczenie tej opcji sprawi, że modyfikacja warto-
ści w polu pełniącym rolę klucza podstawowego tabeli, program Access zaktualizuje wszyst-
kie powiązane rekordy pokrewne.

Kaskadowo usuń rekordy pokrewne – zaznaczenie tej opcji sprawi, że w odpowiedzi na usu-
nięcie rekordu, program Access usunie wszystkie powiązane rekordy pokrewne.

11. Klikamy przycisk „OK”.
12. Relacja została utworzona.

Ćwiczenie 2.3

Parametryzacja tabeli Student_Tabela pod kątem utworzonej relacji

Aby poprawnie korzystać z utworzonej relacji pomiędzy polami Student_Plec w tabeli

Student_Tabela oraz Plec_Nazwa w tabeli Plec_Tabela, należy ustawić odpowiednie właści-
wości pola Student_Plec.

1. Otwieramy tabelę Student_Tabela.
2. Przechodzimy do „Widoku projektu”.
3. Ustawiamy selektor rekordu na polu Student_Plec.
4. W oknie „Właściwości pola” wybieramy zakładkę „Odnośnik”:

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża, Remigiusz Lewandowski

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 11 z 11

5. Jako „Typ formantu” wybieramy „Pole listy”.
6. Jako „Typ źródła wierszy” wybieramy „Tabela/Kwerenda”.
7. Jako „Źródło wierszy” zaznaczamy „Plec_Tabela”.
8. Przechodzimy do „Widoku arkusza danych”.

W polu Student_Plec pojawia nam się lista rozwijana, która przyjmuje wartości klucza pod-
stawowego tabeli Plec_Tabela:

Wybór płci studentów ograniczony został do danych zawartych w tabeli Plec_Tabela, przez
co wyeliminowane zostało ryzyko popełnienia błędu podczas wprowadzania danych w polu
Student_Plec, np. poprzez wpisanie przez pomyłkę płci: „Mężzcyzna”.

Wprowadzenie danych w polu Student_Plec wymaga znajomości wartości tabeli
Plec_Tabela, gdyż dane omawianego pola przyjmują wartości liczbowe.

Wprowadzanie danych do tabeli w bardziej czytelny i przyjazny sposób możliwe jest dzięki
wykorzystaniu formularzy programu MS Access, których tworzenie oraz formatowanie
omówione zostało w dalszej części ćwiczeń.